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材财务管理制度会议记录

一、会议基本信息

会议名称：材财务管理制度会议

会议时间：2021年10月15日

会议地点：公司会议室

参会人员：财务部全体成员、采购部负责人、销售部负责人、生产部负责人、总经理

会议主持人：财务部经理

记录人：财务部秘书

二、会议议程概述

本次会议主要围绕以下几个方面展开讨论：

1.审议并修订材料采购流程中的财务管理制度。

2.分析现有财务流程中的问题和风险点，并提出改进措施。

3.明确各部门在材料采购和财务管理中的职责与权限。

4.讨论如何通过财务手段提高材料采购的效益和效率。

5.制定材料采购预算编制和执行的标准流程。

6.评估现有供应商的财务状况，确保供应链的稳定性和成本控制。

7.介绍新的财务软件系统，并讨论其应用和培训计划。

8.确定季度财务报告的提交时间和内容要求。

9.讨论如何加强内部审计和监督，确保财务制度的执行。

10.安排下一步行动计划和责任分配。

三、材料采购流程财务管理制度修订要点

本次会议对材料采购流程中的财务管理制度进行了修订，以下为修订要点：

1.采购申请审核：明确采购申请的审批流程，要求各部门在提交采购申请时，需提供详细的预算和采购理由。

2.供应商选择标准：修订供应商评估标准，增加财务稳定性作为重要考量因素，确保供应商能够按时付款和交付。

3.采购合同管理：规范采购合同的签订、执行和变更流程，确保合同条款的明确性和可执行性。

4.付款流程优化：简化付款流程，明确付款条件，确保资金的安全和合理使用。

5.采购成本控制：设立采购成本控制指标，对采购价格进行动态监控，防止过度采购和浪费。

6.采购发票管理：规范发票的接收、审核和报销流程，确保发票的真实性和合规性。

7.采购绩效评估：建立采购绩效评估体系，定期对采购部门进行评估，以提高采购效率和质量。

8.采购风险控制：识别和评估采购过程中的风险，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。

9.采购信息共享：建立采购信息共享机制，确保各部门之间能够及时获取采购相关信息。

10.采购培训与沟通：定期组织采购相关培训，提高员工的专业素质，加强部门间的沟通与协作。

四、财务流程问题与改进措施

在会议中，针对现有财务流程中存在的问题进行了深入分析，并提出了以下改进措施：

1.流程简化：简化不必要的审批环节，提高财务处理效率，减少不必要的等待时间。

2.风险评估：建立财务风险评估机制，对潜在风险进行预判，及时采取措施避免财务损失。

3.审计加强：加强内部审计力度，定期对财务流程进行审计，确保财务数据准确无误。

4.系统整合：考虑引入或升级财务管理系统，以实现数据自动化处理和集成，减少人为错误。

5.透明度提升：提高财务信息的透明度，定期向各部门公布财务状况，增强信息共享。

6.财务报告时效性：确保财务报告的及时性，按期完成月度、季度和年度财务报告的编制和发布。

7.成本控制：对各项成本进行严格控制，分析成本构成，优化成本结构，提高成本效益。

8.采购与付款匹配：确保采购与付款流程的匹配，防止出现付款与采购不符的情况。

9.供应商管理：加强对供应商的财务状况监控，确保供应商的财务健康，降低付款风险。

10.员工培训：定期对财务人员进行培训，提升其专业技能和合规意识，减少操作失误。

五、各部门职责与权限明确

在会议中，对各部门在材料采购和财务管理中的职责与权限进行了明确，具体如下：

1.财务部：负责制定和修订财务管理制度，监督执行情况，管理公司资金，审核采购发票，编制财务报告。

2.采购部：负责材料采购的申请、审批和执行，选择供应商，签订采购合同，管理采购预算。

3.销售部：提供销售预测，协助采购部制定采购计划，监控销售成本，参与定价策略。

4.生产部：提供生产需求，协助采购部确定采购数量，参与成本分析和控制。

5.总经理：审批重大采购决策，监督各部门执行财务管理制度，确保公司财务健康。

6.各部门负责人：负责本部门在材料采购和财务管理中的具体执行，确保流程合规，及时沟通协调。

7.采购部与财务部：建立定期沟通机制，确保采购流程与财务流程的有效对接。

8.财务部与审计部门：合作进行财务审计，确保财务制度的执行和财务数据的准确性。

9.各部门员工：遵守公司财务管理制度，参与相关培训，提高财务意识。

10.外部审计师：根据需要，协助外部审计，提供独立的财务审查意见。

六、提高材料采购效益与效率的措施

为了提高材料采购的效益与效率，会议中提出了以下具体措施：

1.采购策略优化：通过市场调研和分析，制定合理的采购策略，包括批量采购、长期合作协议等，以降低采购成本。

2.供应商管理强化：建立供应商评估体系，定期评估供应商的绩效，淘汰不满足要求的供应商，引入更具竞争力的供