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集团公司文件管理及发放管理规定

总则

第一条为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，参照国家相关行文发文管理办法及结合本集团的实际需要，特制定本规定。

第二条集团各事业部及各职能部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。

第三条集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。

第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。集团对外的公文由行政办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

公文格式

第一条外形格式

一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。

（一）公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸；

（二）公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。

二、页边与图文区

（一）公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读

（二）根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁；

（三）图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文文字的每行长度与图文区宽度相等；

（四）字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；

（五）公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。

二、装订

（一）装订要求：

1．公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订；

2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；

3．装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜；

4．装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；

5．凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。

第二条文头格式

一、份号：

（一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号，用3位数字码标识；

（二）份号印制在版头纸图文区第二行左起1~3字位置；

（三）一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。

二、秘密等级：

秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件）；

三、发文字号：

（一）发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号；

（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成；

（三）发文号字体大小与正文字体大小相同；

（四）发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号；

（五）公司发文字号规定为：

1、董事会下发文件文字号为“大x集董字”，主要为董事会会议名义下发的文件；

2、集团下发文件文字号为“大x集字”，主要为集团总裁会议名义下发的文件；

3、事业部下发文件文字号为“大XXX字”，主要为事业部会议名义下发的文件。

四、签发：

（一）所有下发的文件均需注明“签发人XXX”,董事会文件由集团董事长签发，集团文件由集团总裁签发，事业部文件由各事业部总裁签发。

（二）标注格式为：在发文字号右，打印“签发人：××ד，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。

第三条主文格式

一、标题：

（一）标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般不宜超过30个字；

（二）标题在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情况下文种不能省略；

（三）标题中一般不加书名号或其它标点符号；

（四）为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行的距离；

（五）标题的排列：

1．标题居中排列，字数较多的标题可分成两行或三行；

两行标题一般有三种排法：齐行，上短下长，上长下短；

三行标题一般有两种排法：短长短，倒梯形；

2．标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵循阅读习惯及版面美观的原则。

二、正文：

（一）正文起段空两个字，回行时要顶格书写。最后一页如果只有一行字，则字一般