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文件控制程序

1目的

对公司管理体系文件进行控制，确保各相关部门使用的文件均为有关版本。

2适用范围

适用与本公司与管理体系有关的文件的控制和管理。

3职责

3.1质量管理中心负责管理体系文件的管理和控制，负责外来文件（相关物业法律法规）的识别及管理的控制。

3.2综合管理中心负责人力资源文件的编制、使用等控制。

3.3综合管理中心负责行政文件及外部文件收发等的控制。

3.4品牌与市场中心负责企业文化、品牌建设文件的编制、使用、发放等的控制。

3.5财务部负责财务管理的文件编制、使用、发放等的控制。

4工作程序

4.1文件的分类

4.1.1管理体系文件按层次分为三级文件：

1)质量手册；

2)程序文件；

3)作业文件，包括运作手册、专业手册、管理制度、法律法规及其他外来文件等。

4.1.2其它文件（如通知、简报）执行公司《文件编写指导标准》

4.2文件的标识

4.2.1文件的标识包括：文件编号、受控状态、版本、修改码、发文号等。

4.2.2文件编号规定及文字排版格式执行公司《文件编写指导标准》

4.2.3文件载体：分纸质文件和电子版文件。

4.2.3运作手册执行分类编号

a)三万平米以上的大型托管单位为A类；

b)不足三万平米的中小型托管单位为B类；

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c)小区为C类。

4.2.4管理体系文件分为“受控文件”和“非受控文件”两种，公司使用的文件均为受控文件，在封面加盖红色“受控”印章予以标识（归档存底文件除外），

并注明发文号。非受控文件一般是为某种需要提供给业主和其他授权发放的单位，要对文件进行发放登记。

4.2.5文件的版本号及修改状态采用年度编号（如2012版）表示。

4.3文件的编写与审批

4.3.1质量手册、程序文件由质量管理中心组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2质量手册、程序文件的解释权，由总经理授权质量管理中心进行解释。

4.3.3各职能部门负责各自业务范围内管理制度及规定的编写，各职能部门进行统一编号，管理者代表审核，总经理批准。需职代会通过的，按相关程序批准。

4.3.4运作手册的编写由质量管理中心提供管理模式，相关单位负责初稿的拟订，质量管理中心进行初审修改后，报管理者代表审核，总经理批准。

4.3.5根据工作需要，重要文件需经公司总办会研究通过后，总经理批准。

4.3.6质量管理中心负责法律法规及其他要求获取、评审与控制。

4.4文件的发放

4.4.1管理体系文件由质量管理中心根据各部门的岗位工作需要，确定发放范围及数量并统一编号，文件的发放应确保文件使用的各种场所都能获得适用文件的有效版本。

4.4.2管理体系文件由质量管理中心按发放明细进行登记发放，文件持有人必须在《发文登记表》上签名，《发文登记表》由质量管理中心保存备案，对文件的有效性进行控制。

4.4.3管理体系文件破损导致不能正常使用时，文件持有人到质量管理中心以旧换新，换发时使用原发文号。

4.4.4管理体系文件丢失应及时报质量管理中心，经总经理同意后换发新文件，使用新发文号，原发文号作废，质量管理中心要在《发文登记表》上注明。

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4.4.5管理体系文件均要纸质文件发放，其它文件电子版或纸质文件及发放范围根据工作实际需要，由质量管理中心或管代确定。

4.5文件的使用与保管

4.5.1管理体系文件使用过程中，若发现由于文件本身引起的执行受阻或无参照程序等例外情况时，应及时上报质量管理中心，由质量管理中心负责根据实际情况进行调整。

4.5.2管理体系文件的保管

4.5.2.1质量管理中心负责公司管理体系文件的归档保管，编制受控文件清单，以识别文件的现行和修订状态。

4.5.2.2各职能部门、各管理单位收到的管理体系文件后，文件管理人员应在《收文登记表》上进行登记，并将文件分类、有序地存放并标识清楚，保持文件的清晰，易于识别，便于检索。文件管理人员应对所保管的管理体系文件进行日常检查，发现问题及时处理。

4.5.2.3管理体系文件持有人应妥善保管文件，不得任意涂改、不得复制，不得外借，不得丢失。持有人调离工作岗位时应把体系文件交至质量管理中心，综合管理中心门对此项工作加以控制。

4.5.2.4如工作需要，需临时借阅管理体系文件和资料时应填写《文件借阅申请单》，经管理者代表批准后方可借阅。

4.5.3其它文件参照管理体系文件保管和使用。

4.6文件的更改

4.6.1发生下列情况时，质量手册和程序文件及运作手册应进行更改：

a)公司管理项目或机构变更；

b)依据程序、法规有修改；

c)在运行