行业通用采购申请与审批标准化工具.docVIP

行业通用采购申请与审批标准化工具使用手册

一、工具适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业（涵盖制造业、服务业、零售业、建筑业等）的日常采购管理场景，旨在解决采购申请流程不规范、审批节点不清晰、责任主体不明确、采购信息不透明等问题。具体适用场景包括：

常规物料采购：如办公用品、生产原材料、低值易耗品等计划内采购；

服务类采购：如咨询、维修、保洁、IT服务等外部服务采购；

设备/资产采购：如办公设备、生产设备、固定资产等新增或替换采购；

紧急采购：因突发情况需快速响应的临时性采购（需启用紧急审批流程）。

通过标准化工具应用，可实现采购流程“统一规范、权责清晰、全程留痕、高效协同”，有效降低采购风险，提升采购效率，保证采购行为符合企业内控要求及行业监管规范。

二、标准化采购申请与审批全流程操作指南

（一）需求提出与确认

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、市场部等）

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需要、项目执行等），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、用途及期望到货日期等核心信息；

对于复杂采购（如大型设备、定制化服务），需组织技术部门或供应商进行前期调研，形成《采购需求说明书》（可作为附件提交）；

需求部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核确认，签字批准后启动申请流程。

输出成果：《采购需求确认单》（部门内部留存）及明确的采购需求清单。

（二）填写采购申请单

操作主体：需求部门申请人（需为部门指定采购对接人）

操作内容：

登录企业采购管理系统（或使用纸质《采购申请单模板》），逐项填写以下信息：

基础信息：申请单号（系统自动）、申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价（总价=数量×预估单价）、用途说明（需简述采购目的及对业务的必要性）；

预算信息：对应预算科目、预算年度、预算金额（需与财务部门确认预算余额）；

附件清单：如《采购需求说明书》《比价/议价记录表》（若适用）、供应商推荐名单（若已有意向供应商）等；

保证所有信息真实、准确、完整，无漏填、错填项；预估金额需结合市场行情合理预估，偏差不超过±10%。

输出成果：《采购申请单》（含附件）电子版/纸质版。

（三）部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（如生产部经理、行政部主管等）

操作内容：

重点审核采购需求的业务必要性（是否符合部门工作计划、是否可替代）、数量合理性（是否超出实际需求范围）及预算匹配性（是否在部门预算额度内）；

对于超预算采购，需在申请单中注明“超预算原因”，并附《超预算申请说明》（需详细阐述超预算必要性及解决方案，如调整预算科目、申请追加预算等）；

审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字确认，并提交至下一审批节点；审核不通过，需注明退回理由并反馈给申请人修改。

输出成果：签字确认的《采购申请单》（部门审核通过/退回）。

（四）财务部门复核

操作主体：财务部门专员/负责人

操作内容：

重点审核采购项目的预算合规性（是否在年度/季度预算范围内，超预算部分是否完成预算调整流程）、价格合理性（预估单价是否与市场价格水平一致，大额采购需提供比价记录）；

对于涉及固定资产采购的，需复核其折旧年限、残值率等财务处理是否符合企业会计准则；

审核通过后，在“财务审核意见”栏签字确认，并提交至下一审批节点；审核不通过（如预算不足、价格虚高），需注明退回理由并反馈至需求部门调整。

输出成果：签字确认的《采购申请单》（财务复核通过/退回）。

（五）分级审批执行

操作主体：分管领导/总经理/董事长（根据采购金额及重要性分级）

审批权限划分（示例）：

小额采购（预估金额≤5000元）：由分管副总审批；

中额采购（5000元＜预估金额≤50000元）：由总经理审批；

大额采购（预估金额＞50000元）：由董事长审批（或提交总经理办公会集体审议）。

操作内容：

审批人根据采购项目的重要性、预算金额、业务影响等因素，重点审核采购的战略匹配性（是否符合企业年度发展规划）、风险可控性（供应商资质、合同条款等潜在风险）；

审批通过后，在“审批意见”栏签字确认，流程流转至采购部门；审批不通过，需注明退回理由并终止流程。

输出成果：最终审批通过的《采购申请单》（明确审批结果及生效日期）。

（六）采购执行与进度跟踪

操作主体：采购部门

操作内容：

接到审批通过的《采购申请单》后，1个工作日内与需求部门确认采购细节（如技术参数、交付时间、质量标准等）；

根据采购金额及企业采购政策，选择合适的采购方式（如公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等），并执行采购流程；

采购过程中，需同步更新《采购进度跟踪表》（记录供应商信息、合同签订情况、生产/备货进度、物流状态等），及时向需求部门反馈进度；

采购完