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XX有限公司

公文处理办法

第一章总则

第一条为推进XX有限公司（以下简称公司）系统公文处理工作科学化、制度化、规范化，结合我公司实际工作情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司总部和各控股公司（以下简称各单位）的公文处理工作。

第三条公文处理是指包括公文拟稿、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条实事求是原则。发文要立足实际，拟文要切合实际，办文要结合实际，提出的措施要具体可行，能够解决实际问题。

第五条准确规范原则。把好公文质量关、程序关、出入口关，把质量第一的要求贯穿公文处理的各环节和全过程，体现到公文的思想内容、文字表述、运转环节等各方面，严谨细致、精益求精。

第六条精简高效原则。行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。少发文，发短文，可发可不发的文不发，能够通过其他方式解决问题的不发文，通过优化工作流程、完善运行机制，促进公文处理迅速及时，拟制、办理、流转等各个环节运转高效。

第七条安全保密原则。严格遵守国家保密法律法规，强化保密管理措施，确保公文使用安全、传递安全、保管安全、销毁安全。

第二章职责

第八条各单位主要负责人应高度重视公文处理工作，指导建立公文处理责任制，加强对公文处理工作的领导，落实岗位责任，切实改进文风。

第九条各单位办公室是公文处理工作的主管部门，负责业务指导、监督检查和考核，并对公文处理工作中的错误和问题进行通报。对总部各部门，主要从公文格式、报送程序、内容、质量和时效要求等方面进行考核。对各控股公司，主要从公文格式、内容、质量和办理时限等方面进行考核。

第十条各单位应指定专人负责公文（包括电子公文）收发工作，切实做到不错不漏、不迟不误，确保公文及时传输和办理。

第三章公文种类及适用范围

第十一条请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

（一）以下情况可用请示：

1.对有关政策和法律法令不甚了解，有待上级明确批示的问题。

2.工作发生了重大问题或原无规定，难以处理，希望上级单位帮助解决的问题。

3.工作中遇到困难，需要上级机关帮助解决的问题。

4.因本地区、本系统、本单位情况特殊，难以执行统一规定，需要请示批准后变通处理的问题。

5.本单位职权范围内不能决定或者决定不了有待上级单位批准的问题。

6.本单位意见分歧，无法统一，需要上级单位裁决的问题。

7.建立机构、增加编制等需要向上级单位请求批准的问题。

8.其他按上级单位规定应当请示的问题。

（二）逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示的，要抄送被越过的有隶属关系的上级单位。

1.一事一请示，不得一文多事。

2.原则主送一个上级单位，即有隶属关系的直接上级单位。

3.必须是事前请示。

第十二条报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（一）内容以陈述为主。

（二）主要用于下级单位向上级单位行文。

（三）报告不得夹带请示事项。

第十三条函：适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

（一）函是机关、单位公务往来中使用比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的公文文种，不相隶属单位都可使用，多用于平行单位。

（二）凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、召开会议、报送材料均可用函。可用于不相隶属单位之间请求批准和答复审批事项。

第十四条通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（一）向下级单位布置工作，告知相关事项（人事任命等），发布规定、办法、细则、规划、纲要、计划、方案、指引等，用印发性通知。

（二）传达上级单位的来文，或根据授权，发布平级单位或者不相隶属单位的来文，用转发性通知。

（三）内容必须具体明确，表述简练准确。

第十五条批复：适用于答复各单位的请示事项。

（一）批复内容必须针对请示事项。

（二）批复提出的意见对下级单位具有法定约束力。

（三）批复内容必须简明扼要，对请示事项只作原则性、结论性的表态、指示、决定，或提出方向性意见，无须作具体分析和阐述。

第十六条决定：适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，嘉奖和处分有关人员。变更或撤销分支机构（部门）不适当的决定。

（一）使用方式比较灵活，既可对事，也可对人。既可用于解决重大的方针、政策、决策、部署等问题，也可以用于处理具体的人和事。

（二）具有极强的约束力，有关组织和个人必须遵照执行。

第十七条通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者需要周知的事项。

（一）主要采用张贴或者刊登网站、新闻媒体的形式予以公开发布。

（二）用以要求一定管辖范围内的单位、组织、个人了解知晓某些事项。

（三）应当尽量使用明确、流畅、通俗易懂的语言。

第十八条通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神等情况。

（一）表彰性通报，主要用于表