采购申请与审批流程模板简化采购管理版.docVIP

采购申请与审批流程模板（简化采购管理版）

一、适用场景与价值定位

本模板适用于中小型企业、事业单位及团队的日常采购管理场景，旨在通过标准化流程简化传统采购环节中的重复沟通、信息不透明等问题，提升采购效率与规范性。特别适用于以下场景：

常规采购需求：办公耗材、设备配件、非生产性物料等计划内采购；

紧急采购需求：突发性物料短缺、项目急需用品等需快速响应的采购；

小额批量采购：单次金额较小（如5000元以下）但频次较高的采购类型；

跨部门协同采购：涉及多个部门需求汇总、统一执行的采购项目。

通过模板化应用，可实现“需求明确化、审批层级化、流程可视化、责任清晰化”，降低沟通成本，避免采购风险，同时为后续成本分析与采购优化提供数据支撑。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与申请单填写

责任岗位：需求部门申请人（如行政专员、项目负责人等）

操作要点：

明确采购需求：申请人需根据部门工作计划或实际需求，确定采购物品的名称、规格、数量、用途及预算金额，保证需求合理且必要。

填写《采购申请单》（见模板表格）：完整填写申请单基本信息（申请部门、申请人、日期等）及采购明细（物品名称、规格、数量、预算单价、总价等），并附上必要说明（如“替换报废打印机”“项目A物料采购”等）。

提交申请：将填写完整的申请单及附件（如需求说明、比价记录等，紧急采购可后补）通过OA系统、邮件或线下提交至部门负责人审核。

输出结果：《采购申请单》（初稿）+附件材料

（二）部门负责人审核

责任岗位：需求部门负责人（如部门经理、主管等）

操作要点：

审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或可替代方案（如内部调配、维修等）。

审核预算匹配度：核对申请预算是否在部门年度/月度预算范围内，超预算需说明原因并附上级审批文件。

审核信息完整性：检查申请单填写是否完整、规范，附件是否齐全。

反馈审核意见：审核通过后签字确认；若不通过，注明原因（如“需求不明确”“预算超支”并退回申请人修改。

输出结果：部门负责人签字的《采购申请单》

（三）采购部门复核

责任岗位：采购部门专员/主管

操作要点：

审核采购必要性：结合库存情况（如有）判断是否需新增采购，避免库存积压（如“同类物品库存充足，建议先领用库存”）。

审核市场合规性：对常规采购进行初步市场调研，确认预算单价与市场行情基本匹配（紧急采购可简化此步骤，但需备注“紧急采购，未比价”）。

审核审批流程：检查申请单是否已完成部门负责人审核，是否符合公司采购制度规定的审批层级（如金额对应审批权限）。

反馈复核意见：复核通过后提交至财务部门；若发觉问题（如预算不足、流程缺失），与申请人沟通后退回补充。

输出结果：采购部门复核意见的《采购申请单》

（四）财务部门审核

责任岗位：财务部门专员/主管

操作要点：

审核预算合规性：核对采购总金额是否在公司剩余可用预算内，跨部门采购需确认预算归属是否清晰。

审核资金安排：根据公司资金状况确认付款方式（如预付款、货到付款等）及周期是否合理。

审核成本合理性：对大额采购（如超1万元）要求提供至少2家供应商比价记录（紧急采购除外），保证成本最优。

反馈审核意见：审核通过后签字确认；若预算不足或成本异常，标注原因并退回调整。

输出结果：财务部门审核签字的《采购申请单》

（五）分级审批与决策

责任岗位：根据采购金额确定审批人（参考标准，可根据公司规模调整）

操作要点：

小额采购（≤5000元）：由采购部门负责人审批；

中额采购（5000-20000元）：由分管副总（如运营副总）审批；

大额采购（＞20000元）：由总经理审批；

紧急采购：经部门负责人及采购部门口头确认后，可先执行采购，2个工作日内补全审批流程。

审批人需重点关注采购必要性、预算合规性及成本合理性，审批通过后签字确认；若驳回，注明理由（如“非计划内采购，建议下月纳入预算”）并退回。

输出结果：最终审批通过的《采购申请单》

（六）采购执行与跟进

责任岗位：采购部门专员

操作要点：

选择供应商：根据审批通过的申请单，通过合格供应商库、公开比价或招标方式确定供应商（小额采购可从固定供应商采购）。

下达采购订单：与供应商确认交货期、质量标准、付款方式等，签订采购合同（大额采购必备）或下达采购订单。

跟进交付进度：实时跟踪供应商生产/发货进度，保证物品按期到货；若延迟，及时与需求部门沟通并协调解决方案。

到货验收：需求部门与采购部门共同到货验收，核对物品名称、规格、数量、质量等，填写《到货验收单》（可作为附件留存）。

输出结果：采购合同/订单+《到货验收单》

（七）资料归档与结算

责任岗位：采购部门专员、财务部门专员

操作要点：

整理资料：将《采购申请单》、采购合同/订单、《到货验收单》、发票等资料整理成册，保证单据与实际采购一