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公司文件与档案管理办法大纲

TOC\o1-2\h\u3933第一章文件与档案管理总则 1

9461.1管理目的与适用范围 1

164271.2管理原则与职责分工 1

25160第二章文件的分类与编号 2

188272.1文件分类标准 2

282592.2文件编号规则 2

26020第三章文件的起草与审批 2

116323.1文件起草要求 2

288163.2文件审批流程 2

11800第四章文件的发放与签收 3

75464.1文件发放规定 3

249184.2文件签收程序 3

489第五章文件的归档与保管 3

136105.1文件归档流程 3

41395.2文件保管要求 3

17866第六章档案的分类与编号 3

87586.1档案分类方法 3

249686.2档案编号原则 4

127第七章档案的借阅与利用 4

155607.1档案借阅手续 4

277937.2档案利用规定 4

24246第八章档案的销毁与处置 4

136858.1档案销毁条件 4

216638.2档案处置流程 4

第一章文件与档案管理总则

1.1管理目的与适用范围

为了加强公司文件与档案的规范化管理，提高文件与档案的利用效率，保证公司各项工作的顺利进行，特制定本管理办法。本办法适用于公司内部各类文件与档案的管理工作，包括但不限于行政管理文件、业务文件、财务文件、人事档案等。

1.2管理原则与职责分工

文件与档案管理应遵循集中统一、分类管理、便于利用、安全保密的原则。公司设立专门的文件与档案管理部门，负责统筹规划、监督指导公司的文件与档案管理工作。各部门应指定专人负责本部门文件与档案的收集、整理、归档等工作，并定期向文件与档案管理部门移交。文件与档案管理部门的职责包括制定管理规章制度、组织实施文件与档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作，以及对各部门的文件与档案管理工作进行监督检查。各部门的职责包括按照规定要求做好本部门文件与档案的管理工作，按时向文件与档案管理部门移交档案，配合文件与档案管理部门做好相关工作。

第二章文件的分类与编号

2.1文件分类标准

公司文件按照内容和性质分为行政管理类文件、业务类文件、财务类文件、人事类文件等。行政管理类文件包括公司的规章制度、通知、报告等；业务类文件包括业务合同、项目方案、客户资料等；财务类文件包括财务报表、预算方案、报销凭证等；人事类文件包括员工档案、招聘资料、培训记录等。

2.2文件编号规则

文件编号由部门代码、文件类型代码、年份、流水号组成。部门代码采用两位字母缩写，文件类型代码采用两位数字表示，年份采用四位数字表示，流水号采用三位数字表示。例如，行政部的一份通知文件，编号为“XZ012023001”，其中“XZ”表示行政部，“01”表示通知文件，“2023”表示年份，“001”表示流水号。

第三章文件的起草与审批

3.1文件起草要求

文件起草应根据公司的实际需要，内容准确、完整、清晰，语言简洁、规范。起草文件时，应使用公司规定的格式和模板，注明文件的标题、编号、起草部门、起草人、起草日期等信息。文件内容应符合国家法律法规和公司的相关规定，如有引用其他文件或资料，应注明出处。

3.2文件审批流程

文件起草完成后，应由起草部门负责人进行审核，审核通过后提交相关领导进行审批。审批流程应根据文件的重要性和涉及范围确定，一般分为部门内部审批和公司领导审批两个环节。部门内部审批由部门负责人进行，公司领导审批由分管领导或总经理进行。审批人应在文件审批表上签署意见和姓名，并注明审批日期。审批通过的文件方可正式发布。

第四章文件的发放与签收

4.1文件发放规定

文件发放应根据文件的内容和涉及范围确定发放对象，保证文件能够及时送达相关人员。文件发放可以采用纸质文件发放和电子文件发放两种方式。纸质文件发放应填写文件发放登记表，注明文件名称、编号、发放份数、发放对象等信息，并由发放人和签收人签字确认。电子文件发放应通过公司内部邮件系统或其他指定的电子文件传输系统进行，发送后应及时通知接收人查收。

4.2文件签收程序

文件接收人在收到文件后，应及时进行签收。签收时应认真核对文件的名称、编号、份数等信息，保证文件的完整性和准确性。如发觉文件存在问题，应及时与发放人联系解决。签收后，文件接收人应按照文件的要求和规定进行处理，保证文件的有效执行。

第五章文件的归档与保管

5.1文件归档流程

文件归档应按照文件的类别和时间顺序进行整理，保证文件的系统性和完整性。文件归档时，应填写文件归档登记表，注明文件名称、编号、归档日