物流公司财务专用章分开管理制度.doc

物流公司财务专用章分开管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范物流公司财务专用章的管理与使用，确保财务专用章使用的安全性、合规性，有效防范财务风险，保障公司资金安全和正常运营。同时，通过将财务专用章分开管理，强化内部监督与制衡机制，提升财务管理的效率与质量，更好地实现公司的经营目标，践行公司“诚信、高效、共赢”的企业文化。

2.适用范围

本制度适用于物流公司全体员工，涉及财务专用章的保管、使用、监督等相关活动均需遵循本制度规定。

3.基本原则

遵循合法性、安全性、制衡性原则。严格遵守国家法律法规和财务制度，确保财务专用章的管理与使用合法合规；采用有效措施保障财务专用章的安全存放与使用，防止印章被盗用、滥用等风险；通过将财务专用章分开保管与使用，形成内部相互制约的机制，确保财务管理活动公正透明。

二、组织架构与职责划分

1.财务管理部门

财务管理部门作为财务专用章管理的核心部门，负责制定和完善财务专用章管理制度，并监督制度的执行情况。财务负责人对财务专用章的整体管理工作负责，指导和协调印章的保管与使用安排。同时，财务管理部门需定期对财务专用章的使用情况进行审计和评估，确保其使用符合公司规定和财务管理要求。

2.印章保管人员

设置两名独立的印章保管人员，分别负责保管财务专用章的不同部分（如印章主体与印鉴防伪标识等）。保管人员需具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管规定，确保所保管部分的安全。保管人员不得擅自将所保管的印章部分交予他人代管，如有特殊情况需交接，必须按照规定的交接程序进行。

3.用章审批人员

用章审批人员由公司管理层及相关业务部门负责人组成。根据用章事项的性质和金额大小，明确不同层级的审批权限。审批人员需对用章事项的真实性、合理性、合法性进行严格审核，确保用章符合公司利益和相关规定。审批人员应在审批单上明确签署审批意见，对审批结果负责。

三、管理流程

1.印章刻制

财务专用章的刻制需经公司管理层批准后，由专门的印章刻制单位按照国家规定的样式和规格进行刻制。刻制完成后，需将印章印模留存公司档案室备案，并在财务管理部门登记造册，记录印章的刻制日期、编号、保管人员等信息。

2.印章保管

两名印章保管人员分别将所负责保管的印章部分存放在专门的保险柜中，保险柜需设置独立的密码和钥匙，密码由保管人员各自掌握，钥匙由不同人员保管（如一把由保管人员本人持有，另一把交予公司指定的监督人员保管）。保险柜应放置在公司财务室的安全区域，配备必要的防盗、防火、防潮设施。

3.用章申请

业务部门因工作需要使用财务专用章时，需填写《财务专用章用章申请表》，详细注明用章事项、用章金额、用章时间、预计归还时间等信息，并附上相关业务文件或合同。申请表需经部门负责人签字确认后，提交给用章审批人员进行审批。

4.用章审批

用章审批人员收到申请表后，根据审批权限对用章事项进行审核。对于金额较小、常规性的用章事项，可由财务负责人直接审批；对于金额较大、涉及重要业务或存在风险的用章事项，需经公司管理层集体审批。审批通过后，审批人员在申请表上签字批准，将申请表返回给业务部门。

5.用章操作

业务部门持审批通过的申请表到财务管理部门，由两名印章保管人员共同开启保险柜，取出各自保管的印章部分，在指定地点按照规定的用章流程和要求进行盖章操作。盖章过程需有专人进行监督，确保盖章的位置、清晰度等符合要求。盖章完成后，在申请表上记录盖章时间，并由盖章人员、监督人员签字确认。

6.印章归还

用章结束后，业务部门应及时将财务专用章归还财务管理部门。两名印章保管人员分别将所保管的印章部分重新存放在保险柜中，并记录归还时间。

四、权利与义务

1.员工权利

员工有权对财务专用章管理制度的执行情况进行监督，如发现违规使用印章等情况，有权向公司管理层或相关监督部门举报。员工在按照规定流程申请使用财务专用章时，有获得及时审批和合理服务的权利。同时，员工有权了解财务专用章管理制度的相关内容，公司应提供必要的培训和指导。

2.员工义务

全体员工有义务遵守本财务专用章管理制度，不得擅自违规使用财务专用章。业务部门员工在申请用章时，需如实填写申请表，提供真实、完整的业务资料。印章保管人员需严格履行保管职责，确保印章安全，不得泄露印章保管相关信息。用章审批人员需认真履行审批职责，不得随意审批或拖延审批时间。

3.顾客权利

顾客有权对公司在财务往来中使用财务专用章的规范性进行监督，如发现问题可向公司提出质疑和投诉。公司应及时处理顾客的反馈，保障顾客的合法权益。

4.顾客义务

顾客在与公司进行财务往来时，需配合公司的相关规定和流程，提供必要的资料和信息，不得故意刁难或干扰公司正常的财务管理活动。

五、监督与奖惩机制

1.内部监督

公司内部审计部门定期对财务专用