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淮北矿业会议管理制度

一、制度背景与目的

淮北矿业作为我国重要的能源企业，为了加强内部管理，提高工作效率，确保会议的规范性和有效性，特制定本会议管理制度。本制度旨在明确会议的组织、召开、记录、总结等环节，规范参会人员的行为，提高会议质量，促进企业决策的科学化、民主化。

二、会议分类与召开条件

会议分为例行会议和专题会议两大类。例行会议包括月度例会、季度例会等，用于传达上级指示、总结工作进展、部署下一步任务；专题会议则针对特定问题或项目召开，旨在解决问题、推动项目进展。

召开条件如下：

1.月度例会：根据公司生产经营计划和重要工作安排，由总经理办公室提前发布会议通知，明确会议时间、地点、议程及参会人员。

2.季度例会：由总经理主持，副总经理、各部门负责人及有关人员参加，主要内容包括总结上季度工作、分析存在的问题、部署下季度工作计划。

3.专题会议：由总经理或相关分管领导提出，需经总经理批准后召开。会议通知应明确会议主题、参会人员、时间、地点及准备事项。

会议召开前，相关部门需提前准备会议材料，确保会议内容充实、议题明确。

三、会议组织与筹备

会议组织工作由总经理办公室负责，具体流程如下：

1.确定会议主题：根据公司发展战略和当前工作重点，由总经理办公室提出会议主题建议，经总经理审批后确定。

2.制定会议议程：根据会议主题，总经理办公室组织相关部门制定详细会议议程，包括会议时间、地点、主持人、发言人、参会人员等。

3.发布会议通知：通过公司内部通讯系统发布会议通知，内容包括会议时间、地点、议程、参会人员名单、材料准备要求等。

4.准备会议材料：相关部门根据会议议程准备相关材料，包括工作报告、讨论文件、决策草案等，确保材料质量。

5.安排会场布置：总经理办公室负责安排会场布置，包括音响、投影设备、会议桌椅等，确保会议环境舒适、设备齐全。

6.参会人员签到：会议当天，由总经理办公室负责签到工作，确保参会人员按时到会。

7.会议记录与资料归档：会议期间，指定专人负责记录会议内容，会后整理会议记录及相关资料，并存档备查。

四、会议纪律与行为规范

为确保会议秩序和效率，参会人员需遵守以下纪律与行为规范：

1.严守会议时间：参会人员应按照会议通知要求准时参加会议，不得无故迟到、早退或缺席。

2.着装得体：参会人员应着正装或商务装出席会议，以体现专业和尊重。

3.专注参会：会议期间，参会人员应保持专注，认真聆听发言，不得做与会议无关的事情。

4.积极发言：鼓励参会人员就会议议题积极发言，提出意见和建议，但应保持文明礼貌，尊重他人观点。

5.严谨记录：指定专人负责会议记录，确保记录准确无误，发言内容需经过发言人确认。

6.遵守保密原则：会议内容涉及公司机密或敏感信息的，参会人员应严格保密，未经允许不得对外泄露。

7.保持会场秩序：会议期间，参会人员应保持会场安静，不得随意走动或大声喧哗。

8.不得请托：参会人员不得利用会议之便进行请托、送礼等不当行为。

9.会议总结反馈：会议结束后，参会人员应就会议内容和决策执行情况进行总结反馈，以便后续跟踪落实。

五、会议记录与资料管理

会议记录与资料管理是确保会议效果和决策落实的重要环节，具体要求如下：

1.记录要求：会议记录应详细记录会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项等，确保记录的完整性和准确性。

2.录音录像：重要会议可进行录音录像，作为会议记录的辅助资料，录音录像资料应妥善保存，并确保信息安全。

3.资料整理：会议结束后，由记录人整理会议材料，包括会议记录、发言稿、讨论文件等，形成会议纪要。

4.纪要审核：会议纪要由主持人或相关部门负责人审核，确保纪要内容准确无误，符合会议实际。

5.纪要分发：审核通过的会议纪要应及时分发至相关领导和参会人员，便于传达会议精神和工作部署。

6.资料归档：会议纪要及相关资料应按照档案管理规定进行归档，便于日后查阅和审计。

7.跟踪落实：相关部门根据会议纪要中的决议事项，制定具体实施方案，并跟踪落实，确保会议决策得到有效执行。

8.反馈机制：建立会议效果反馈机制，收集参会人员对会议的组织、内容、效率等方面的意见和建议，不断改进会议管理。

六、会议效果评估与持续改进

为了不断提高会议质量和管理水平，淮北矿业将对会议效果进行定期评估，并持续改进会议制度。

1.评估内容：评估内容主要包括会议的及时性、效率、内容质量、决策执行情况、参会人员满意度等。

2.评估方法：采用自评与互评相结合的方式，由参会人员对会议进行匿名评价，同时由相关部门对会议执行情况进行监督和评估。

3.评估周期：会议效果评估每年至少进行一次，根据实际情况可适当调整评估周期。

4.改进措施：根据评估结果，对会议制度进