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甘肃建投会议管理制度

一、制度概述

甘肃建投会议管理制度旨在规范公司内部会议的召开、组织、记录和监督，提高会议效率，确保会议决策的科学性和合理性。本制度适用于甘肃建投各级机构、部门及全体员工。通过建立完善的会议管理制度，实现会议的有序、高效进行，为公司的长远发展奠定坚实基础。

二、会议分类与分级

甘肃建投会议制度将会议分为以下几类：决策会议、协调会议、工作部署会议、汇报会议、专题研究会议等。每类会议根据其重要性和影响范围，分为一级会议、二级会议和三级会议。

一级会议：由公司高层领导主持，涉及公司战略规划、重大决策等，参会人员包括公司总经理、副总经理、各部门负责人等。

二级会议：由各部门负责人主持，针对部门内部工作、项目进展等进行讨论，参会人员包括部门全体成员及相关人员。

三级会议：由部门内设机构或项目负责人主持，讨论具体工作安排、问题解决等，参会人员为相关责任人和直接参与者。

三、会议组织与召集

会议的组织与召集应遵循以下原则：

1.明确会议目的：每次会议应有一个明确的主题和目的，确保会议内容集中、高效。

2.确定参会人员：根据会议类型和目的，提前确定参会人员名单，确保相关责任人和关键人员出席。

3.提前通知：会议召开前，应通过正式渠道向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、材料等。

4.会议筹备：会前由秘书处或指定人员负责会议材料的准备、会议场所的布置和设备调试等工作。

5.召集主持人：根据会议类型，指定主持人负责会议的引导和控制，确保会议按议程进行。

6.会议记录：指定专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论结果和决策事项。

7.会议纪要：会议结束后，及时整理会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等，并分发给参会人员。

四、会议记录与纪要

会议记录与纪要是会议管理的重要组成部分，具体要求如下：

1.会议记录：由指定的记录员在会议过程中进行，应详细记录会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、讨论内容、发言要点、表决结果等。

2.会议纪要编制：记录结束后，由记录员根据会议记录整理形成会议纪要。纪要应包括以下内容：

-会议基本信息：会议名称、时间、地点、主持人、记录人等。

-会议议程：列明会议讨论的各个议题。

-讨论内容：记录各议题的讨论过程、主要观点、争议焦点及解决方式。

-决策事项：列出会议形成的决议、行动计划、责任人和完成时限。

3.纪要分发：会议纪要应及时分发给所有参会人员，以及相关部门和人员，以便于后续工作执行和监督。

4.纪要存档：会议纪要作为公司档案资料，应按照档案管理规定进行归档保管，以便于日后查询和追溯。

5.纪要审核：会议纪要完成后，应由会议主持人或相关部门负责人进行审核，确保纪要内容准确无误。

五、会议纪律与要求

为确保会议的顺利进行和效率，参会人员需遵守以下纪律和要求：

1.预先准备：参会人员应提前了解会议议程和相关材料，做好充分的准备工作。

2.按时出席：会议时间应严格遵守，如因故无法出席，应提前通知主持人或秘书处。

3.遵守秩序：会议期间保持会场安静，未经允许不得随意进出会场，手机等通讯设备应调至静音或振动状态。

4.积极发言：参会人员应积极参与讨论，提出建设性意见，尊重他人发言，避免争执。

5.遵守决议：会议形成的决议和行动计划，参会人员应认真执行，不得擅自更改。

6.质询与反馈：对会议内容有疑问的参会人员，可向主持人或相关责任人提出质询，会议结束后可通过正式渠道反馈意见和建议。

7.记录与报告：参会人员应认真记录会议内容，并在会后向所在部门或上级汇报会议精神和决议。

8.保密原则：会议讨论内容涉及公司机密或敏感信息的，参会人员需严格保密，不得泄露给无关人员。

9.仪表仪态：参会人员应保持良好的仪表仪态，展现甘肃建投员工的专业形象。

六、会议监督与考核

为确保会议管理制度的有效执行，公司建立以下监督与考核机制：

1.会议监督：由公司纪检监察部门或指定部门对会议的召开情况进行监督，包括会议纪律、参会率、会议效率等。

2.会议记录审查：对会议纪要进行定期审查，确保会议内容真实、准确，决议事项得到有效执行。

3.考核评估：将会议管理纳入部门和个人绩效考核体系，对会议组织者、主持人和参会人员的工作表现进行评估。

4.反馈与改进：鼓励参会人员对会议管理提出反馈意见，对发现的问题及时进行改进，优化会议流程。

5.会议效果评估：定期对会议效果进行评估，包括会议目标达成情况、决策执行情况、问题解决情况等。

6.激励与惩罚：对在会议管理中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励，对违反会议纪律的行为进行相应处罚。

7.档案管理：对会议相关档案进行规范管理，确保档案的完整性和可追溯性。

8.持续改进：根据会议管理制度