贸易公司库存管理流程标准.docxVIP

贸易公司库存管理流程标准

一、引言

库存管理是贸易公司运营的核心环节之一，直接关系到资金周转、运营效率与客户满意度。规范的库存管理流程能够有效降低库存成本、减少呆滞库存风险、确保账实相符，并为公司决策提供准确的数据支持。本标准旨在明确贸易公司库存管理的各项操作流程、职责分工与关键控制点，确保库存管理工作的标准化、规范化与高效化。

本标准适用于公司所有商品的采购入库、存储保管、出库发货及库存监控等环节，全体相关部门及人员均需严格遵照执行。

二、库存管理基本原则

1.先进先出原则（FIFO）：对于有保质期要求或易损耗的商品，必须严格遵循先进先出原则，确保商品在保质期内被优先销售，减少损耗。

2.账实相符原则：确保库存商品的账面记录与实际库存数量、规格、批次等信息保持一致，定期进行盘点核查。

3.安全高效原则：保障库存商品的存储安全，防止损坏、丢失、变质；同时优化存储布局与作业流程，提高出入库效率。

4.动态管理原则：通过库存信息系统实时监控库存水平，结合销售数据与市场预测，动态调整采购与库存策略，维持合理库存水平。

三、采购与入库管理

（一）采购计划制定

采购部门应依据销售预测、当前库存水平、安全库存量以及供应商的供货周期，综合制定合理的采购计划。计划需明确采购商品的品类、规格、数量、预计到货时间及目标供应商。关键在于平衡需求与库存成本，避免盲目采购导致库存积压或采购不足影响销售。

（二）采购订单下达与跟踪

采购计划审批通过后，采购部门向选定供应商下达正式采购订单，订单内容应清晰、准确。同时，需对采购订单进行全程跟踪，与供应商保持沟通，确保商品按约定时间、数量、质量到货。如有异常情况（如延迟交货、数量不符等），应及时协调处理并通知相关部门。

（三）到货接收与检验

1.到货通知：供应商发货后，应及时通知采购及仓库部门预计到货时间。仓库部门需提前做好接收准备。

2.数量核对：商品送达后，仓库收货人员首先核对送货单与采购订单是否一致，然后对商品数量进行清点，确保与单据相符。

3.质量检验：根据公司质量检验标准或与供应商约定的质量要求，对商品外观、包装、规格型号及必要的内在质量进行抽检或全检。检验合格后方可入库；不合格商品应及时通知采购部门，由其与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等）。

4.签收确认：数量与质量均无异议后，收货人员在送货单上签字确认，并留存相应单据。

（四）入库操作

1.商品上架：仓库人员根据商品特性（如体积、重量、周转率）及仓库规划，将商品存放于指定货位，并确保堆放合理、安全，易于存取。

2.系统录入：及时将入库商品的信息（品名、规格、数量、批次、供应商、入库日期、货位等）准确录入库存管理系统，生成入库单。确保系统数据与实际入库数据一致。

3.单据流转：入库单及相关检验单据应及时传递给财务部门，作为记账及付款依据。

四、库存存储与保管

（一）货位管理

1.货位规划：仓库应进行合理的区域划分和货位编码，确保每个商品都有明确的存放位置，便于快速定位与存取。

2.标识清晰：货位应有清晰的标识，商品本身也应贴有明确的标签，注明品名、规格、批次、数量等信息。

3.先进先出：严格执行先进先出原则，在货位安排和商品存取时予以体现，特别是对于有保质期的商品。

（二）日常养护

1.环境控制：根据商品特性，对仓库的温湿度、通风、采光等条件进行必要的控制和调节，防止商品受潮、霉变、锈蚀、虫蛀等。

2.定期巡查：仓库管理人员应定期对库存商品进行巡查，检查商品状态、包装完好情况、货位是否正确，及时发现并处理异常。

3.安全防范：做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全措施，确保库存商品安全。定期检查消防设施和安全通道。

（三）库存盘点

1.定期盘点：公司应制定定期盘点制度（如月度、季度、年度）。盘点时，需对所有库存商品进行数量清点和状态检查，并与库存管理系统数据进行核对。

2.不定期抽查：根据管理需要，可对重点商品或可疑商品进行不定期抽查。

3.差异处理：对于盘点中发现的账实不符情况，应及时查明原因（如录入错误、盘点错误、损耗、丢失等），并按规定程序上报处理，调整系统数据，确保账实相符。盘点报告应存档备查。

五、销售与出库管理

（一）销售订单处理

销售部门接收客户订单后，应首先通过库存管理系统查询库存是否满足订单需求。对于库存充足的订单，可直接生成发货通知；对于库存不足的订单，应及时反馈给相关部门协调处理（如安排采购、生产或与客户协商）。

（二）出库拣货

仓库部门根据销售部门下达的发货通知（或出库单），按照指定的商品、规格、数量和批次进行拣货。拣货过程中应仔细核对，避免错发、漏发。拣货完成后，将商品移至待发货区。

（三）出库复核

1.复核人员对拣选出的商品与发货通