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公司行政办公物资申请与审批模板

一、适用范围与常见使用场景

本模板适用于公司各部门及全体员工日常办公所需物资的申领与审批管理，具体场景包括但不限于：

常规办公耗材领用：如A4纸、笔、文件夹、打印墨盒等日常消耗性物资；

批量采购申请：部门因新增人员、业务拓展需一次性采购多类或大批量物资；

特殊物资申领：如专业设备（扫描仪、投影仪）、防疫物资（口罩、消毒液）等非日常但必要的办公物资；

物资补充与更换：现有办公物资损坏、消耗完毕需补充，或固定资产（如办公椅、电脑配件）需更换。

二、物资申请与审批全流程操作指南

（一）第一步：明确需求与物资清单

需求确认：申请人根据实际工作需要，确认所需物资的名称、规格、数量及用途，避免盲目申领。

库存核查：通过行政部公布的物资库存清单（或行政同事咨询）确认所需物资是否现有库存，优先申领库存物资，减少重复采购。

清单整理：列出《物资申请清单》，明确“物资名称、规格型号、单位、申请数量、预估单价、预估总价”等关键信息，数量需合理，避免过量囤积。

（二）第二步：填写《行政办公物资申请审批表》

获取模板：通过公司内部OA系统、行政部共享文件夹或向行政同事领取《行政办公物资申请审批表》（模板详见第三部分）。

规范填写：

基础信息：完整填写“申请部门、申请人、申请日期、联系电话（*）”；

物资明细：按清单逐项填写“物资名称、规格型号、单位、申请数量、用途说明”，用途需简明扼要（如“部门日常文件打印”“新员工入职办公用品配置”）；

申请理由：简要说明申领原因（如“现有墨盒已用完，需补充2支”“部门新增2名员工，需领取办公文具套装”）。

（三）第三步：部门负责人审批

提交审核：申请人将填写完整的《申请审批表》提交至部门负责人处，说明申领必要性。

审批职责：部门负责人需审核：

申领物资是否为部门工作必需；

数量、规格是否合理，是否符合部门预算；

是否存在替代方案（如能否共用其他部门物资）。

审批结果：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。

（四）第四步：行政部审核

接收材料：行政部收到经部门负责人审批通过的《申请审批表》后，进行合规性审核。

审核重点：

表单填写是否完整、规范，信息是否准确；

物资是否符合公司行政管理制度（如是否有违禁品、是否超出标准配置）；

库存物资是否充足，若不足需确认采购优先级；

涉及固定资产（如价值500元以上物资）是否需登记备案。

审核结果：通过审核的，行政部在“行政部审核”栏签字；需补充说明的，联系申请人补充材料；不符合规定的，注明原因并退回。

（五）第五步：采购与发放

采购执行：

常规耗材：行政部根据审批结果，从合格供应商处采购，保证物资质量与性价比；

特殊/大批量物资：行政部需提前询价比价，必要时提交分管领导审批后再采购。

物资发放：

采购完成后，行政部通知申请人领取物资，核对《申请审批表》与实物信息（名称、数量、规格）是否一致；

申请人确认无误后，在“发放确认”栏签字，领取物资。

（六）第六步：登记与台账管理

入库登记：行政部对采购物资进行入库登记，更新《行政物资库存台账》，记录“物资名称、规格、入库数量、入库日期、供应商信息”等。

领用登记：发放物资时，同步更新《物资领用台账》，记录“领用部门、领用人、领用日期、领用数量、用途”，保证账实相符。

三、《行政办公物资申请审批表》模板

申请编号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系电话（*）

一、物资申请明细

序号

物资名称

规格型号

单位

申请数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

1

2

3

…

…

…

…

…

…

…

…

合计预估金额（大写）：______________________（小写）：￥_________

二、申请理由

三、审批流程

审批环节

审批意见

签字

日期

部门负责人审批

*

年月日

行政部审核

*

年月日

分管领导审批

（可选，500元以上物资需填写）

*

年月日

四、发放确认

领用人签字

领用日期

行政部发放人签字

年月日

*

四、申请与审批过程中的关键注意事项

（一）规范填写，避免遗漏

《申请审批表》需逐项填写完整，不得空项、漏项，特别是“物资名称、规格、数量”需准确无误，避免因信息错误导致采购或发放延误。

“用途说明”需具体，如“部门会议用A4纸”“新员工入职笔记本”，模糊填写（如“办公用”）可能导致审核退回。

（二）审批时效，及时跟进

部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审批，避免因审批延迟影响物资使用；

申请人提交申请后可通过OA系统或行政同事查询审批进度，若超2个工作日未完成审批，可主动联系行政部催办。

（三）库存优先，节约成本

申领前务必核查库存，优先使用现有物资，减少重复采购；行政部每月公示库存清