快递公司文件打印审批登记备案制度.doc

快递公司文件打印审批登记备案制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范快递公司内部文件打印行为，确保文件打印的合理性、安全性与可追溯性，有效控制打印成本，提高运营效益，同时保障公司信息安全，维护公司正常运营秩序。

2.适用范围

本制度适用于快递公司全体员工。涉及公司对外提供给顾客的文件打印，如快递面单、发票等打印行为，参照本制度相关规定执行。

3.指导原则

本制度遵循快递公司“高效、服务、创新、共赢”的企业文化，秉持“以客户为中心，以效率为导向”的经营理念。在确保公司信息安全和运营需求的前提下，简化不必要的审批流程，采用扁平化管理模式，提高工作效率，降低管理成本。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

行政部门作为文件打印审批登记备案制度的主要执行与管理部门，负责制定、完善和解释本制度。同时，行政部门要对全公司的文件打印情况进行监督和统计分析，定期生成报告，为公司成本控制和资源优化提供数据支持。行政部门需设立专门岗位负责文件打印审批登记备案的日常工作，确保流程的顺畅执行。

2.各业务部门

各业务部门负责本部门文件打印需求的提出、申请和使用管理。部门负责人需对本部门员工的文件打印申请进行初步审核，确保打印需求的合理性和必要性。同时，各业务部门应积极配合行政部门的工作，提供必要的信息和数据。

3.信息技术部门

信息技术部门负责公司打印设备的维护、管理和技术支持。确保打印设备的正常运行，保障打印服务的稳定性。同时，信息技术部门要协助行政部门建立和维护文件打印审批登记备案的信息化系统，提供技术保障，防止信息泄露和系统故障。

三、管理流程

1.打印申请

-员工因工作需要打印文件时，需填写《文件打印申请表》。申请表应包含申请人姓名、部门、打印文件名称、用途、预计打印份数、紧急程度等信息。

-对于常规文件打印，如内部通知、业务资料等，申请人直接将申请表提交给部门负责人进行审核。对于涉及公司机密信息、重要合同文件等特殊文件的打印，申请人需详细说明文件内容和保密要求，经部门负责人审核后，还需提交至公司相关领导审批。

2.审批流程

-部门负责人收到员工的打印申请后，应根据工作实际需求，对申请的合理性进行审核。如认为申请合理，予以批准；如认为申请存在不必要或不合理之处，应与申请人沟通并说明原因，要求其修改申请或取消打印。

-对于需公司领导审批的特殊文件打印申请，部门负责人审核通过后，将申请表提交至相关领导。领导根据文件的重要性、敏感性等因素进行审批，审批通过后方可进入打印环节。

3.打印登记

-申请人持审批通过的《文件打印申请表》到行政部门指定的打印登记处进行登记。登记人员需对申请表上的信息进行再次核对，并记录登记时间、打印设备编号等信息。

-对于使用公司公共打印设备进行打印的情况，登记人员需为申请人分配打印任务，并告知申请人打印设备的使用注意事项。对于使用部门专用打印设备打印的情况，登记人员需将申请表相关信息同步至部门设备管理员。

4.文件打印

-申请人根据登记人员的指引，前往相应的打印设备进行文件打印。在打印过程中，需严格遵守打印设备的操作规程，确保打印质量和设备安全。

-如在打印过程中出现设备故障或其他问题，申请人应及时联系信息技术部门进行处理，并将情况反馈给登记人员。

5.备案管理

-打印完成后，登记人员需将《文件打印申请表》及相关打印文件的样本（如有必要）进行归档备案。备案资料应妥善保存，以备后续查询和审计。

-行政部门定期对备案资料进行整理和统计分析，生成文件打印情况报告，内容包括各部门打印量、打印费用统计、文件类型分布等信息，为公司成本控制和资源优化提供依据。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权根据工作需要，按照本制度规定的流程申请文件打印服务，以满足工作开展的需求。

-员工对打印设备的使用享有合理的培训和技术支持权利，信息技术部门应及时为员工提供相关培训和技术指导，确保员工能够正确、安全地使用打印设备。

-员工有权对不合理的打印审批结果提出申诉，可向行政部门或公司领导说明情况，寻求合理解决。

2.员工义务

-员工应严格遵守本制度规定的文件打印审批登记备案流程，如实填写申请信息，不得虚报、瞒报打印需求。

-员工有义务爱护公司打印设备，不得故意损坏或违规操作。如因个人原因导致设备损坏，应承担相应的维修或赔偿责任。

-员工应注意保护公司信息安全，对于涉及公司机密的文件打印，必须严格遵守公司的保密制度，不得泄露文件内容。

3.公司权利

-公司有权根据运营需求和成本控制要求，对文件打印审批登记备案制度进行调整和完善。

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