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采购需求管理申请审批流程模板

一、引言：规范采购流程的核心价值

在企业运营中，采购需求管理是连接业务需求与资源供给的关键环节，其审批流程的规范性直接影响成本控制、效率提升及合规风险防范。为统一采购需求提报标准、明确审批权责、缩短流程周期，特制定本模板。本模板整合了通用企业采购场景下的最佳实践，通过结构化表单与标准化步骤，实现需求从发起至审批全过程的可视化、可追溯管理，助力企业采购活动高效、合规开展。

二、适用范围与核心应用场景

（一）适用范围

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的非生产性物料采购、服务采购（如咨询、外包、维修等）、低值易耗品采购及小额固定资产采购的需求审批流程。对于涉及招投标、战略集采等特殊场景的采购需求，可在本模板基础上补充专项条款。

（二）核心应用场景

日常运营采购：如办公耗材、IT设备维修、差旅服务等常规需求，适用于部门月度计划内采购。

项目专项采购：如新项目启动所需的专业设备、软件系统、技术服务等，需关联项目编码与预算。

紧急采购：因生产突发故障、市场供应临时短缺等急需的物料或服务，需启用紧急审批通道。

预算外采购：年度预算未覆盖的临时性需求，需额外说明预算调整原因并附上级审批文件。

三、采购需求申请审批全流程详解

（一）第一步：需求发起与申请表填写

操作描述：采购需求发起人（一般为部门经办人）根据实际业务需求，登录采购管理系统或填写纸质版《采购需求申请表》，完整填写需求信息并支撑材料。

责任主体：需求部门经办人、部门负责人

关键输出：《采购需求申请表》（含附件）

注意事项：

需求描述需明确“5W1H”原则（What-采购物品/服务、Why-用途、When-交付时间、Where-交付地点、Who-使用人、How-技术要求）；

预估金额需基于市场调研或历史数据，偏差超过20%时需附价格说明；

附件需包含技术参数规格、图纸、报价单（如有）等，保证需求可被准确理解。

（二）第二步：部门负责人初审

操作描述：需求部门负责人审核申请表内容的真实性、必要性及部门预算匹配度，重点确认需求是否符合部门年度工作计划。

责任主体：需求部门负责人

关键输出：部门负责人审批意见（同意/驳回，驳回需注明原因）

注意事项：

对于跨部门协作需求，需提前征求关联部门负责人会签意见；

部门预算不足时，需在审批意见中明确“申请预算调整”或“建议削减需求量”。

（三）第三步：采购部门合规性审核

操作描述：采购部门收到申请后，1个工作日内完成审核，重点核查需求是否符合采购政策、是否属于公司集中采购目录、是否需要履行招投标或询比价程序。

责任主体：采购部门专员、采购经理

关键输出：采购审核意见（通过/补充材料/驳回）

注意事项：

属于集中采购目录内的物品，必须通过公司指定平台采购，不得自行申请；

单次采购金额低于5000元的，可采用询比价（至少3家供应商）；金额5000-20000元的，需进行竞争性谈判；金额20000元以上的，必须公开招标。

（四）第四步：财务部门预算复核

操作描述：财务部门根据申请表中的预算科目与编码，核查对应年度预算余额、预算执行进度，确认资金是否可覆盖。

责任主体：财务部门预算专员、财务经理

关键输出：预算复核意见（预算充足/预算不足/预算科目不符）

注意事项：

预算执行率超过80%的部门，新增采购需求需附总经理特批文件；

预算科目与实际需求不符时，需由需求部门提交《预算科目调整申请表》。

（五）第五步：分管领导审批（按金额分级）

根据采购金额与重要性，审批权限划分

金额≤5000元：采购经理审批；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；

20000元＜金额≤100000元：总经理审批；

金额＞100000元：总经理办公会集体审批。

操作描述：审批人根据前序环节审核意见，在权限范围内签署审批结论，对采购需求的合理性、经济性承担最终责任。

责任主体：采购经理/分管副总/总经理/总经理办公会

关键输出：审批签字意见（同意/否决，否决需说明理由）

注意事项：

审批人可通过系统查看审批全流程记录，保证信息对称；

对于紧急采购（如生产停工待料），可启动“绿色通道”，先口头报备后补签纸质流程。

（六）第六步：审批结果反馈与执行启动

操作描述：采购部门汇总所有审批环节意见，确认最终审批结果后，1个工作日内反馈至需求部门。审批通过的，采购部门启动采购执行流程（如供应商选择、合同拟定）；审批驳回的，向需求部门说明原因并退回申请。

责任主体：采购部门、需求部门

关键输出：审批结果通知书、采购任务分配单

注意事项：

需求部门收到审批结果后，需在2个工作日内确认反馈，逾期未确认视为默认；

采购执行过程中如需变更需求内容（如规格、数量），需重新提交《采购需求变更申请表》。

四、核心模板表格设计

（一）采购需求申请表

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