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管理制度
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
1/6
公司文件资料管理制度
第一章总则
为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二章文件签发管理
一、发文规范程序及要求
1、文件拟制的责任划分
（1）总经理办公室：负责撰写总经理交办的各类文件。
（2）行政部：负责撰写公司重要会议纪要、记录及公司领导交办的文件。
（3）各部门：负责撰写本部室规章制度及相关材料。
2、文件的审批程序
（1）各部门领导首次审批，明确主送、抄送及传阅范围的意见，并签署姓名及时间。
（2）文件涉及其他部门，其主管领导也要附加审核，并明确意见、签署姓名及时间。
（3）总经理根据各部门负责人的审批意见，进行最终审核、审批，并签署姓名及时间。
3、文件的签发权限
（1）公司等级的发文，由总经理签发，总经理不在时由其授权人签发。
（2）公司等级的会议，会后拟制的纪要、记录由会议总经理签发。
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
2/6
（3）各部室呈批件、内部工作函、情况反映等轻便文种由部室领导签发。
4、文件的印制程序
1、承办人员在接手文稿后，首先要检查文稿审核、审批手续是否规范。
2、承办人员按主送和抄送的要求份数进行印制文件。
3、承办人员凭《发文审批表》到印章管理处用印。
5、文件的分发及传阅
（1）文件的分发程序:
a.发给总经理及其助理的文件由总经理办公室负责签收并转呈。
b.发给各部室的文件由各部室领导签收，或由部室领导指定的人员签收并转呈。
c.主送地方政府的公文，由承办部室负责送达。
（2）文件的传阅
a.公司文件由承办科员负责按领导明确的传阅范围，尽快完成传阅任务。
b.地方来文由行政部领导明确主送给公司领导的方向，承办科员按要求将文件复印后呈送给公司领导，然后将《文件传阅卡》和原件存档。
二、收文规范程序及要求
1、收文登记。
凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料，一律由
行政部专人负责签收，根据文件内容对其进行编号、登记。
2、领导拟签及阅批。
先由行政管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办人员根据处理意见，
填写文件传阅卡，及时呈送有关领导阅批。
3、承办落实。
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
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承办人员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。
第三章公司文件、资料归档管理
一、公司文件、资料归档分类和归档范围如下:
1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照。
2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、公司所有归档的文件、资料,一律以公司XXX信息技术有限公司中的xxx汉语拼音第—个字母,XXX为编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:1行政
类;2经营业务类;3人事关类;4财务类;5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
4/6
“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及
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