律师事务所业务保密协议管理办法.doc

律师事务所业务保密协议管理办法

一、总则

1.目的

本管理办法旨在确保律师事务所业务保密协议的有效管理，保护客户及律所的机密信息，维护律所的信誉和客户的合法权益，促进律所业务的稳健发展。

2.适用范围

本办法适用于律师事务所全体员工，包括合伙人、律师、律师助理、行政人员等，以及与律所签订业务保密协议的外部合作伙伴、临时工作人员等。

3.基本原则

-合法性原则：保密协议的制定与管理应严格遵守国家法律法规的规定，确保协议内容合法有效。

-完整性原则：保密协议应涵盖业务过程中涉及的各类机密信息，确保保密范围无遗漏。

-可操作性原则：保密协议的条款应具体明确，便于执行和监督，具有实际操作的可能性。

-文化融合原则：保密协议管理应与律所的企业文化相契合，体现律所尊重客户隐私、诚信专业的价值观。

二、组织架构与职责划分

1.管理委员会

-职责：作为律所保密协议管理的最高决策机构，负责制定保密协议管理的总体方针和政策；审议重大保密协议的签订、变更和解除；对保密协议管理中的重大问题进行决策。

-组成：由律所主要合伙人组成。

2.保密管理部门

-职责：负责保密协议的日常管理工作，包括协议的起草、审核、修订；监督协议的执行情况，对违反协议的行为进行调查和处理；开展保密培训和宣传工作，提高员工的保密意识。

-组成：由律所行政主管担任负责人，成员包括相关行政人员和法务人员。

3.业务团队

-职责：在业务开展过程中，负责识别和确定需要保密的信息；确保团队成员遵守保密协议的规定；及时向保密管理部门报告涉及保密协议的问题和情况。

-组成：各业务领域的律师团队。

4.员工个人

-职责：严格遵守保密协议的规定，妥善保管所接触到的机密信息；不得擅自披露、使用或允许他人使用机密信息；在离职或工作变动时，按照规定移交相关机密信息。

三、管理流程

1.协议起草

-需求分析：业务团队在承接业务时，应根据业务性质和客户要求，分析确定保密信息的范围、保密期限、保密措施等关键要素，并向保密管理部门提出保密协议起草需求。

-起草工作：保密管理部门根据业务团队的需求，结合法律法规和律所的保密政策，起草保密协议文本。协议应明确双方的权利义务、保密信息的定义和范围、保密期限、违约责任等条款。

-内部审核：起草完成的保密协议文本应提交管理委员会、业务团队、法务人员等进行内部审核。审核内容包括协议条款的合法性、完整性、合理性以及与业务实际情况的匹配性等。根据审核意见进行修改完善。

2.协议签订

-审批流程：内部审核通过的保密协议，需报管理委员会审批。管理委员会根据协议的重要性、风险程度等因素进行审批，审批通过后方可签订。

-签订主体：保密协议应由律所授权代表与客户或合作伙伴签订。授权代表应具备相应的权限和资格，确保协议签订的有效性。

-存档管理：签订后的保密协议应一式多份，由律所保密管理部门统一存档保管。同时，将协议副本分发给相关业务团队和人员，确保其知晓协议内容和自身的保密义务。

3.协议执行

-保密措施落实：业务团队和员工应按照保密协议的要求，采取必要的保密措施，如对机密信息进行加密存储、限制访问权限、加强物理安全防护等。

-监督检查：保密管理部门定期对保密协议的执行情况进行监督检查，通过现场检查、问卷调查、数据分析等方式，评估各部门和员工的保密工作落实情况。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改效果。

-信息使用管理：员工在工作中需要使用机密信息时，应严格按照协议规定的用途和范围进行使用。如需超出规定范围使用，应提前获得客户或合作伙伴的书面授权，并报保密管理部门备案。

4.协议变更与解除

-变更申请：在保密协议履行过程中，如因业务发展、法律法规变化等原因需要变更协议内容，由业务团队或相关部门提出变更申请，说明变更的原因、内容和影响。

-审核与审批：保密管理部门对变更申请进行审核，评估变更的必要性和可行性。审核通过后，报管理委员会审批。经审批同意后，与对方协商变更协议条款，并签订变更协议。

-解除程序：如出现协议约定的解除情形或双方协商一致同意解除保密协议，由保密管理部门负责办理解除手续。解除协议应明确解除的原因、时间和双方的权利义务，并进行存档备案。

四、权利与义务

1.律所权利

-要求遵守协议：律所有权要求员工、客户及合作伙伴严格遵守保密协议的规定，履行保密义务。

-获取信息：律所有权获取与保密协议执行情况相关的信息，包括员工的保密工作记录、客户的反馈等，以便对保密工作进行监督和管理。

-