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供应链管理与采购成本控制指南

引言

在全球化竞争与成本压力日益加剧的背景下，供应链管理已成为企业提升核心竞争力的关键环节，而采购成本作为总成本的重要组成部分，其控制效果直接影响企业利润率。本指南聚焦供应链管理与采购成本控制的实操需求，提供7个标准化工具模板，覆盖需求管理、供应商评估、成本分析、谈判策略、合同管控、库存优化及绩效评估全流程，助力企业构建高效、低成本的供应链体系。每个工具均包含适用场景、详细操作步骤、可视化表格及关键注意事项，为企业采购团队提供可落地的行动指引。

一、采购需求规范化管理工具

（一）适用场景：多部门协同采购需求提报与审批

在企业运营中，采购需求常来自生产、研发、行政等多个部门，需求描述模糊、审批流程混乱易导致采购延误、成本超支。本工具适用于规范需求提报、明确审批职责、保证采购活动与业务计划匹配，尤其适用于需求频繁、品类复杂的中大型企业。

（二）操作步骤：从需求发起到归档的六步闭环流程

需求发起：需求部门在OA系统或采购管理系统中填写《采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、预估数量、用途、期望交付日期及预算金额，并技术规格书、图纸等附件。

部门审核：需求部门负责人审核需求的合理性与必要性，重点确认需求是否符合部门年度计划、预算是否在可控范围内，审核通过后提交至采购部。

采购初审：采购经理*对需求的可行性进行评估，包括：

规格型号是否明确，避免模糊描述（如“办公用品”需细化为“A4纸80g500张/包”）；

预估数量是否合理，结合历史消耗数据及生产计划调整；

紧急程度标注是否准确（普通/紧急/特急），紧急需求需说明原因并附部门负责人签字的特殊申请单。

预算复核：财务总监*核对预算金额与部门可用预算，超预算需求需提交分管领导审批，保证资金使用合规。

最终审批：根据采购金额分级审批（如≤5万元由采购总监审批，＞5万元由总经理*审批），审批通过后采购任务号，转交采购执行岗。

需求归档：采购部将审批通过的《采购需求申请表》及附件分类归档，电子版同步至采购管理系统，便于后续追溯与分析。

（三）工具模板：采购需求审批表（示例）

表1：采购需求审批表

需求编号

QD-2024-005

需求部门

生产部

提交日期

2024-03-01

物资名称

原材料A

规格型号

XJ-2024

预估数量

1000kg

用途

二季度生产备料

预算金额

5万元

紧急程度

普通

附件清单

技术规格书V2.0

部门经理审批

已签字，确认生产计划匹配

采购初审

规格明确，数量合理，建议按月度分批采购

财务复核

预算充足，同意采购

最终审批

同意按5万元预算执行，采购周期≤15天

归档状态

已归档（电子档：PD-2024-005）

（四）关键注意事项

需求描述准确性：避免使用“优质”“高效”等模糊词汇，需明确可量化指标（如“原材料A纯度≥99.9%”）；

审批时效性：普通需求需在3个工作日内完成审批，紧急需求需24小时内完成，避免因审批滞后影响交付；

预算刚性约束：无预算或超预算需求需提前启动预算调整流程，严禁“先采购后补预算”。

二、供应商综合评估与分级管理工具

（一）适用场景：新供应商准入与现有供应商绩效动态评估

供应商是供应链的基石，其质量、成本、交付能力直接影响企业运营效率。本工具适用于新供应商引入前的资质审核，以及现有供应商的季度/年度绩效评估，通过量化评分实现供应商分级管理，为采购决策提供依据。

（二）操作步骤：四维度评估与三级分类管理

建立评估指标体系：设定质量、成本、交付、服务四类核心指标，明确权重（如质量30%、成本25%、交付25%、服务20%），具体指标

质量：产品合格率、质量次数、客户投诉率；

成本：价格竞争力（与市场均价对比）、成本降低率、付款账期；

交付：准时交付率、订单满足率、交付周期稳定性；

服务：问题响应速度、技术支持能力、合作配合度。

数据收集与量化评分：

质量数据：从质检部门获取近6个月产品合格率、质量记录；

成本数据：从财务部门获取采购价格、付款账期，与市场部调研的同类产品均价对比；

交付数据：从仓储部门获取近6个月准时交付率、订单满足率；

服务数据：通过采购部门满意度评分（1-10分）及客户投诉记录统计。

计算综合得分并分级：采用加权平均法计算综合得分（综合得分=Σ指标得分×权重），将供应商分为三级：

A级（≥90分）：优秀供应商，优先分配订单，给予付款优惠；

B级（70-89分）：合格供应商，维持现有合作，针对弱项提出改进要求；

C级（＜70分）：不合格供应商，限期整改，整改不达标终止合作。

制定优化策略：根据评估结果，对A级供应商签订长期合作协议，对B级供应商开展专项培训（如质量意识培训），对C级供应商启动淘汰流程。

（三）工具模板：供应商综合评估表（示例）

表2：供应商综合评估表

供应商名称