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合同管理标准化流程及工具包

一、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本工具包适用于各类企业（含中小企业、集团公司）的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、租赁、人力资源、合作研发等业务场景，可满足法务部、业务部、财务部、行政部等多部门的协同需求。具体包括：

业务部门：规范合同起草、评审、履约跟踪流程，保证条款符合业务需求；

法务部门：统一法律风险审核标准，降低合同纠纷隐患；

财务部门：通过标准化台账实现合同金额、付款节点、发票信息的精准管理；

管理层：实时掌握合同动态，为决策提供数据支持。

（二）核心价值

规范操作：避免因流程混乱导致的条款遗漏、权责不清等问题；

降低风险：通过主体审查、条款评审等环节，防范法律、财务及商业风险；

提升效率：标准化模板与流程减少重复沟通，缩短合同周转周期；

合规追溯：完整记录合同从签订到归档的全过程，满足审计及合规要求。

二、合同全生命周期标准化操作流程

合同管理遵循“事前预防、事中控制、事后总结”原则，分为准备、起草、评审、签订、履行、归档六大阶段，各阶段操作步骤

（一）合同准备阶段：明确需求与主体背景

需求发起

业务部门根据业务目标（如采购设备、销售产品、提供服务），填写《合同需求申请表》，明确合同类型、标的、数量、质量、预算、期望签订时间等核心要素，部门负责人审批后启动流程。

示例：销售部门需与客户签订产品销售合同，需注明产品型号、数量、单价、交货地点、付款方式、质保期等。

对方主体调查

通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等公开渠道，核查对方主体资格（营业执照、经营范围、有效期）、经营状况（是否吊销、注销）、涉诉记录等；

对方为自然人的，需核实身份证件信息及履约能力；

涉及特殊行业（如建筑、医疗），需核查对方行业许可证件（资质证书）是否在有效期内。

（二）合同起草阶段：基于模板规范条款拟定

选择合同模板

根据合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同），从《企业标准合同模板库》中选取对应模板；无合适模板时，由法务部门牵头起草框架条款。

模板库应包含通用条款（如合同主体、标的、价款、违约责任、争议解决）及专用条款（如行业特定要求，如质保条款、保密条款）。

填写核心条款

主体信息：填写双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（保证与营业执照一致，避免简称或错误表述）；

标的描述：明确产品/服务的名称、规格、型号、数量、质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；

权利义务：清晰约定双方权利（如验收权、付款权）及义务（如交付义务、服务义务）；

价款与支付：注明金额（大小写一致）、货币种类、定价方式（固定单价/总价）、支付节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）、支付方式（银行转账/承兑汇票）、账户信息（户名、账号、开户行）；

履行期限与地点：明确交付/服务开始时间、截止时间，及履行地点（如“卖方仓库”“买方指定工地”）；

违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不达标）及违约金计算方式（如“按逾期金额每日万分之五”）、赔偿范围（直接损失/间接损失）；

争议解决：优先约定“卖方所在地人民法院诉讼管辖”，或选择仲裁（需明确仲裁机构名称，如“市仲裁委员会”）；

其他条款：根据业务需要添加保密条款（如商业秘密保护）、不可抗力条款（如自然灾害、疫情的定义及处理）、合同生效条件（如“双方法定代表人签字并盖章后生效”）。

内部初审

起草人完成条款填写后，需自查主体信息、标的描述、价款金额等关键内容是否准确，与《合同需求申请表》是否一致，部门负责人对业务条款的合理性进行审核。

（三）合同评审阶段：多部门协同把控风险

组建评审小组

根据合同重要性（金额大小、业务复杂度）确定评审范围：

一般合同：业务部门、法务部门评审；

重大合同（如金额超100万元、涉外合同、涉及核心技术）：需增加财务部门（审核付款条件、税务影响）、技术部门（审核技术参数）、分管领导参与评审。

开展专项评审

法务评审：重点审核条款合法性（如是否违反法律强制性规定）、合规性（如是否符合行业监管要求）、权责对等性（如违约责任是否对等）、法律风险点（如“一切损失由对方承担”等模糊表述需明确范围）；

财务评审：审核金额准确性、付款节点合理性（如预付款比例是否过高）、税务条款（如发票类型、税率）、对方账户信息是否合规；

业务/技术评审：审核标的描述是否与业务需求一致、技术参数是否可实现、履行期限是否合理。

意见反馈与修改

评审人需在《合同评审表》中明确标注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体修改意见（如“质保期应延长至12个月”“争议解决方式建议改为仲裁”）；

起草人根据评审意见修改合同，若存在争议，由分管领导协调解决，直至评审小组达成一致。

（四）合同签订阶段：严格用印与传递归档

用印申请

评审通过的合同，起草人填写《合同