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内部通讯渠道规程

一、总则

内部通讯渠道是公司内部信息传递、沟通协作和决策支持的核心工具，为确保其高效、安全、规范运行，特制定本规程。

二、通讯渠道分类及使用规范

（一）即时通讯工具

1.适用场景：

(1)日常工作沟通、快速信息确认；

(2)紧急事务的临时通知；

(3)小型团队协作任务分配。

2.使用规范：

(1)避免非工作相关闲聊，保持沟通聚焦；

(2)涉及重要事项需同步邮件或会议纪要；

(3)严禁传播未经证实的信息或不当言论。

（二）电子邮件

1.适用场景：

(1)正式通知、报告、文件传输；

(2)需要留存记录的正式沟通；

(3)跨部门或外部协作沟通。

2.使用规范：

(1)主题明确，格式规范（如：“[部门][日期][事项]”）；

(2)附件命名清晰，避免超大文件直接发送；

(3)重要邮件发送后需确认对方查收。

（三）内部协作平台

1.适用场景：

(1)项目进度管理、任务分配；

(2)知识库共享、文档协作；

(3)部门公告发布。

2.使用规范：

(1)按权限发布信息，避免无关内容干扰；

(2)定期清理过期任务或公告；

(3)优先使用平台自带功能（如日历、投票）替代外部工具。

三、信息安全与保密要求

（一）账号管理

1.严格遵循“账号即责任”原则；

2.定期修改密码（建议每季度一次）；

3.严禁共享账号或使用弱密码（如“123456”）。

（二）信息保密

1.禁止在公开渠道讨论敏感数据（如：财务、客户信息）；

2.移动设备需启用生物识别或复杂密码；

3.离职员工需按流程交接或注销账号。

（三）安全审计

1.IT部门定期抽查通讯记录（匿名化处理）；

2.发现异常行为（如：大量外发邮件）需立即核查；

3.每年组织信息安全培训（覆盖全员）。

四、违规处理

（一）违反使用规范：

1.口头警告（首次）；

2.书面通报（二次及以上）；

3.情节严重者按《员工手册》处理。

（二）泄密事件：

1.立即冻结相关账号权限；

2.追究直接责任，并评估间接影响；

3.重构受影响信息访问权限。

五、附则

（一）本规程由行政部联合IT部负责解释；

（二）各部门需于发布后一周内完成内部宣贯；

（三）规程每年修订一次，重大变更需全员公示。

一、总则

内部通讯渠道是公司内部信息传递、沟通协作和决策支持的核心工具，为确保其高效、安全、规范运行，特制定本规程。本规程旨在明确各类通讯工具的适用场景与使用规范，强化信息安全与保密意识，优化工作协作效率，并建立相应的监督与处理机制。全体员工应严格遵守本规程，共同维护有序、安全的内部沟通环境。本规程的执行有助于减少沟通成本，提升信息准确性，保障业务连续性，并为未来可能的技术升级或流程优化奠定基础。

二、通讯渠道分类及使用规范

（一）即时通讯工具（如企业微信、钉钉、Slack、Teams等）

1.适用场景：

(1)日常工作沟通：用于快速询问、确认事项、安排简短会面等，适用于部门内部或跨部门同事的即时互动。例如，确认某个文件的最新版本、询问某个流程的下一步操作、告知临时会议地点变更等。

(2)紧急事务的临时通知：用于发布需要迅速传达的、非特别重大的临时信息，如办公室临时断电、某区域网络维护通知等。但严禁使用即时通讯工具发布需要正式记录或具有法律效力的公告。

(3)小型团队协作任务分配：在项目小组或临时团队内部，用于快速同步进度、分配任务、讨论具体执行细节。建议对于重要的任务分配，后续同步邮件确认。

2.使用规范：

(1)保持沟通聚焦与专业性：避免在群聊中发布与工作无关的内容，如闲聊、分享与工作无关的链接或图片、传播小道消息等。工作沟通应围绕具体业务展开，提高沟通效率。若需讨论非工作事宜，建议私下联系或使用个人通讯工具。

(2)区分沟通层级与性质：与上级沟通时，注意语气和措辞，重要事项或决策建议使用邮件或面谈，并在即时通讯中仅做初步沟通或信息同步。避免在公开群组中讨论涉及个人绩效、薪酬等敏感信息。

(3)重要事项确认与记录：对于重要的决策、指令、时间安排或需要双方确认的内容，应避免仅通过即时通讯工具进行，必须使用邮件或平台内的正式确认功能（如钉钉的“待办”），并保留相关记录。例如，关于项目截止日期的最终确认、重要资源的调配指令等。

(4)保护个人隐私与公司信息安全：不通过即时通讯工具传输涉密文件或敏感数据。如需传输，必须使用公司指定的加密文件传输工具或平台。不在聊天记录中透露客户联系方式、公司内部核心数据等。注意防范钓鱼链接和恶意软件，不随意点击不明来源的文件或链接。

(5)遵守工作时长与响应规范：非紧急事务避免在非工作时间（如午休、周末、法定节假日）打扰同事。紧急事务需说明原因。不同岗位或部门可根据实际情况设定合理的响应