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业务流程自动化工具平台使用手册

前言

本手册旨在帮助企业用户快速掌握业务流程自动化工具平台的核心功能，通过标准化操作实现跨部门、跨系统的业务流程高效协同，降低人工操作成本，减少流程冗余环节，提升业务处理效率与数据准确性。手册适用于企业各部门流程负责人、业务操作人员及系统管理员，涵盖场景应用、操作步骤、模板参考及注意事项等内容，助力企业实现流程数字化转型。

目录

一、业务流程自动化的核心应用场景

二、从零开始：业务流程自动化操作全流程

三、常用模板参考与填写指南

四、高效使用避坑指南：关键注意事项

五、常见问题与解决方案

一、业务流程自动化的核心应用场景

业务流程自动化工具可覆盖企业日常运营中的高频流程场景，解决传统人工操作效率低、易出错、流程不透明等问题。典型应用场景：

（一）跨部门审批流程自动化

痛点：传统纸质或邮件审批需人工传递文件、逐级签字，流程周期长（平均3-5天），且易因审批人出差导致流程卡顿。

自动化方案：通过平台搭建“采购申请-部门审批-财务审核-总经理审批”全流程，自动同步审批进度，超时未处理自动提醒审批人，流程周期缩短至1-2天。

（二）数据录入与跨系统同步自动化

痛点：销售订单数据需手动录入CRM系统与ERP系统，重复劳动多（单订单录入耗时约10分钟），且易因人工失误导致数据不一致。

自动化方案：搭建“销售订单自动同步流程”，前端表单数据填写完成后，平台自动校验格式并同步至CRM、ERP系统，数据一致性提升至99%，录入效率降低80%。

（三）重复性报表与分发自动化

痛点：财务月度报表需从多个系统导出数据（如销售、采购、库存），再用Excel手动汇总（耗时约4小时/次），且易因数据源更新遗漏导致报表延迟。

自动化方案：配置“定时数据抓取-自动汇总-报表-邮件分发”流程，平台每日凌晨自动抓取各系统最新数据，按预设模板报表并自动发送至相关负责人，报表效率提升90%。

（四）客户信息跟进与任务分配自动化

痛点：销售线索需手动分配至跟进人员，跟进记录分散在Excel或个人笔记中，管理层无法实时掌握线索转化进度。

自动化方案：搭建“线索分配-跟进提醒-转化分析”流程，新线索进入系统后自动按区域/行业规则分配至对应销售人员，跟进任务到期前自动提醒，并实时同步跟进状态至管理后台。

二、从零开始：业务流程自动化操作全流程

以“跨部门采购审批流程”为例，详细说明从流程设计到上线的完整操作步骤：

（一）流程前期准备

明确流程目标与范围

目标：实现采购申请从提交到最终审批的全流程线上化，缩短审批周期至1个工作日内。

范围：涵盖办公用品、生产辅料两类采购申请（金额≤5000元由部门审批，＞5000元需总经理审批）。

梳理流程节点与角色

节点：申请人填写表单→部门主管审批→财务专员审核→总经理审批→结果通知申请人。

角色：申请人（采购部员工）、部门主管（经理）、财务专员（主管）、总经理（*总）。

（二）创建并配置流程

登录平台并进入流程设计器

打开浏览器，输入平台访问地址（企业内部统一入口），使用账号密码登录。

左侧导航栏“流程中心”，选择“新建流程”，输入流程名称“采购审批流程”，选择流程类型“审批类”，“确定”。

设计流程节点

表单节点（申请人填写）：

在画布中拖拽“表单”节点至画布，双击节点命名为“采购申请表单”。

“设计表单”，添加字段：申请单号（系统自动）、申请人（自动填充）、申请部门（下拉选择：采购部/生产部）、采购物品名称（文本框）、规格型号（文本框）、数量（数字框）、单价（数字框）、总金额（自动计算：数量×单价）、用途（文本域）、附件（支持合同/报价单）。

设置表单校验规则：总金额为必填项，数量≥1，单价≥0。

审批节点（部门主管）：

拖拽“审批”节点至“采购申请表单”节点后，命名为“部门主管审批”。

设置审批人：选择“角色审批”，勾选“部门主管”（*经理）。

配置审批规则：若总金额≤5000元，由部门主管直接审批通过；若＞5000元，流转至下一节点（总经理审批）。

审批节点（总经理）：

拖拽“审批”节点至“部门主管审批”节点后，命名为“总经理审批”。

设置审批人：选择“指定人员”，输入“*总”。

通知节点（审批结果）：

拖拽“通知”节点至“总经理审批”节点后，命名为“审批结果通知”。

设置通知方式：站内消息+邮件（申请人邮箱），通知内容模板：“您的采购申请（单号：{申请单号}）已{审批结果}，请登录平台查看详情。”

设置流程流转规则

“流程流转”按钮，配置分支条件：

条件1：总金额≤5000元，流转至“部门主管审批”→“通知节点”；

条件2：总金额＞5000元，流转至“部门主管审批”→“总经理审批”→“通知节点”。

设置超时提醒：审批节点超时2小时未处理，自动发送催办消息给审批人（每日最多3次）。

（三）测试流程运