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电子文件管理工作福建省档案局监督指导处黄燕芳

22025/7/18主要内容一、电子文件概述二、电子文件管理的通用要点三、基于信息系统环境下的电子文件

归档流程

32025/7/18一、电子文件概述（一）电子文件的概念（二）电子文件的特点（三）电子文件的种类

（一）电子文件的概念和管理核心1.电子文件的定义指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。－－－《电子文件管理暂行办法》档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。电子档案：归档后的电子文件。档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他

电子文件是一种数字信息，由电子计算机等数字设备生成和处理的，其信息用二进制数字代码记录和表示。电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性，特别是具有特定的要素、作用和效力。0102

电子文件内容结构01内容02文本03背景信息

电子文件的构成要素电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结构信息统称为元数据。内容内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。

背景2.背景背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内容：（1）文件的形成机构及其他相关责任人；（2）与文件有关或曾经有关的其他机构；（3）文件履行机构职责与目的；（4）文件的形成时间；（5）与文件有关的其他时间；（6）机构职能所体现的文件价值与重要性；（7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；（8）该文件与其它文件和资料间的关系；（9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信息。Page?9

结构Page?10结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方面的信息。01结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。02电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。03需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，不可小视。04

01系统依赖性03信息存储的高密度性05信息的易变性和可操作性02信息的非人工识读性04信息与特定载体之间的可分离性

电子文件从生成、传输到存储都是通过计算机实现的。设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被损坏以至丧失。电子文件对其他设备环境的不兼容性。不同软件环境形成的电子文件难以实现格式转换。出于安全保密需要，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，更加大了电子文件的系统依赖性。

电子文件是以数字化信息形态存在的，它把可识别的文字、图形等传输到计算机中转换成二进制数字编码，人工不能直接识读。电子文件载体上记录的数字信息往往进行过压缩编码、加密等处理，必须由相应的计算机软硬，将载体上的数字编码序列读取出来，转换成人能识别的形式，显示在屏幕上或打印到纸上，人们才能知晓其内容。

电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，而且随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像文件的能力可增加数倍甚至更多。5英寸软盘（1.44MB）-70万汉字CD-R光盘（650MB-1GB）-3亿至5亿汉字DVD光盘（4.7G）-20多亿汉字

蓝光光盘≧25G≧5.3元低0.21元32MB/s37MB/s高高复杂简单简单 介质名称单体容量单价附属设备成本成本/GB理论传输速度实际读取速度实际写入速度数据存储难度存放条件要求检测方式迁移难度恢复难度可靠性 SATA3企业 级硬盘3T700元低0.23元750MB/s130MB/s100MB/s低中简单简单简单约114年 LTO5磁带1.5T925元高0.62元140MB/s低中复杂无简单30年 SATA3 固态硬盘128G450元低3.8元750MB/s300MB/s100MB/s低低简单简单简单约171年档案级DVD-R （16倍速）4.7G25元低5.3元21MB/s高高复杂简单复杂20年

可以在不同的载体上同时存在或相互转换。电子文件没有固定不变的字迹和