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德州市会议费管理制度

一、制度背景

德州市作为我国重要的经济中心之一，各类会议活动频繁。为了规范会议费用管理，提高资金使用效率，确保会议经费的合理使用，德州市制定了《德州市会议费管理制度》。本制度旨在明确会议费用的预算、审批、使用、监督等环节，防止浪费和违规现象的发生。

二、制度适用范围

《德州市会议费管理制度》适用于德州市各级党政机关、事业单位、社会团体以及其他由财政拨款或承担政府职能的单位举办的各类会议。具体包括但不限于以下会议类型：

1.政府工作会议：包括市政府全体会议、市政府常务会议、市政府专题会议等。

2.部门内部会议：涉及部门日常工作、业务交流、政策解读等。

3.行业协会、学会举办的专业会议：旨在促进行业发展、学术交流等。

4.招标投标、评标评优、考核评估等相关会议。

5.其他因工作需要举办的各类会议。

本制度所涉及的会议费用管理，包括会议预算编制、费用报销、资金结算等全过程。

三、会议费用预算管理

会议费用预算是会议管理的首要环节，德州市会议费管理制度对会议预算管理提出了以下要求：

1.预算编制：各部门应根据会议的性质、规模、参会人数等因素，合理编制会议预算，包括住宿费、餐饮费、交通费、场地费、设备租赁费、资料费、礼品费等。

2.预算审批：编制完成的会议预算需提交给相关部门负责人审批，审批通过后方可执行。

3.预算调整：如遇特殊情况需要调整预算，需重新编制预算并经原审批程序审批。

4.预算执行监督：各部门应加强对会议预算执行的监督，确保预算支出符合规定，不得超支。

5.预算报告：会议结束后，各部门应向财务部门提交会议费用预算执行情况的报告，内容包括预算执行情况、实际支出明细等。

四、会议费用报销管理

为规范会议费用报销流程，德州市会议费管理制度明确了以下报销要求：

1.报销凭证：报销人员需提供会议费用报销单、发票、行程单等有效凭证，确保报销的真实性和合法性。

2.报销程序：会议费用报销需按照以下程序进行：

-报销人员填写报销单，附上相关凭证，提交给部门财务人员；

-部门财务人员审核报销单及凭证，确保无误后签字；

-部门负责人对报销单及凭证进行审批；

-财务部门根据审批结果办理报销手续。

3.报销金额限制：会议费用报销金额应严格按照会议预算执行，不得超过预算金额。如有超支，需提供正当理由并经批准。

4.报销时限：报销人员应在会议结束后规定时间内提交报销申请，逾期未报的，原则上不予报销。

5.报销监督：各部门应加强对会议费用报销的监督，发现违规报销行为，及时制止并上报相关部门。

6.预算外支出处理：对于预算外支出，需按照相关规定另行审批，不得以任何形式规避预算管理。

7.财务审计：定期对会议费用报销进行审计，确保经费使用的合规性和透明度。

五、会议费用结算与监督

为确保会议费用结算的准确性和及时性，德州市会议费管理制度对结算与监督环节做了如下规定：

1.结算流程：会议结束后，各部门应及时与会议举办地点或服务提供方进行结算，确保费用结算的准确无误。

2.结算凭证：结算时，需提供会议费用结算单、发票、合同等相关凭证，作为财务入账的依据。

3.结算时限：结算应在会议结束后规定的时间内完成，如遇特殊情况需延期，需向财务部门提出申请。

4.费用核对：财务部门在收到结算凭证后，应与会议预算、实际支出进行核对，确保费用结算符合规定。

5.监督机制：建立会议费用监督机制，由财务部门、审计部门或指定专人负责监督会议费用的使用情况。

6.定期检查：定期对会议费用管理进行自查或接受上级部门的监督检查，发现问题及时整改。

7.违规处理：对于违反会议费用管理制度的行为，将依法依规进行处理，包括但不限于追回违规支出、通报批评、追究相关责任等。

8.信息公开：会议费用使用情况应定期向内部公开，接受群众监督，提高经费使用透明度。

9.责任追究：对因管理不善导致会议费用浪费、违规使用等情况，相关部门负责人和直接责任人将承担相应责任。

六、会议费用档案管理

为了确保会议费用管理的规范性和可追溯性，德州市会议费管理制度对会议费用档案管理提出以下要求：

1.档案建立：各部门应建立会议费用档案，包括会议通知、预算审批文件、报销单据、结算凭证、审计报告等。

2.档案整理：档案整理应按照会议时间顺序，对相关文件进行分类、归档，确保档案的完整性和有序性。

3.档案保管：会议费用档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露，确保档案安全。

4.档案查阅：档案查阅应严格按照规定程序进行，未经批准，任何人不得擅自查阅或复制档案。

5.档案保存期限：会议费用档案的保存期限应按照国家档案管理规定执行，一般不少于五年。

6.档案数字化：鼓励各部门将会议费用档案进行数字化处理，方便查阅和管理。

7.档案销毁：档案