外贸企业进出口通关单据归档制度.doc

外贸企业进出口通关单据归档制度

一、总则

1.目的：本制度旨在规范外贸企业通关单据的归档管理，确保通关单据的完整性、准确性和安全性，为企业的进出口业务提供有力支持，同时满足法律法规、海关监管及内部管理的需求，提升企业运营效率和风险防控能力。

2.适用范围：本制度适用于外贸企业全体员工涉及通关单据的归档工作，包括但不限于进出口业务部门、单证部门、财务部门、物流部门等。同时，与通关单据相关的外部合作伙伴（如货代、报关行等）在业务往来中涉及本企业单据归档的，也应遵循本制度的相关要求。

3.企业文化体现：本制度遵循企业“诚信、创新、共赢”的企业文化。在单据归档过程中，强调诚信原则，确保单据真实可靠；鼓励员工创新归档管理方式，提高工作效率；通过规范的归档流程，实现企业与客户、合作伙伴的共赢局面。

4.教育理念贯穿：秉持企业“持续学习、共同成长”的教育理念，为员工提供单据归档相关的培训和学习机会，使员工不断提升归档业务能力，同时鼓励员工分享经验，共同进步。

二、组织架构与职责划分

1.单证部门

-核心职责：负责进出口业务中各类通关单据的收集、整理和初步审核。确保单据的完整性和准确性，按照规定的格式和要求进行预处理，为后续归档工作奠定基础。

-具体工作：收集报关单、商业发票、装箱单、提单、原产地证书等主要单据；审核单据内容与业务实际情况是否相符；对单据进行编号、分类，填写单据交接清单。

2.物流部门

-核心职责：协助单证部门获取与货物运输相关的通关单据，如运输合同、运单等，并负责提供货物实际物流状态信息，以便在归档单据中准确记录。

-具体工作：及时向单证部门传递运输过程中的相关单据；反馈货物的起运、中转、到达等关键物流节点信息；配合单证部门对涉及物流环节的单据问题进行核实和处理。

3.财务部门

-核心职责：负责审核通关单据中涉及财务数据的部分，如发票金额、税费等，并确保相关费用的支付与单据记录一致。同时，对与财务核算和税务申报有关的单据进行备份和归档。

-具体工作：审核商业发票的金额准确性和合规性；核对报关单中的税费计算是否正确；保存与进出口业务相关的付款凭证、税务申报资料等财务单据。

4.档案管理部门

-核心职责：作为通关单据归档工作的统筹部门，负责制定和完善归档管理制度，接收各部门移交的单据，进行最终的归档存储和保管，并提供单据的查询、借阅等服务。

-具体工作：建立单据归档目录和索引；对接收的单据进行再次审核和整理，确保归档质量；按照规定的存储方式和期限保管单据；处理员工和其他部门的单据查询、借阅申请。

5.业务部门

-核心职责：作为进出口业务的发起者，业务部门负责提供与业务相关的基础信息和背景资料，协助其他部门完成单据的收集和审核工作，并对通关单据的使用和流转情况进行跟踪。

-具体工作：向单证部门提供客户信息、订单详情等基础资料；配合单证部门、财务部门等对单据中的业务信息进行核实；在业务发生变更时，及时通知相关部门更新单据信息。

三、管理流程

1.单据收集阶段

-业务启动：业务部门在进出口业务合同签订后，应及时向单证部门提供合同副本及相关业务信息，作为单据收集的依据。

-主动收集：单证部门根据业务信息，制定单据收集清单，主动向货代、报关行、供应商等相关方索取通关所需单据。同时，物流部门、财务部门等也应根据自身职责，及时提供涉及本部门的单据。

-信息共享：通过企业内部信息系统，各部门实时共享单据收集进度和相关信息，确保单据收集工作的协同进行。

2.单据整理与审核阶段

-初步整理：单证部门收到各类单据后，按照单据类型、业务批次等进行分类整理，去除重复或无效的单据。

-内容审核：单证部门对单据的内容进行初步审核，检查单据的完整性、准确性和规范性。重点审核单据中的货物信息、贸易条款、金额等关键内容是否一致，签字盖章是否齐全。

-部门会审：对于涉及多个部门的重要单据或存在疑问的单据，由单证部门组织相关部门进行会审，共同核实单据信息的真实性和准确性。财务部门重点审核财务数据，物流部门核实物流信息，业务部门确认业务背景。

3.单据归档阶段

-移交档案管理部门：经过审核无误的单据，由单证部门填写单据移交清单，将单据移交给档案管理部门。移交清单应详细记录单据的名称、数量、所属业务批次等信息。

-再次审核与整理：档案管理部门收到单据后，对单据进行再次审核，确保单据符合归档要求。按照预先制定的归档分类方案，对单据进行编号、装订，并建立电子和纸质档案目录。

-存储保管：根据单据的重要性和保管期限要求，档案管理部门选择合适的存储方式，如纸质