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湖北科学技术出版社电子文档归档工作总结

图书电子文档是出版社宝贵的文稿资源，搜集保管好历年的电

子文档，有利于出版社资源的整合与再利用，降低生产成本，提高工

作效率，同时也可展示出版社历年的发展轨迹，其意义重大。在2006

年9月，我社成立数字出版部，由本部专门负责电子文档的搜集、整

理、管理工作，配备专门的服务器存储电子文档。为了规范电子文档

管理工作，我社制定了《电子文档归档归程》,并对美编室封面文件

归档工作也提出了重要建议。

1．完善电子文档回收机制。

根据社里的规定，排版公司在结账前，必须将电子文档交给数字

出版部，经数字出版部检查合格后，排版公司才能进行结账。对于以

前的电子文档，我社也在积极的追溯之中。今后还要求排版公司每月

下旬交一次电子文档，保证新书的电子文档及时保存起来。

服务器上还专门为美术编辑分配了空间，要求他们随时将新封面

文件上传。

截止目前，回收整理的电子文档已达23915种。

2．确保电子文档完整无损机制。

排版公司送来的电子文档，由数字出版部当场进行完整无损检

测，发现漏拷或损坏的文件，及时要求对方补回或重拷。对于以前的

电子文档或没检测出差错的电子文档，在以后的使用过程中出现损

坏，也要求排版公司配合，重拷或者修复。

电子文档分两种介质保存：一是保存在光盘上，光盘存放在铁皮

柜中；二是分类保存在服务器硬盘上。确保电子文档万无一失。

3．分类归档机制。

存储在服务器上的电子文档首先按图书出版的时间进行分类，即

将同年出版的图书的电子文档放在以年号命名的下；其次，再建

新文件夹，根据当年在销的图书的订货，按照订货上的图书

类别（按学科分类），将电子文档归于相应类别下。这样便于查找文

档，也便于了解在销图书。

4．文档再利用机制。

由数字出版部保存的电子文档是不能随便拷出的，只有用于图书

的再版或重印时，经过主管部门领导批示，才能拷出使用。遇上其他

用途时，也要有相关领导指示才能放行。

我社的电子文档归档管理工作还在不断规范和完善中，相信经过

数字出版部和其他相关部门的努力，工作会做得更细致，图书的资源

会保存得更完好。

湖北科学技术出版社

2013年1月8日