档案征集来源合法性审查制度.doc

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档案征集来源合法性审查制度

一、总则

1.目的:为确保本档案馆所征集档案来源的合法性,维护档案的真实性、完整性和安全性,保障国家、集体和个人的合法权益,依据相关法律法规及本馆的企业文化与经营理念,特制定本制度。本馆秉持“真实记录历史,服务社会大众”的企业文化,致力于通过合法规范的档案征集工作,为社会提供有价值的档案资源。

2.适用范围:本制度适用于档案馆全体参与档案征集工作的员工以及向本馆提供档案的顾客(包括但不限于个人、单位等档案提供者)。

3.基本原则:

-合法性原则:档案征集工作必须严格遵守国家法律法规,确保所有征集的档案来源合法合规。

-真实性原则:确保所征集档案内容真实可靠,能够准确反映历史事实。

-完整性原则:尽量保证档案的完整,包括文件、资料、实物等相关联的部分,以全面呈现历史信息。

-平等自愿原则:在档案征集过程中,尊重档案提供者的意愿,平等协商相关事宜。

二、组织架构与职责划分

1.档案征集审查小组:

-成立专门的档案征集来源合法性审查小组,作为扁平化管理架构下直接负责档案征集合法性审查的核心组织。小组成员由馆长担任组长,各业务部门骨干成员组成。这种扁平化管理模式旨在提高决策效率,减少层级沟通成本,确保审查工作的高效开展。

-职责:全面负责档案征集来源合法性审查工作的组织、协调与决策;制定审查工作的计划和标准;对重大或有争议的档案征集合法性问题进行审议和裁决。

2.档案征集部门:

-负责档案征集的前期联络、信息收集和初步筛选工作。与潜在的档案提供者进行沟通,了解档案的基本情况,包括来源、形成背景等,并做好记录。

-对征集档案的合法性进行初步判断,整理相关证明材料,为后续的正式审查提供基础资料。在工作中注重收集能够体现档案来源合法的证据,如捐赠协议、购买凭证等,以确保征集工作符合运营效益的要求,避免因来源问题导致的资源浪费。

3.法律事务部门:

-为档案征集来源合法性审查提供专业的法律支持和咨询服务。审核档案征集过程中涉及的法律文件,如合同、协议等,确保其符合法律法规的规定。

-参与对复杂或有法律风险的档案征集案例的审查,协助审查小组做出合法合规的决策,保障档案馆的合法权益。

4.档案管理部门:

-在档案征集完成后,负责对已通过合法性审查的档案进行接收、整理、存储和保管工作,确保档案的安全与完整。

-协助审查小组对档案的原始记录和相关资料进行核实,为审查工作提供必要的档案管理专业支持。

三、管理流程

1.档案征集申请:

-档案提供者向档案馆提出档案征集申请,填写《档案征集申请表》,详细说明档案的基本信息,包括名称、数量、形成时间、形成单位或个人、来源情况等,并提供相关证明材料。证明材料可以是档案形成过程中的文件、信函、照片等,以充分说明档案来源的合法性。

-申请表和证明材料提交至档案征集部门,征集部门对申请进行初步登记和整理,确保申请信息的完整性和准确性。

2.初步审查:

-档案征集部门收到申请后,对档案来源情况进行初步审查。审查内容包括档案提供者的身份信息、档案形成背景的合理性、提供的证明材料是否齐全等。

-征集部门根据初步审查结果,填写《档案征集来源初步审查表》,对档案来源的合法性做出初步判断。如初步审查认为档案来源存在疑问或需要进一步核实的情况,应及时与档案提供者沟通,要求其补充相关材料或做出说明。

3.正式审查:

-对于初步审查通过的档案征集申请,档案征集部门将申请材料和初步审查表提交至档案征集来源合法性审查小组进行正式审查。

-审查小组组织相关成员,包括法律事务部门人员、档案管理部门人员等,对档案来源进行全面、深入的审查。审查过程中,可根据需要查阅相关法律法规、政策文件,咨询专业机构或专家意见。

-审查小组针对档案来源的合法性进行讨论和评估,根据审查结果填写《档案征集来源合法性审查报告》,明确给出档案来源是否合法的结论。对于来源合法的档案,批准征集;对于存在合法性问题的档案,不予征集,并向档案提供者说明理由。

4.征集实施:

-经审查小组批准征集的档案,由档案征集部门与档案提供者签订相关协议,明确双方的权利和义务,如档案的所有权转移、使用范围、保密要求等。协议的签订应遵循平等自愿、公平合理的原则,充分保障双方的合法权益。

-档案征集部门按照协议约定,组织实施档案的接收工作。档案管理部门协助做好档案的清点、核对和交接工作,确保档案的数量、质量与协议一致。

5.记录与存档:

-档案征集过程中的所有文件、资料,包括申请表、审查表、审查报告、协议等,由档案管理

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