物业工程设备维护档案管理制度​.doc

物业工程设备维护档案管理制度?

物业工程设备维护档案管理制度

一、总则

（一）目的

为加强物业工程设备维护档案的科学管理，确保档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在物业工程设备维护、管理、更新改造等工作中的重要作用，更好地为小区业主提供优质服务，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本物业公司所管理高端小区内所有工程设备维护档案的管理工作，包括但不限于各类建筑设施、电气设备、给排水系统、消防设备、电梯设备等相关档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、利用及销毁等环节。

（三）管理原则

1.真实性原则：档案内容必须真实反映工程设备的实际维护情况、技术参数、维修记录等信息。

2.完整性原则：确保档案资料涵盖工程设备从采购、安装、调试、运行到维护、维修、更新改造全过程的相关资料。

3.及时性原则：及时收集、整理和归档工程设备维护过程中的各类文件资料，保证档案信息的时效性。

4.保密性原则：对涉及工程设备技术机密、业主隐私等敏感信息的档案资料严格保密，防止信息泄露。

二、管理职责

（一）档案管理部门

1.统筹规划：负责制定和完善物业工程设备维护档案管理制度，并监督制度的执行情况。

2.组织协调：组织各部门开展工程设备维护档案的收集、整理、归档工作，协调解决档案管理过程中出现的问题。

3.档案保管：负责档案的集中保管，确保档案存储环境安全，定期对档案进行检查、清点和维护，防止档案损坏、丢失。

4.查阅服务：负责办理档案查阅、借阅手续，为公司内部各部门及业主提供档案利用服务，并做好查阅、借阅记录。

5.监督考核：对各部门档案管理工作进行监督和考核，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。

（二）工程设备管理部门

1.资料收集：在工程设备的日常维护、维修、保养工作中，负责及时收集设备的相关资料，包括设备说明书、操作手册、维修记录、检测报告等。

2.初步整理：对收集到的资料进行初步整理，确保资料的完整性和准确性，按照档案管理部门的要求进行分类、编号，并填写档案移交清单。

3.定期移交：定期将整理好的工程设备维护资料移交至档案管理部门，配合档案管理部门完成档案的归档工作。

4.利用反馈：在工作中需要查阅档案时，按照规定办理查阅手续，并及时将档案利用过程中发现的问题反馈给档案管理部门。

（三）其他相关部门

1.配合协助：在涉及工程设备维护工作时，其他相关部门如客服部门、安保部门等应积极配合工程设备管理部门和档案管理部门，提供必要的信息和支持。

2.资料提供：若本部门保存有与工程设备维护相关的资料，应及时移交给工程设备管理部门或档案管理部门，确保档案资料的完整性。

三、档案收集

（一）收集范围

1.设备基础资料

-设备采购合同、发票复印件。

-设备技术说明书、操作手册、维护手册等。

-设备出厂检验报告、质量合格证明等。

-设备安装调试记录、验收报告等。

2.设备运行资料

-设备运行记录，包括设备启动、停止时间，运行参数（如温度、压力、电压等）。

-设备日常巡检记录，记录设备外观、运行状态、有无异常声响等情况。

-设备故障记录，详细记录故障发生时间、现象、原因及处理结果。

3.设备维护保养资料

-设备维护保养计划，包括定期保养计划和专项保养计划。

-设备保养记录，记录每次保养的时间、内容、保养人员等信息。

-设备维修记录，详细记录设备维修的时间、部位、故障原因、维修措施、更换的零部件等。

4.设备检测资料

-各类设备的定期检测报告，如电梯安全检测报告、电气设备绝缘检测报告、消防设备检测报告等。

-设备性能测试报告，如空调系统制冷性能测试报告、给排水系统流量测试报告等。

5.设备更新改造资料

-设备更新改造方案、可行性研究报告。

-设备更新改造工程合同、施工图纸、变更记录等。

-设备更新改造验收报告。

（二）收集要求

1.及时性：各部门应在相关工作完成后的[X]个工作日内，将收集到的工程设备维护资料移交至档案管理部门。对于紧急维修等特殊情况，应在维修工作结束后的[X]小时内提交初步记录，正式资料在[X]个工作日内补齐。

2.完整性：确保收集的资料内容完整，无遗漏。对于重要文件资料，应收集原件；若无法收集原件，可收集清晰的复印件，并注明原件存放地点。

3.准确性：资料中的数据、文字等信息应准确无误，如有错误应及时更正，并由相关责任人签字确认。

（三）收集流程

1.工程设备管理部门在日常工作中收集各类工程设备维护资料，按照档案分类标准进行初步分类整理。

2.填写档案移交清单，清单内容包括资料名称、数量、日期