公司团队会议纪要与跟踪执行模板.docVIP

公司团队会议纪要与跟踪执行模板

一、适用工作场景

本模板适用于企业内部各类团队协作场景，包括但不限于：

项目推进会：同步项目进度、解决跨部门协作障碍、明确下一阶段任务；

问题复盘会：针对已发生的工作失误或流程漏洞，分析原因并制定改进措施；

部门例会：定期同步团队工作进展、分配日常任务、协调资源分配；

跨部门协调会：整合不同团队资源，明确共同目标的职责分工与协作机制；

专项任务部署会：针对紧急或重要任务，细化执行步骤、责任人及时间节点。

二、会议纪要与执行跟踪全流程操作步骤

（一）会前准备：保证会议高效聚焦

明确会议目标

会议发起人需提前明确会议核心目标（如“确定Q3产品上线方案”“解决客户投诉响应延迟问题”），并通过书面形式通知参会人员，避免目标模糊导致讨论发散。

收集会议资料

提前收集与议题相关的背景资料、数据报表、待讨论方案等，提前1-2天发送给参会人员，保证各方有充分时间准备观点。

确定参会人员与议程

根据会议目标筛选必要参会人（决策者、执行者、相关资源方），并制定详细议程（含各议题讨论时长、负责人），随会议通知同步下发。例如：

议题1：项目当前进度汇报（负责人：*，时长：15分钟）

议题2：技术难点解决方案讨论（负责人：*，时长：30分钟）

议题3：下一阶段任务分配（负责人：*，时长：15分钟）

准备会议工具

安排好会议场地（或线上会议软件）、投影设备、录音设备（如需），指定专人负责会议记录与计时。

（二）会中记录：关键信息无遗漏

记录基本信息

会议开始后，首先记录会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因），保证档案完整性。

聚焦议题讨论要点

按议程顺序逐项记录讨论内容，重点记录：

各方观点分歧与共识；

关键数据、案例或决策依据；

未达成一致的待定事项（需标注后续跟进动作）。

明确决议与执行事项

对每个议题的结论进行归纳，形成“决议事项”和“执行事项”，并当场确认：

决议事项：需明确“做什么”（如“确定采用A方案”）；

执行事项：需明确“谁负责”“何时完成”“交付标准”（如“*赵六负责完成用户调研报告，8月15日前提交，需包含100份有效问卷分析”）。

实时同步与确认

记录人需在会议中适时复述关键决议与执行事项，与参会人员确认信息准确性，避免理解偏差。

（三）会后整理：24小时内输出纪要

整理会议纪要

会议结束后，记录人需在24小时内整理纪要，内容需包含：

会议基本信息（会前已记录）；

各议题讨论要点（精简冗余内容，保留核心观点）；

决议事项（分点列出，注明结论依据）；

执行事项（表格化呈现，明确责任人、时间、交付标准）；

待办事项（明确后续跟进人与时间节点）。

审核与分发

纪要整理完成后，提交主持人审核确认，保证信息无误。审核通过后，通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送给所有参会人员及相关方，并抄送部门负责人存档。

（四）执行跟踪：闭环管理促落实

建立执行跟踪表

以会议纪要中的“执行事项”为基础，建立动态跟踪表（详见模板表格），实时更新任务进度、完成情况及存在问题。

定期跟进与提醒

责任人需按计划推进任务，若遇延期或需协调资源，需提前2天向会议发起人或部门负责人报备。跟踪人（一般为会议记录人或指定专员）每周通过线上工具（如飞书表格、腾讯文档）或简短会议同步任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒。

闭环确认与复盘

任务完成后，责任人需提交交付物（如报告、方案、成果文件），由跟踪人组织相关人员验收，确认达标后在跟踪表中标记“已完成”。对未达标事项，需分析原因并制定改进措施，纳入下一次会议讨论。

三、会议纪要与执行跟踪模板表格结构

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：项目Q3进度推进会

会议时间

例：2023年8月10日14:00-16:00

会议地点/形式

例：公司3号会议室/腾讯会议（会议号：X）

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、赵六、*孙七

缺席人员及原因

*周八（外出培训）

（二）议题讨论与决议记录表

议题编号

议题名称

讨论要点（摘要）

决议事项

1

项目当前进度汇报

：前端开发完成80%，后端接口联调延迟3天；：测试环境已搭建，需待接口完成后开展测试。

1.后端接口联调需在8月13日前完成；2.测试工作于8月14日开始，*负责协调测试资源。

2

客户投诉响应延迟问题

：当前平均响应时长24小时，客户要求缩短至12小时；赵六：客服人手不足，部分问题需转技术部门。

1.增配2名客服专员（孙七负责招聘，8月20日前到位）；2.建立“技术-客服”快速响应群，牵头搭建。

（三）执行事项跟踪表

执行事项编号

决议/任务内容

责任人

计划完成时间

当前状态

交付物/完成标准

备注（存在问题/需协调资源）01

后端接口联调完成

*

2023-