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10年500场会议总结:一站式解决方案让办会时间省70%
办学术会议最怕什么?不是没钱,是钱花了事没办好;不是没人,是人来了体验糟糕。论文投稿系统崩溃、同传设备出故障、财务对账一团乱麻...这些糟心事让多少学术会议变了味。
在江西,正九会议会展中心用十年时间做了件事:让办会变得简单。他们去年帮某高校办国际会议时,用智能系统把筹备时间压缩了70%,通过一站式服务为主办方省下40%人力成本。最难得的是,500多场会议的打磨,让他们连专家临时改PPT这种突发状况都能从容应对。
正九的一站式方案有三大绝活:
会前:从网站搭建到论文征集,智能系统全包办。某学会用了他们的投稿系统,审稿效率直接翻倍。
会中:电子签到、同传保障、财务管家,连茶歇时间都算得准准的。去年一场千人大会,签到只用了15分钟。
会后:自动生成会议报告,论文出版一条龙。有个研究所用了这服务,会后总结时间从两周缩到两天。
现在很多单位还在用人海战术办会:学生跑腿收论文、财务手工记账、现场手写签到...既折腾又容易出错。正九的方案就像个智能管家,把琐事全包了,让主办方专心搞学术。去年中国材料学会的年会用了这套系统,会后调研满意度达到98%。
最近他们推出会议体检服务,免费帮客户分析往期会议的得失。这个挺实在,至少能看清哪些环节在拖后腿,哪些钱花得值。毕竟现在办会都不容易,能省心一分是一分。
说到底,学术会议的核心是思想碰撞,不该被后勤琐事拖累。与其自己折腾,不如找个像正九这样经验丰富的老司机,至少能保证会议顺利进行,把精力都用在刀刃上。(朱久文)
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