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行政公文写作模板官方文件格式与内容规范

一、公文写作的适用范围与典型应用场景

行政公文是政机关、企事业单位在社会管理、公务活动中具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、发布法规规章、请示和答复问题、指导布置工作、报告情况、交流经验的重要工具。本模板规范适用于以下典型场景：

（一）政机关法定公文

如通知（用于发布规章、转发文件、部署工作）、报告（用于向上级汇报工作、反映情况）、请示（用于向上级请求指示、批准）、函（用于不相隶属机关之间商洽工作、询问答复）、纪要（用于记载会议主要精神和议定事项）等，需严格遵循《政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定的15种文种格式。

（二）企事业单位事务文书

包括工作总结（年度/季度/专项）、工作计划、调研报告、实施方案、述职报告、公示公告等，虽不属于法定公文，但需参照公文格式规范，保证严肃性和规范性。

（三）特定场景专项文件

如疫情防控、安全生产、应急处置等紧急通知，表彰决定、处分通报等奖惩文件，以及联合发文、跨部门协作函等，需根据场景特点调整内容侧重点，但格式规范需保持统一。

二、公文标准化撰写操作流程

公文写作需遵循“准备—起草—审核—签发—印发”的标准化流程，保证内容准确、格式规范、程序合规。具体操作步骤

（一）明确公文类型与发文目的

确定文种：根据行文关系（上行文、下行文、平行文）和公务需求选择合适文种。例如：请求上级批准事项用“请示”，答复上级询问用“报告”，转发上级文件用“通知”，与不相隶属单位商洽工作用“函”。

常见错误：将“请示”与“报告”混用（如“请示报告”），或在不相隶属单位间使用“请示”。

明确发文目的：清晰界定公文要解决的核心问题，如“部署2024年度安全生产大检查工作”“请求批准项目建设资金”“通报部门工作失误情况”等，保证内容聚焦、目标明确。

（二）收集整理基础材料

政策依据：收集与公文内容相关的法律法规、上级文件、领导指示等，保证内容符合政策要求。例如起草《关于加强校园安全管理的通知》时，需引用《中华人民共和国未成年人保护法》《中小学幼儿园安全管理办法》等法规条款。

数据支撑：整理统计数据、案例材料、背景信息等，增强公文说服力。如撰写《2023年度工作总结》时，需包含年度重点工作完成率、同比变化数据、典型案例等。

参考模板：根据文种查阅本单位或上级单位发布的公文模板，熟悉标准格式要素，避免格式遗漏。

（三）确定文件格式规范

公文格式需严格遵循《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，主要包括以下要素（以A4纸为例）：

要素位置

格式规范

发文机关标志

由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，居中排布，用小标宋体字，红色字号为15mm×22mm。

发文字号

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“X政发〔2024〕5号”，年份应标全称，用六角括号“〔〕”，在发文机关标志下空两行居中排布。

签发人

上行文应当标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，如“签发人：X”，字体为楷体GB_2312。

标题

一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“市人民关于表彰2023年度先进集体和先进个人的决定”，居中排布，用二号小标宋体字，回行时词意完整，排列对称。

主送机关

公文的主要受理机关，顶格编排，其后加冒号，如“各县（市、区）人民，市各部门：”。

公文主体，用三号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格，文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般用3号仿宋体字，文中结构层次序数可以依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

附件说明

如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如“附件：1.X工作方案”。附件名称后不加标点符号。

发文机关署名

用发文机关全称或规范化简称，编排于下方偏右位置，首字比首字右空二字。

成文日期

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），如“2024年3月15日”。

印章

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符，不得出现空白印章。

附注

公文印发传达范围等需要说明的事项，如“（此件公开发布）”“（此件发至县团级）”，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

版记

包括抄送机关、印发机关和印发日期，抄送机关在印发机关和印发日期之上，占一行，如有多个抄送机关，用逗号隔开，最后标句号。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，“印发机关”左空一字，“印发日期”右空一字。

（四）撰写内容

是公文的核心，需遵循“缘由—事项—要求”的逻辑结构，做到观点明确、条理清晰