行政公文写作模板规范公司文件格式与内容.docVIP

行政公文写作模板规范：公司文件格式与内容标准化指引

一、公文规范的意义与适用范围

行政公文是公司传递信息、部署工作、请示汇报的重要载体，规范的公文格式与内容能保证信息传递准确、高效，提升公司管理专业化形象。本模板适用于公司内部各类行政公文，包括但不限于：通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等，覆盖向上级单位汇报、跨部门沟通、内部工作部署等典型场景。无论是日常办公事务处理，还是重大事项决策传达，均可参照本模板规范写作流程与内容要素。

二、公文写作标准化操作流程

（一）准备阶段：明确目标与收集素材

确定发文目的：清晰界定公文核心目标（如告知事项、请求指示、总结工作等），避免内容冗余或目标模糊。

收集基础资料：根据发文目的收集相关数据、政策依据、背景信息等，保证内容真实、有据可依。例如拟写“关于开展2024年度安全生产检查的通知”，需收集公司安全生产管理制度、往年检查问题清单、上级单位相关要求等资料。

确定文种与主送机关：根据沟通对象与发文目的选择合适文种（如向领导请示事项用“请示”，向平行部门沟通用“函”），明确主送机关（需办理或知晓公文的部门/人员）。

（二）起草阶段：构建框架与撰写

规范公文标题应简明扼要，包含“发文机关+事由+文种”三要素（内部可发文机关）。示例：“*公司办公室关于2024年春节放假安排的通知”“人力资源部关于开展新员工入职培训的请示”。

标注主送机关：顶格书写主送机关名称，后加冒号；若涉及多个机关，用顿号分隔，不同层级机关用逗号分隔。示例：“各部门、各子公司：”“总经理：”。

撰写内容：

开头：说明发文依据或目的，常用“根据……要求”“为……特通知如下”等表述。

主体：条理清晰阐述具体事项，可分点列项（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”层级），每部分聚焦一个核心内容，避免交叉重复。

结尾：根据文种规范表述，如通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“特此报告”。

标注附件说明：若有附件，在下空一行左空二字标注“附件：”，后加冒号，注明附件名称及份数。示例：“附件：1.2024年度安全生产检查表（共2份）”。

（三）审核阶段：自查与多级校对

起草人自查：重点检查内容完整性（是否覆盖所有必要信息）、逻辑连贯性（事项表述是否清晰无歧义）、格式规范性（标题、主送机关、层级序号等是否符合要求）。

部门负责人审核：从业务角度审核内容准确性（如数据、政策依据是否无误）、可行性（工作部署是否符合实际）。

分管领导审批：根据公文重要性，由分管领导对核心事项（如涉及资源调配、重大决策的内容）进行最终把关，审批通过后签字确认。

（四）定稿阶段：格式校对与用印

统一格式排版：

字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312，三级标题用三号仿宋GB2312加粗。

行距：行距为28磅，段前段后间距0行。

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中。

规范用印：在成文日期上加盖公司公章，公章应居中压成文日期，公章边缘距成文日期最近处不超过1mm。

（五）印发阶段：登记与分发

印发登记：对定稿公文进行编号（如“*办发〔2024〕5号”），记录发文日期、份数、主送机关等信息，存档备查。

规范分发：根据主送机关清单分发纸质版或电子版公文，涉及密级的需按保密规定执行，保证公文送达准确、及时。

三、公文格式模板与要素说明

（一）通用公文模板（以“通知”为例）

*公司文件

*办发〔2024〕5号★

*公司办公室关于2024年春节放假安排的通知

各部门、各子公司：

根据国务院办公厅关于2024年部分节假日安排的通知精神，结合公司实际工作情况，现将2024年春节放假安排通知

一、放假时间

2024年2月9日（除夕）至2月17日（正月初八）放假，共9天。2月18日（星期日）正常上班。

二、工作安排

（一）各部门需在2月8日前完成手头工作，关闭办公设备电源，锁好门窗，做好安全防范措施。

（二）放假期间值班人员需坚守岗位，保持通讯畅通，遇突发情况及时向值班领导汇报（值班电话：-）。

三、其他事项

请各部门提前做好假期工作交接，保证节后工作顺利开展。

特此通知。

*公司办公室（印章）

2024年1月20日

（二）公文核心要素说明表

要素

位置与规范要求

示例

发文机关标志

公文首页上版眉居中，使用公司全称，字体为小标宋简体，字号初号

*公司文件

发文字号

由“发文机关代字〔年份〕序号号”组成，年份用六角括号“〔〕”括起，序号不编虚位

*办发〔2024〕5号

标题

一般用“发文机关+事由+文种”，居中排布，二号小标宋简体，回行时词义完整

*公司办公室关于2024年春节放假安排的通知

主送机关

标题下空一行顶格书写，后加冒号，三号仿宋GB2312