工程档案管理实施方案.docVIP

南京二期工程

档案管理实行方案

为认真贯彻贯彻《二期工程建设档案管理措施》和《二期建设工程竣工文献编制措施》，强化对项目文献过程控制能力，保证项目档案齐全完整、内容精确、系统规范，真正做到档案管理与工程建设同步推进、纸质档案与电子档案同步建立、档案应用与工程管理同步见效，针对档案管理，特制定如下详细实行方案。

一、总体思绪

坚持项目档案全过程管理理念，遵照“谁主管谁负责”、“管生产必须管档案”原则，以贯彻项目法人负责制为关键，以建立健全管理制度为抓手，以强化事前介入、事中控制、事后检查、验收把关等多环节控制为主线，创新实践档案管理工作新思绪、新模式、新措施，提高项目档案管理水平，使项目档案管理工作与工程建设同等重视、同步推进、同步贯彻，实现“建精品工程，创精品档案”工作目。并以项目档案工作规范开展增进建设项目管理工作优化提高，更好地为项目建设与管理服务。

二、档案管理组织体系及职责

档案管理组织体系是档案管理责任制运行主线保障，组织体系须充足体现科学性、合理性和效能性。二期工程档案管理组织体系分为三级：

（一）档案管理工作领导小组

领导小组由指挥部分管档案工作副总指挥担任组长，各处室重要负责人为组员。重要职责为：全面布署和领导推进档案管理实行工作，审定档案管理制度，研究决策档案管理工作中出现重大问题，审查归档资料，组织档案专题验收等。

（二）档案管理工作办公室

档案管理工作办公室是领导小组下设平常办事机构，设在指挥部办公室，下设档案室。指挥部办公室重要负责人为档案管理工作办公室负责人，各处室分管负责人和档案管理员为组员。重要职责为：指导和推进贯彻档案管理实行工作，制定指挥部档案管理制度，检查项目部档案管理制度，组织培训交流活动，组织开展专题检查等过程控制活动，检查归档资料真实性和完整性，承担档案专题验收准备工作等。

（三）项目部档案管理工作小组

项目档案管理实行项目法人负责制。各施工、监理项目部进驻现场后必须及时成立档案管理工作小组，项目经理任组长，分管经理和档案管理员为组员。重要职责为：学习贯彻指挥部颁发档案管理制度，制定项目部档案管理制度，贯彻档案管理实行工作，事先建立档案文献体系并保证文献及时归档，配合开展各项检查工作并及时整改，完毕竣工文献组卷及自审，协助进行档案专题验收工作等。每个项目部必须设专职档案管理员1名，并根据工程量大小配置足够数量档案管理专兼职人员。规定选派责任心强、有一定工作能力和经验人员承担档案管理工作，项目部应建立鼓励机制，予以称职档案管理员一定酬劳和奖励。

档案管理工作领导小组将定期和不定期地召动工作会议，听取档案管理工作办公室汇报，研究布署档案管理推进工作。档案管理办公室定期召动工作会议、经验交流会议和专题研讨会议，总结推广好经验、好做法，分析研究档案管理面临问题，并制定对策措施。项目部档案管理工作小组定期召动工作会议，检查档案管理实行工作贯彻状况，并及时向档案管理工作办公室上报总结汇报。

三、档案管理制度体系

档案管理制度体系是档案管理运行重要载体和基础，制度体系须充足体现完整性、实用性和指导性。二期工程档案管理制度体系分为二个层面：

（一）指挥部层面档案管理制度体系

指挥部需重点抓好如下几种部分职责和制度建立、修改和完善：1、档案管理工作领导小组、档案管理工作办公室职责；2、档案管理员工作职责；3、档案管理措施；4、竣工文献编制措施；5、档案管理实行方案；6、培训交流制度；7、监督检查和整改制度；8、考核奖惩制度；9、档案专题验收制度；10、其他与档案工作所有流程有关联和配套各项管理制度。

（二）项目部层面档案管理制度体系

施工、监理项目部需重点抓好如下几种部分职责和制度建立、修改和完善：1、档案管理工作小组职责；2、组长（项目经理）、分管经理、档案管理员工作职责；3、档案工作流程和管理制度；4、自检制度；5、考核奖惩制度；6、其他与档案工作所有流程有关联和配套各项管理制度。

指挥部对修改完善后制度将以文献形式下发，项目部修改完善后制度须在进场后15日内报档案管理工作办公室立案审查。项目部须组织有关人员开展学习研讨活动，让每一种有关人员都能熟悉理解所在岗位档案管理职责、档案工作流程、有关管理制度规定和责任规定。

档案管理工作办公室和各项目部需建立档案管理制度体系更新完善制度。首先，当国家有关法律法规发生调整变化或上级提出新有关管理规定期，当项目部组织构造、管理模式等发生调整变化时，都需对档案管理制度体系及时进行更新完善；另首先，制度体系也必须在运行实践中不停加以补充、修订和丰富完善。

四、档案管理运行体系

档案管理运行体系是档案管理有关制度能否贯彻