供应链采购审批流程简化管理表.docVIP

供应链采购审批流程简化管理工具使用指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业（尤其是中小型制造企业、贸易公司、零售企业等）的供应链采购审批环节，旨在解决传统采购审批中存在的流程冗长、跨部门沟通成本高、审批进度不透明、信息易遗漏等问题。具体应用场景包括：

常规物料采购：如生产原材料、办公用品、包装材料等计划内采购；

非经常性采购：如设备购置、服务外包（物流、维修等）临时性需求；

紧急采购：需快速响应的断供物料、设备故障抢修等突发情况；

多部门协同采购：涉及需求部门、采购部、财务部、仓储部等多角色参与的采购项目。

通过标准化模板和流程，可显著提升审批效率，保证采购合规性与成本可控性。

二、详细操作步骤指南

（一）采购需求发起：明确需求，填写基础信息

发起主体：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）的申请人（*姓名）发起采购申请，需登录企业采购管理系统或填写纸质《采购申请单》。

核心信息填写：

基础信息：申请单编号（系统自动或按规则手动编制）、申请部门、申请人、联系方式（*电话）、申请日期；

需求详情：采购类别（如“原材料”“固定资产”“服务”等）、物料/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价（需注明含/不含税）；

附加说明：采购用途（如“产品生产”“办公设备补充”）、预算科目（对接财务预算项目）、供应商信息（首选供应商名称及联系人*经理，若未确定可填写“待选”）；

特殊标注：是否紧急采购（勾选“是/否”，并说明紧急原因，如“生产线断料，需24小时内到货”）。

附件：若涉及技术参数、图纸、比价记录等，需一并（如无附件可填“无”）。

（二）部门初审：审核需求合理性与预算匹配度

审核主体：需求部门负责人（*总监）或其授权人。

审核要点：

需求真实性：核对采购数量、规格是否与实际工作需求匹配，避免过度采购；

预算合规性：预估总价是否在部门年度/月度预算额度内，超预算需标注“超预算”并说明原因；

信息完整性：检查申请单必填项是否完整，附件是否齐全。

审核动作：通过系统“同意”并填写初审意见（如“需求合理，同意提交采购部”），或驳回并注明驳回原因（如“规格不明确，需补充技术参数”），退回申请人修改。

（三）金额分级审批：按权限逐级审核

根据企业采购金额分级标准（示例），提交对应审批人审核：

金额区间

审批人

审核重点

5000元以下

采购部主管（*主管）

价格合理性、供应商资质（若为新供应商）

5000-5万元

采购部经理（*经理）

市场比价结果、采购方式（比价/招标/单一来源）合理性

5万-20万元

分管副总（*副总）

战略供应商匹配度、成本效益分析、预算执行情况

20万元以上

总经理（*总）

投资回报分析、对公司整体运营的影响、重大采购合规性（如三重一大事项）

操作说明：

系统自动根据预估总价推送至对应审批节点，审批人需在2个工作日内完成审核（紧急采购可缩短至4小时）；

若审批人外出，可委托其授权人代审（需在系统中提前设置授权关系）；

任一环节驳回，流程终止，申请人根据驳回意见修改后重新发起。

（四）跨部门会签：协同确认采购可行性

会签部门：根据采购类型涉及相关部门，如：

财务部：审核发票类型（专票/普票）、付款方式、账期是否符合财务制度；

仓储部：确认现有库存数量，避免重复采购（若为“请购-补货”模式）；

法务部：采购金额≥10万元或涉及长期服务合同（如1年以上），需审核合同条款合规性。

会签要求：各部门需在1个工作日内反馈意见，通过则“确认”，不通过需注明具体修改意见（如“账期要求60天，超出公司30天标准，需缩短”）。

（五）审批结果反馈与执行

结果通知：所有审批环节完成后，系统自动向申请人、需求部门负责人、采购部发送审批结果通知（通过/驳回），附最终审批意见。

采购执行：

审批通过：采购部根据申请单信息向供应商下达采购订单，明确交货期、质量标准、付款条件等；

审批驳回：申请人需根据驳回原因调整需求（如降低预算、更换规格），重新发起申请。

（六）归档记录：全程留痕，便于追溯

归档内容：审批完成的《采购申请单》、审批意见记录、供应商报价单、合同（若有）、入库单、付款凭证等电子/纸质文件；

归档要求：按“申请单编号”分类存储，电子文档保存期限≥3年，纸质文档定期移交档案室；

数据统计：每月由采购部或财务部统计审批时长、驳回率、采购成本等数据，用于复盘优化流程。

三、采购审批流程管理表（模板）

采购申请单

申请单编号

申请部门

申请人

联系方式（*电话）

申请日期

采购类别

□原材料□固定资产□办公用品□服务□其他______

预算科目

物料/服务名称

规格型号

单位

数量

供应商信息

名称：______________________联系人：经理电话：-*

采购用途

紧急程度

□普通□紧急（原因：_