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审计函的书写方式与要求

一、概述

审计函是审计机构或审计人员为履行审计职责、获取审计证据或协调审计事项而发出的正式文件。规范的审计函书写方式与要求对于确保审计工作质量、明确审计目标、保障各方权益具有重要意义。本指南将从审计函的基本结构、书写要点及具体要求等方面进行详细说明。

二、审计函的基本结构

审计函通常包含以下核心部分，以确保内容完整、表达清晰：

（一）函头

1.发函单位名称：明确发出审计函的机构或部门全称。

2.函号：编号格式通常为“审函〔年份〕XX号”，便于归档管理。

3.发函日期：使用阿拉伯数字标注年月日。

（二）收函单位

1.收件人全称：准确填写被审计单位的官方名称。

2.联系人及联系方式：注明主要联系人及电话、邮箱等信息，确保沟通顺畅。

（三）正文

1.审计目的：简明说明发函原因，如“专项审计调查”“审计事项协调”等。

2.审计要求：分条列明具体事项，如提供资料、配合访谈、核实数据等。

3.时间节点：明确完成事项的截止日期，如“请于2023年12月31日前回复”。

4.其他说明：补充注意事项或附件清单。

（四）结尾

1.结束语：常用“特此函达”“请予配合”等。

2.发函单位印章：加盖公章以示正式。

三、审计函的书写要点

为提高审计函的规范性与有效性，需注意以下要点：

（一）语言规范

1.使用书面语，避免口语化表达。

2.术语准确，如“审计事项”“证据材料”等。

3.句子简练，避免冗长或模糊表述。

（二）格式要求

1.页边距：建议上下左右各2.5厘米。

2.字体字号：标题使用黑体三号，正文使用仿宋_GB2312小四号。

3.行距：1.5倍行距，确保阅读舒适。

（三）内容完整性

1.必须包含审计目的、具体要求及时间节点。

2.如需附件，需在正文中明确标注“附件：1.XXX清单”“附件：2.XXX表格”等。

四、审计函的具体要求

不同类型的审计函可能需满足特定要求，以下列举常见场景：

（一）专项审计函

1.明确审计范围：如“本次审计聚焦于XX项目的财务合规性”。

2.列出需提供的具体资料：如“请提交2023年度资产负债表（电子版+纸质版）”。

3.说明审计方法：如“将采用现场访谈与数据分析相结合的方式”。

（二）审计协调函

1.请求配合事项：如“协调安排审计组进入XX仓库进行盘点”。

2.明确责任分工：如“由贵单位财务部负责提供数据支持”。

3.确认时间安排：如“请于本周五前确认可配合时间”。

（三）审计通知函

1.告知审计时间：如“定于2023年10月20日至25日开展现场审计”。

2.通知参与人员：如“请XX部门负责人出席首次会议”。

3.提前准备事项：如“需准备近三年审计报告及相关决议”。

五、注意事项

1.发函前需复核内容，确保无错漏。

2.附件需与正文内容一致，编号清晰。

3.如遇变更，应及时发出补充函或更正函。

四、审计函的具体要求（续）

（一）专项审计函（续）

1.明确审计范围与目标：

(1)清晰界定审计对象：明确指出审计针对的具体业务、项目、流程或时间段。例如：“本次专项审计旨在评估XX公司2023年第四季度采购流程的合规性与效率。”

(2)列出核心审计目标：说明通过审计希望达成的具体目的，如“识别采购环节中的潜在风险”、“验证采购价格是否符合市场公允水平”、“评估内部控制设计的有效性”等。

(3)说明审计依据：如有适用的行业标准、内部管理制度或合同条款，应在此处引用，作为审计判断的基础。例如：“本次审计主要依据《公司采购管理办法（V2.0）》及相关行业最佳实践进行。”

2.列出需提供的具体资料清单（详）：

(1)财务相关资料：

采购订单（PO）副本或清单，需包含日期、供应商、品名、数量、单价、总金额等信息。

发票副本，核对与PO、收货单的匹配性。

收货单（GoodsReceiptNote,GRN），记录实际收货日期、数量、签收人。

采购合同或协议关键条款复印件。

支付款项凭证，如银行转账记录、付款审批单。

采购预算文件及执行情况对比。

(2）业务流程相关资料：

供应商选择与评估记录，如招标文件、评分表。

采购申请、审批流程文档。

内部控制流程图及说明。

相关部门对采购活动的反馈或投诉记录（如有）。

(3)电子数据：

相关系统中的采购数据导出文件（如ERP系统中的采购模块数据）。

电子邮件往来，特别是涉及采购决策、变更或异常的邮件。

(4)其他：

审计期间相关的会议纪要、培训材料（如与采购流程相关的）。

上次审计关于采购环节的审计报告及整改措施证明。

(5)提供形式与时间：明确要求