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沟通协调会议纪要范本

一、适用会议类型与典型场景

沟通协调会议纪要广泛应用于需要多方协作、明确职责、推动问题解决的会议场景，主要包括但不限于：

跨部门协作会议：如市场部与研发部对接新产品推广需求、人力资源部与各部门协调季度招聘计划等，旨在打破部门壁垒，统一工作目标。

项目进度推进会：如项目里程碑节点延期风险协调会、多任务并行资源分配会议等，聚焦进度跟踪与资源调配，保证项目按计划落地。

突发问题处理会：如客户投诉紧急响应协调会、生产环节异常问题解决会等，针对突发状况快速明确责任分工与解决方案，降低负面影响。

资源对接与需求沟通会：如供应商合作条件协商会、内外部资源整合会议等，用于明确资源供给需求、权责划分与合作细节。

二、会议纪要全流程操作指南

（一）会前准备：奠定会议基础

明确会议核心目的

根据会议发起背景（如项目卡点、跨部门冲突、资源需求等），清晰定义本次会议需解决的核心问题（如“明确项目技术支持接口人”“协调市场部与销售部推广素材分工”）。

避免目标模糊（如“讨论工作进展”），需聚焦“决策结论”“行动项”“责任分工”等可落地成果。

确定参会人员与分工

必需角色：主持人（负责把控会议节奏）、记录人（负责实时记录关键内容）、决策人（对议题有最终拍板权限的负责人）、执行人（直接负责任务落地的成员）。

邀请原则：仅邀请与议题直接相关的人员，避免无关人员参会导致效率低下；若需特定信息支持，可安排“列席人员”（如技术专家、数据分析师）提供专业意见。

提前3天向参会人发送《会议通知》，明确会议时间、地点（线上会议需提供）、议程、背景材料及需提前准备的议题（如“请研发部准备技术方案对比表”）。

准备会议材料与工具

整理会议背景资料（如项目进度表、问题清单、需求文档等），提前1天发送给参会人，保证各方提前知晓议题背景。

准备会议记录工具（如笔记本电脑、录音设备——需提前告知参会人录音）、白板/投影仪（用于实时展示关键信息），测试线上会议软件的稳定性（如腾讯会议、Zoom的话筒、屏幕共享功能）。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录会议基本信息

会议名称（需体现核心主题，如“项目Q3进度协调会”）、日期、时间（开始-结束）、地点（会议室名称/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（姓名+部门+职务）、缺席人员及原因（如“（研发部）-因客户拜访请假”）。

按议程顺序记录讨论内容

逐项记录每个议题的讨论过程：核心争议点（如“市场部主张优先推广功能A，销售部认为功能B更符合客户需求”）、各方观点（简明扼要概括，避免冗长发言）、关键数据（如“当前项目延期5天，需额外调配2名开发人员”）。

重点记录决策结论（如“最终确定优先推广功能B，由市场部本周内完成宣传素材初稿”）和行动项（详见下文“行动项记录要点”）。

行动项记录要点（核心环节）

每个行动项需明确“做什么（任务描述）”“谁负责（负责人姓名+部门）”“何时完成（截止时间，精确到日）”“交付成果（如提交方案、完成测试）”“所需支持（如需其他部门配合的资源）”。

示例：“【行动项1】由（市场部）负责协调设计团队，于2024年8月15日前完成功能B推广海报初稿，同步抄送（销售部）审核；若需优先调整设计资源，可向赵六（行政部）申请临时支持。”

实时确认关键信息

会议结束前，主持人带领参会人快速回顾：已明确的决策结论（是否有遗漏或歧义）、行动项的负责人与截止时间（是否清晰可执行）、后续跟进安排（如“下次会议定于8月20日，重点检查行动项1完成情况”）。

对存在争议的内容，当场沟通确认，避免会后扯皮（如“关于技术支持接口人，是否确定为研发部的孙七？如有异议现在提出”）。

（三）会后整理与跟进：保证落地闭环

整理会议纪要初稿

会议结束后2个工作日内，记录人根据会中记录整理初稿，内容需包含：会议基本信息、议程及讨论要点、决策结论、行动项（表格形式，清晰展示任务/负责人/部门/截止时间/交付成果/备注）、后续安排（下次会议时间/待办事项）。

语言需客观简洁，避免口语化（如将“我觉得这个方案不行”改为“参会人提出该方案存在风险，暂不采纳”），不添加个人观点。

审核与分发纪要

初稿完成后，发送给主持人及主要参会人核对（重点检查行动项是否准确、决策结论是否有误），1个工作日内完成修订并定稿。

定稿纪要通过邮件或企业内部通讯工具（如钉钉、企业）分发给所有参会人员及需知会的相关人员（如项目组全体成员、部门负责人），明确标注“抄送：领导、部门”。

跟踪行动项落实情况

记录人或指定专人建立《行动项跟踪表》，每周更新行动项进度（如“已完成”“进行中”“延期”），提前1天向负责人发送截止时间提醒。

对延期行动项，及时与负责人沟通原因（如“资源不足”“需求变更”），协调解决方案（如“申请增加1名开发人员”“调整交付成果范围”），并同步给