采购申请与审批流程模板控制成本与降低采购风险.docVIP

采购申请与审批流程管理工具：成本控制与风险防范指南

一、业务场景解析：哪些场景需要规范采购流程？

采购作为企业成本控制与供应链管理的核心环节，其流程规范性直接影响运营效率、成本支出及经营风险。以下场景均需通过标准化采购申请与审批流程实现管控：

（一）日常运营物资采购

企业日常办公耗材（如纸张、墨盒）、生产辅料、维修备件等高频次、低单价物资的采购。此类采购若缺乏流程管控，易出现“重复采购、超量采购、价格虚高”等问题，导致隐性成本浪费。例如某制造企业因未规范劳保用品采购流程，出现同种手套月度采购量波动达50%，最终积压库存3万元。

（二）项目专项采购

针对新建项目、技术改造、市场活动等专项需求的采购，如设备采购、工程服务、软件系统等。此类采购通常金额大、周期长，涉及跨部门协作，需通过流程明确需求合理性、预算匹配度及供应商资质，避免“项目超预算、设备不兼容、服务不达标”等风险。

（三）紧急补货采购

因突发设备故障、订单激增等导致的紧急采购需求。此类场景需在“快速响应”与“风险控制”间平衡，通过流程设置“紧急通道”的同时要求事后补签审批并说明紧急原因，防止“以紧急之名行随意采购之实”。

（四）战略供应商合作

年度框架协议内的持续采购或新供应商引入。此类采购需重点评估供应商的履约能力、价格竞争力及合规性，通过流程中的“供应商资质审核”“比价议价”等环节，保证战略合作的长期稳定性，避免“单一供应商依赖”或“劣质供应商入围”。

二、操作全流程：从申请到归档的六步管理法

（一）第一步：需求提报与采购申请发起——明确“买什么、为什么买、花多少钱”

责任主体：需求部门申请人（如行政专员、生产主管、项目经理）

填写《采购申请单》：根据模板要求完整填写采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明（需关联具体项目或业务场景）、期望交付时间等关键信息。例如生产部申请采购“型号为XYZ-2024的轴承100个”，需注明“用于A产线设备维修，预计3天内恢复生产，避免订单延误损失”。

附件准备：根据采购类型补充必要佐证材料，如技术参数要求（设备采购）、3家以上供应商初步报价（金额超1万元）、项目立项批复（专项采购）等。

部门内部初审：需求部门负责人（如生产部经理）审核采购需求的合理性（数量是否匹配实际消耗、规格是否符合技术标准），并在《采购申请单》上签署意见。

关键控制点：

需求描述需具体可执行，避免“一批办公用品”“部分配件”等模糊表述；

预估单价需参考历史采购价或市场均价，偏差超过20%时需说明原因；

紧急采购需在申请单勾选“紧急”选项并标注原因（如“设备突发故障，停机每小时损失5000元”）。

（二）第二步：预算校验与采购方式确定——守住“不超预算、不踩红线”底线

责任主体：财务部预算专员、采购部采购专员

预算额度校验：财务部通过预算系统核对申请项目对应的可用预算（如“行政办公费”科目余额是否足够），重点检查：

预算科目是否匹配（如“生产设备采购”不得占用“研发费用”预算）；

是否存在超预算情况，若超预算需申请人补充说明（如“市场价格上涨15%，需追加预算”）并报财务总监审批。

采购方式确定：采购部根据采购金额、物品类型及市场情况，匹配采购方式（如下表），并在申请单上标注建议方式。

采购金额

物品类型

采购方式建议

5000元以下

通用耗材、标准品

直接采购（固定供应商）

5000-5万元

非通用物资、服务类

询价比价（≥3家供应商）

5万-50万元

设备、工程类

竞争性谈判/招标

50万元以上

战略物资、重大项目

公开招标

关键控制点：

预算不足时，严禁“先采购后补预算”，必须走预算调整流程；

询价比价需保留供应商书面报价单（加盖公章），作为审批附件；

达到招标金额标准的，严禁拆分采购规避招标。

（三）第三步：供应商选择与商务谈判——保证“质优价廉、合规可靠”

责任主体：采购部采购专员、需求部门代表、审计部（必要时）

供应商资质审核：对潜在供应商进行“三证核查”（营业执照、相关行业许可证、体系认证，如ISO9001），并填写《供应商资质审核表》。例如采购医疗器械需核查《医疗器械经营许可证》，采购工程服务需核查安全生产许可证。

供应商筛选与比价：根据采购方式开展供应商选择：

直接采购：从合格供应商库中选择合作良好、价格最优的供应商；

询价比价：整理≥3家供应商的报价（需包含明细报价、运费、税费、质保期等），计算“综合成本价”（如某设备报价包含安装调试费，需折算计入总价）；

招标/谈判：组织招标小组或谈判小组，从价格、质量、服务、资质等维度打分（参考《供应商评估表》），确定候选供应商。

商务谈判：与候选供应商就价格、交付周期、付款方式、违约责任等进行谈判，争取最优条款。例如付款方式可争取“验收合格后付90%质保金”，交付周期可明确“延迟交