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行政公文写作与处理标准化模板工具指南

一、行政公文概述

行政公文是政机关、企事业单位在社会管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、总结报告情况的重要工具。标准化公文写作与处理能够提升行政效率、保证信息传递准确、维护组织管理权威。本指南通过分类梳理常用公文类型，提供标准化模板与操作流程，助力使用者规范公文处理全流程，规避常见问题，保证公文质量符合《政机关公文处理工作条例》及组织内部管理要求。

二、通知类公文标准化模板

（一）适用情境与核心价值

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。其核心价值在于“上令下行、中转互通、下情上达”，是行政工作中使用频率最高的公文类型，常见于部署工作、发布规章、会议安排、人事任免等场景。例如公司行政部门发布《关于2024年春节放假安排的通知》，需明确放假时间、值班要求及注意事项，保证各部门提前做好工作部署。

（二）标准化操作步骤详解

1.明确发文目的与范围

根据工作需求确定通知的核心内容，明确“为何发文”（如解决某问题、部署某工作）和“发给谁”（主送机关与抄送机关）。例如为规范员工考勤管理，发文范围为公司全体员工，主送机关为“各部门、各分支机构”，抄送机关为“公司领导班子”。

2.确定通知类型与结构

通知分为发布性通知（如发布规章制度）、批转性通知（如批转下属单位报告）、告知性通知（如会议安排）、指示性通知（如部署工作）等。不同类型通知结构略有差异，但均包含标题、主送机关、发文机关、成文日期、文号等要素。

3.起草内容

一般采用“发文机关+事由+文种”格式，如《公司行政部关于开展2024年度安全生产大检查的通知》；若为联合发文，可发文机关，如《关于联合举办“公文写作技能大赛”的通知》。

主送机关：顶格书写，多个机关间用顿号分隔，最后一个机关后加冒号。

开头说明发文依据或目的（如“为贯彻落实……精神，根据……要求”）；主体部分明确具体事项、执行要求及时限（如检查范围、时间节点、责任部门）；结尾常用“特此通知”或“以上通知，请遵照执行”。

落款：发文机关全称（或规范化简称）及成文日期，日期用阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”）。

4.审核与修改

重点审核内容是否明确、逻辑是否清晰、格式是否规范，避免出现表述歧义、遗漏关键信息（如联系人、联系方式）等问题。涉及跨部门事项需提前会签，保证内容一致。

5.签发与印发

按权限履行签发手续（一般由部门负责人或分管领导签发），文号由组织统一编号，通过正式渠道印发（如纸质盖章版或内部办公系统电子版），并做好发文登记。

（三）模板结构与填写指南

表2-1通知类公文模板

要素栏

填写规范

填写示例

文号

组织内部统一编号，格式“机关代字〔年份〕序号号”，如“X行发〔2024〕8号”

X行发〔2024〕8号

标题

发文机关+事由+文种，简洁明了，不超过50字

公司行政部关于开展2024年度安全生产大检查的通知

主送机关

顶格书写，多个机关用顿号分隔，最后加冒号

各部门、各分支机构：

开头

说明发文依据、目的或背景，常用“为……根据……特通知如下”

为贯彻落实《安全生产法》及公司年度安全工作会议精神，切实消除安全隐患，保障员工生命财产安全，现将开展2024年度安全生产大检查有关事项通知

主体

分条列项明确具体内容（检查范围、时间安排、责任分工、工作要求等）

一、检查范围：公司各部门办公区域、生产车间、仓库、食堂等场所；二、时间安排：2024年4月1日—4月15日，各部门自查；4月16日—4月20日，公司联合检查组抽查；三、责任分工：行政部牵头，各部门负责人为本部门检查第一责任人；四、工作要求：（一）各部门需于4月10日前提交自查报告；（二）对检查发觉的问题，限期整改并跟踪落实。

结尾

常用“特此通知”“以上通知，请遵照执行”等

特此通知。

发文机关

全称或规范化盖章，如“公司行政部”

公司行政部

成文日期

阿拉伯数字，年、月、日齐全，如“2024年3月15日”

2024年3月15日

印章位置

成文日期中间或右侧，骑年盖月

（加盖行政部公章）

（四）关键注意事项

内容明确性：避免使用“原则上”“尽量”等模糊表述，需明确具体时间、责任主体、量化指标（如“4月10日前”而非“近期内”）。

主送机关准确性：不得遗漏核心执行部门或错误抄送无关单位，涉密通知需标注密级和保密期限。

格式规范性：标题居中，首行缩进2字符，段落分明；文号年份用六角括号“〔〕”，序号不编虚位（如“8号”而非“08号”）。

时效性：需提前足够时间印发，保证接收方有充足准备时间，如放假通知一般提前15天发布。

三、报告类公文标准化模板

（一）适用情境与核心价值

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复