南昌会议公司纯文字版会议筹备核心需求清单.docxVIP

以下为纯文字版会议筹备核心需求清单，可直接复制使用：

设备需求?

LED屏幕+灯光音响?：主舞台背景及氛围营造（预算：8-12万元，含控台技术人员费用）

同声传译系统?：国际学术交流多语言支持（预算：3万元，需配备译员耳机）

互动签到系统?：数字化签到与数据统计（预算：0.5万元，可生成参会分析报表）

临时用电增容设备?：保障大功率设备稳定运行（预算：3万元，需提前申报）

物料需求?

学术海报展架?：研究成果展示区布置（预算：4万元，含200㎡展区搭建）

背景板/指示牌?：主会场导视与品牌露出（预算：2-3万元，含设计费）

宣传海报/易拉宝?：会场内外氛围营造（预算：1万元，按50个点位计算）

茶歇餐具/桌布?：餐饮区标准化布置（预算：0.8万元，可协商餐饮公司提供）

住宿与餐饮?

嘉宾住宿?：四星级酒店标准间（预算：60万元，500间×2晚含早餐）

参会者住宿?：校内宿舍/协议酒店（可选，若统一安排需额外预算）

宴会晚餐?：自助餐（预算：40万元，200元/人×2次正餐）

茶歇?：咖啡+点心（预算：15万元，50元/人/天×3天）

场地布置?

主会场台型?：剧院式/课桌式（预算：2-5万元，按学术形式选择）

学术沙龙区?：圆桌讨论+可移动白板（预算：1.5万元，设4个分区）

签到处装饰?：主题背景板+鲜花绿植（预算：0.8万元，含3个签到场次）

网络覆盖?：千兆带宽+备用路由器（预算：2万元，需提前压力测试）

摄影摄像与大合影?

主会场全程跟拍?：4机位含直播（预算：5-8万元，含后期剪辑）

学术海报拍摄?：高清扫描存档（预算：0.5万元，200份海报）

千人合影阶梯架?：定制钢结构架（预算：1.2万元，提前3天安装）

合影修图服务?：人物修正/背景替换（预算：0.3万元，含电子精修文件）

会议资料与证件?

纸质论文集?：学术成果汇编（预算：8万元，彩印胶装1000本）

电子资料U盘?：预装会议文件（预算：2万元，定制LOGO版）

参会证件?：嘉宾证/代表证/工作证（预算：1.5万元，含芯片识别）

荣誉证书?：优秀论文奖/贡献奖（预算：0.6万元，烫金封套+电子版）

优化建议?

设备替代方案：用投影+幕布替代部分LED屏，节省5-7万元。

物料复用：采用可拆卸模块化指示牌，供未来会议重复使用。

餐饮协作：与校内食堂合作茶歇，成本降低30%。

（预算单位为万元，具体金额需根据实际供应商报价调整）