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捐赠档案收藏编号制度

一、总则

1.目的：为规范本档案馆捐赠档案的收藏编号管理，确保捐赠档案能够得到科学、有序的整理、存储与利用，充分体现捐赠档案的价值，特制定本制度。本制度旨在通过明确的编号规则和管理流程，提高档案管理效率，维护档案的完整性和准确性，同时展现本档案馆对捐赠档案及捐赠者的尊重与重视，践行本馆“传承历史，服务社会”的企业文化和经营理念。

2.适用范围：本制度适用于档案馆全体员工在处理捐赠档案收藏编号相关工作时遵循，同时也为向本馆捐赠档案的顾客提供编号管理方面的规范说明。

3.基本原则：编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和可扩展性原则。唯一性确保每份捐赠档案有独一无二的编号；系统性保证编号规则符合档案管理的整体架构；稳定性使得编号在档案生命周期内保持不变；可扩展性为未来档案数量增长和管理需求变化预留空间。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理部门

-负责制定和完善捐赠档案收藏编号规则，并确保其与档案馆整体管理流程相契合，体现扁平化管理理念，减少不必要的层级审批，提高工作效率。

-对接收的捐赠档案进行初步审核，判断档案是否符合入馆要求，并根据档案内容和来源进行初步分类，为编号工作做好准备。

-按照既定编号规则为捐赠档案进行编号，并将编号信息准确录入档案管理系统，确保档案信息的及时更新和有效存储，以提升运营效益。

-负责编号档案的后续管理，包括档案的上架、存储环境维护等工作，保障档案的安全与完整，符合安全生产要求。

2.捐赠接待部门

-在接收捐赠档案时，详细记录捐赠者信息、捐赠档案的基本情况等，及时将相关信息传递给档案管理部门，以便进行编号工作。

-向捐赠者解释捐赠档案收藏编号的相关制度和流程，体现对捐赠者的人文关怀，解答捐赠者关于编号的疑问，增强捐赠者对本馆工作的信任。

3.监督考核部门

-对捐赠档案收藏编号工作进行定期监督检查，确保编号规则的严格执行和编号信息的准确性。

-将编号工作的准确性和效率纳入员工绩效考核体系，激励员工认真履行职责，提高工作质量。

三、管理流程

1.捐赠档案接收

-捐赠接待部门接收捐赠者送来的档案，仔细核对档案数量、种类、完整性等信息，并与捐赠者共同填写《捐赠档案登记表》，详细记录捐赠者姓名、联系方式、捐赠日期、档案来源、档案主题等内容。

-对于珍贵或具有特殊意义的捐赠档案，捐赠接待部门应及时通知档案管理部门和馆内相关领导，共同商讨接收事宜，确保档案得到妥善处理。

2.编号前审核

-档案管理部门收到捐赠接待部门移交的捐赠档案后，对档案进行全面审核。审核内容包括档案的真实性、合法性、历史价值、研究价值等。

-对于不符合入馆要求的档案，档案管理部门应及时与捐赠者沟通，说明原因并协商处理方式。对于符合要求的档案，根据档案的类别、时间、来源等因素进行初步分类。

3.编号编制

-根据编号规则，档案管理部门为每份捐赠档案编制唯一的收藏编号。编号由固定格式和顺序号组成，固定格式体现档案的类别、捐赠年份等信息，顺序号按照档案接收的先后顺序依次递增。

-例如，以“JD-2023-0001”为例，“JD”表示捐赠档案，“2023”代表捐赠年份，“0001”为该年份接收的第一份捐赠档案的顺序号。

-在编号编制过程中，工作人员应确保编号的准确性和规范性，避免出现重复编号或编号错误的情况。

4.编号标识与录入

-为捐赠档案贴上带有编号的标识标签，标签应粘贴在档案的显著位置，确保清晰、牢固。对于纸质档案，可在档案封面或首页粘贴标签；对于电子档案，可在文件名或元数据中添加编号信息。

-将编号信息及相关档案详细信息准确录入档案管理系统，建立电子档案数据库。录入内容包括编号、捐赠者信息、档案名称、档案内容摘要、档案形成时间、档案保管期限等。

5.档案存储与利用

-根据编号和分类结果，将捐赠档案存放在相应的存储区域，按照一定的排列顺序上架存放，便于查找和管理。

-在档案利用过程中，工作人员根据利用者的需求，通过档案管理系统查询档案编号，快速定位并提供所需档案。同时，记录档案的利用情况，包括利用者信息、利用时间、利用目的等。

四、权利与义务

1.捐赠者权利

-捐赠者有权了解捐赠档案的收藏编号情况以及编号规则，档案馆应及时、准确地向捐赠者提供相关信息。

-捐赠者在合理范围内有权查阅其捐赠档案的保管和利用情况，档案馆应积极配合，提供必要的便利条件。

-对于具有特殊意义的捐赠档案，捐赠者可提出合理的展示、利用等方面的建议，档案馆在符合规定的情况下应予以考虑。

2.捐赠者义务