常用文书格式及发放流程.docVIP

湘潭大学法学院第十三届团委学生会

踏实才能留下脚印同心才能走得更远

常用文书格式及发放流程

一、关于常用文件的统一格式要求

（一）指示性通知【样本参见附表八】

１、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或三号号黑体加粗，并写明“关于XXXX的通知”。

2、每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（‘湘法学发［200X］X号’或‘湘法团发［200X］X号’，‘湘法团发［200X］X号’为组织部专用，‘湘法学发［200X］X号’为学生会各部门使用）。

3、正文要求：采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。

4、落款要求：采用四号宋体加粗。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。

（二）会议性通知

1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX会议通知”。

2、每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（‘湘法学发［200X］X号’或‘湘法团发［200X］X号’，‘湘法团发［200X］X号’为组织部专用，‘湘法学发［200X］X号’为学生会各部门使用）。

3、正文要求：采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，发布内容（如：与会人、会议地点、会议时间等）采用大标题形式逐条列出，首条空两格，其余均与首条向左对齐。

4、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。

（三）报告性、建议性文件

1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX部门关于XXXX报告（建议）”。

2、正文要求：采用四号宋体书写，报告对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。

3、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。

（四）会议记录

会议记录，是由专人在开会时当场把会议的基本情况、基本精神以及会上各发言人的观点如实记录的一种文体。会议记录可以作为历史资料来保存备用。因此，会议记录必须有严格的要求。一般来说主要包括以下内容。

一是会议的组织情况。如会议名称、时间、地点、会议主持人、出席人员、列席人员、缺席人、记录人等。

二是会议的内容。包括会议议题、会议报告、会议传达的事项、对某一问题讨论时各发言人的观点、会议作出的决议或决定等。需要注意的是，会议记录应准确无误，特别是对某些有争议问题的讨论发言，更不能由记录人随意更改发言人的观点。为防止此类情况的发生，重要的会议记录要请发言人核对，需要转发的记录，要整理后送发言人审阅。

用四号宋体书写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。

4、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。

二、关于常用文件的统一要求

1、档案形式要求:

对于各部门档案,应有文本和电子两种版本。

2、格式要求：

?文本档案必须以统一格式递交，上交档案采用A4复印纸统一复印（双面），页边距一律采取：上，下2.54cm，左3.17cm，右3.17

3、字体要求：

?标题一律采用黑色中文简体，正标题采用二号宋体或者二号黑体加粗格式，醒目条款字体采用加粗倾斜形式，文件内容所用字体要求为宋体或仿宋体，正文内容字体采用四号。

4、表：

?表中参数应表明量和单位的符号。表序及表名置于表的上方。表序，表名和表格均居中。表序，表名和表内容采用五号送体字。图，表与正文之间要有一行的间距，文中的图，表，附注一律采用阿拉伯数字分章编号。若图或表中有附注，采用英文小写字母顺序编号。

5、页脚页眉、页码要求：

（1）采用五号宋体

（2）页眉左边写：湘潭大学法学院，右边写：第XX届团委学生会

（3）页脚居中写：踏实才能留下脚印同心才能走得更远

（4）页码要求：页码居中，首页封面不写页码。

（5）标点符号：

?注意中英文标点符号的区别，不能混用。

三、策划的拟稿、核稿和签发

1、策划的拟稿由