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财务费用报销审核及核算标准模板

一、适用范围与行业场景

本模板适用于各类企业（含中小企业、集团型企业）日常运营中的费用报销管理，覆盖员工因公支出、部门业务成本、专项费用等场景。具体包括但不限于：

差旅费用：员工出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等；

办公费用：日常办公耗材、通讯费、快递费、物业费等；

业务招待费：接待客户、商务洽谈产生的餐费、礼品费等；

其他费用：培训费、市场推广费、维修费等符合企业财务制度的合理支出。

本模板旨在规范报销流程、明确审核标准、提升核算效率，保证费用支出的真实性、合规性与合理性。

二、费用报销审核及核算操作流程

（一）第一步：报销申请与单据填写

申请人准备材料

员工因公支出后，需在费用发生后30个工作日内完成报销申请（特殊情况需提前向财务部说明并经审批同意后可延期）；

收集合规发票（电子发票需打印版并加盖“发票已报销”章，纸质发票需保证字迹清晰、无涂改）、费用明细单（如机票行程单、酒店账单等）、相关证明材料（如招待需附客户名单及事由说明、差旅需附出差审批单）。

填写《费用报销单》

登录企业财务系统或标准化模板，填写《费用报销单》，内容包括：

报销人基本信息：姓名*、所属部门、员工编号、联系方式；

费用基本信息：报销日期、费用归属期间、费用类型（勾选差旅费/办公费/招待费等）；

费用明细：按费用类别逐项填写（如“交通费”需注明日期、事由、金额、交通工具，“住宿费”需注明入住日期、退房日期、金额、酒店名称）；

报销金额：大写与小写金额需一致，合计金额需与附件金额总和一致；

附件清单：注明附件张数及名称（如“增值税发票1张，金额500元；行程单1份”）。

申请人核对无误后，在“申请人签字”处签字确认，并将发票等附件粘贴在《发票粘贴单》（模板见第三章）上，保证附件整齐、不遮挡发票信息。

（二）第二步：部门初审与责任确认

部门负责人审核

报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交至部门负责人*处，部门负责人需重点审核：

费用的真实性：是否确因工作需要发生（如差旅费需核对出差审批单与实际行程是否一致，招待费需核对业务关联性）；

费用的合理性：支出金额是否符合公司标准（如住宿费是否超标、交通费是否符合经济性原则）；

预算匹配度：费用是否在部门年度预算范围内，超预算费用需提前提交《预算调整申请表》并经审批。

审核通过后，部门负责人在《费用报销单》“部门负责人意见”栏签字确认，并注明审核日期；若审核不通过，需注明退回理由（如“发票抬头错误”“费用超标”），并退回报销人修改。

（三）第三步：财务部合规性审核

财务专员初审

部门审核通过后，报销人将《费用报销单》及附件提交至财务部，由财务专员*负责审核：

发票合规性：发票是否为合规增值税发票（含电子发票），抬头、税号、开户行等信息是否与公司一致；发票是否有监制章、清晰无破损；是否存在连号、大头小尾等异常发票；

附件完整性：附件是否齐全（如差旅费需附出差审批单、行程单、住宿发票；办公费需附采购清单），附件金额与报销单金额是否一致；

金额计算准确性：报销单中各项费用金额、合计金额、补助标准（如伙食补助是否按公司标准计算：100元/天）是否正确；

报销时限性：是否在费用发生后30个工作日内申请，逾期是否有合理说明及审批记录。

初审通过后，财务专员在《费用报销单》“财务审核意见”栏签字，并标注“初审通过”；若发觉问题，如发票不合规、附件缺失，需注明具体问题（如“发票税号错误”“缺少采购清单”），并退回报销人补充或重填。

财务主管复核

财务专员初审通过后，将报销单提交至财务主管*处复核，复核重点：

费用是否符合公司《财务管理制度》及费用核算标准；

大额费用（单笔超过5000元）或特殊费用（如涉外费用、预付款项）是否附有额外审批文件；

部门负责人是否履行审核职责，签字是否齐全。

复核通过后，财务主管在“财务主管意见”栏签字确认；若复核不通过，需与部门负责人、报销人沟通，调整费用或补充材料。

（四）第四步：分级审批与权限确认

根据公司《费用审批权限表》，按报销金额分级审批：

小额费用（单笔≤5000元）：由财务主管审批；

大额费用（5000元＜单笔≤20000元）：由财务主管审核后，提交总经理*审批；

重大费用（单笔＞20000元）：需经总经理审核后，提交董事长*审批（或按公司章程规定的决策流程）。

审批人需在《费用报销单》“审批意见”栏明确签署“同意报销”或“不同意报销”及理由，审批日期需清晰可追溯。

（五）第五步：账务处理与核算登记

凭证录入

审批通过后，财务专员根据《费用报销单》及附件，在财务系统中录入记账凭证，摘要需清晰（如“销售部*差旅费——北京展会交通费”），借贷方科目需准确（如“管理费用——差旅费”“银行存款”），并关联报销单号。

台账登记

财务专员同步更新