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仓储公司文秘述职报告

一、岗位职责概述

作为仓储公司文秘，主要负责协助管理层处理日常行政事务、保障公司内部信息传递畅通、统筹文档管理工作、协调各部门沟通协作及承担部分会务组织工作。具体职责涵盖：各类文件的起草与校对、会议记录与纪要整理、档案资料的归档与保管、办公用品的采购与分发、内外沟通协调、领导交办的临时任务等。本岗位是连接公司领导层与各业务部门的重要纽带，对保障公司日常运营效率具有关键作用。

二、年度工作完成情况

（一）文书处理工作

1.公文起草与审核

全年累计起草各类公文326份，其中包括公司通知58份、请示报告42份、工作总结与计划36份、对外函件28份、规章制度修订文件16份及其他临时性文稿146份。所有文件均严格遵循公司公文格式规范，内容经过至少3次校对审核，确保无错别字、语句通顺、逻辑清晰。其中《仓储安全管理细则（20X4修订版）》《部门协作流程规范》等重要文件，经领导层审批后下发执行，为公司规范化管理提供了有力支持。

2.外来文件处理

全年接收外来文件（包括政府部门通知、客户函件、合作单位资料等）289份，均做到及时登记、分类呈送相关领导批阅，并根据批示意见跟踪落实情况，形成闭环管理。对紧急文件实行“优先处理”机制，平均处理时长不超过2小时，确保重要信息不延误。例如，针对应急管理局下发的《关于加强仓储行业消防安全检查的通知》，在1小时内完成呈批流程，并协调安全部门制定专项检查方案，提前完成整改工作。

（二）会议管理工作

1.会议组织与筹备

全年组织各类会议156场，其中公司管理层会议48场、部门协调会议62场、专项工作会议26场、对外合作会议20场。会前完成会议方案拟定、参会人员通知、会议材料准备、会场布置（包括设备调试、座位安排、资料分发等）等工作，确保会议按时召开。例如，在年度仓储行业峰会筹备中，提前3天完成200份会议手册印制、30家参会单位接待安排及现场多媒体设备调试，保障会议顺利进行。

2.会议记录与纪要整理

每场会议均详细记录发言要点、决策事项及待办工作，会后24小时内完成纪要整理并呈送相关人员。全年形成会议纪要156份，明确任务责任人及完成时限，通过建立台账跟踪落实情况，确保会议决议执行率达100%。例如，针对“季度仓储效率提升会议”纪要中提出的12项改进措施，每周跟踪进度，最终全部按期完成，使仓储周转效率提升15%。

（三）档案管理工作

1.档案收集与归档

建立健全公司档案管理制度，规范档案分类标准（包括行政类、业务类、财务类、人事类等）。全年收集各类档案资料860份，其中仓储业务合同230份、客户资料180份、内部审批文件320份、其他资料130份。所有档案均进行数字化扫描存档，同时保留纸质原件，实现“双备份”管理。

2.档案查阅与保管

严格执行档案查阅审批流程，全年办理档案查阅申请120次，均做到规范登记、及时提供。定期对档案库房进行温湿度调控、防虫防潮处理，确保档案完好率100%。对超过保管期限的档案，按规定流程进行鉴定与销毁，共处理过期档案65份，保障档案管理的规范性与安全性。

（四）行政协调工作

1.办公用品管理

建立办公用品采购、领用台账，根据各部门需求制定月度采购计划，全年采购办公用品总金额18.6万元，较上年节约8%。实行“按需领用、限额控制”制度，减少浪费现象。定期盘点库存，确保常用办公用品储备充足，避免影响日常工作。

2.部门沟通协调

作为跨部门沟通的桥梁，全年协调解决部门间协作问题48起，例如在“客户订单加急处理”事项中，协调业务部、仓储部、物流部同步作业，将订单处理时间从48小时缩短至24小时，提升客户满意度。每月组织部门联络员会议，收集各部门需求与建议，形成报告提交管理层，为公司决策提供参考。

3.对外联络工作

负责与政府部门、行业协会、合作单位等外部机构的日常联络，全年接待来访人员320人次，安排对外拜访活动45次。例如，配合市场部完成与5家新客户的初步对接，提供公司资质文件及仓储服务方案，为后续合作奠定基础。

（五）临时任务完成情况

全年完成领导交办的临时任务96项，包括紧急文件翻译、数据统计分析、突发事件协调等。其中，在公司年度审计工作中，协助财务部门整理近3年仓储业务凭证及合同资料，共计1200余份，确保审计工作顺利完成；在台风期间，协助制定仓储物资应急转移方案，协调人员与车辆，保障物资安全，减少损失约50万元。

三、工作成效与亮点

（一）工作效率提升

通过优化公文处理流程，将文件平均流转时间从3天缩短至1.5天；建立会议纪要跟踪台账，使任务完成率从85%提升至100%；推行档案数字化管理，档案查阅时间从平均1小时缩短至10分钟，显著提升了工作效率。

（二）成本控制成果

在办公用品采购中引入多家供应商比价机制，降低采购成本8%；通过合理规划会议