通用办公流程规范化作业手册.docVIP

通用办公流程规范化作业手册

一、前言

为统一公司内部办公标准，提升跨部门协作效率，减少流程冗余与操作误差，特制定本手册。手册涵盖日常办公高频场景，明确各环节操作规范与责任分工，助力员工快速掌握标准流程，保证办公工作有序、高效开展。

二、适用范围

本手册适用于公司全体员工，涵盖会议组织、文件审批、办公物资管理、跨部门协作等核心办公场景，为新员工入职培训、老员工流程复现及部门管理提供标准化指导。

三、核心办公流程规范

（一）会议组织与管理流程：高效协同，保证落地

1.流程目标

规范会议发起、召开、记录及跟进全流程，保障会议议题明确、决策高效、行动项可追溯。

2.操作步骤详解

（1）会前筹备（提前3-5个工作日）

明确会议需求：申请人根据工作需要确定会议主题、目标（如决策、同步、讨论）、预计时长（建议单次会议不超过2小时）及核心参会人员（含决策人、执行人、关联部门代表）。

提交会议申请：通过OA系统填写《会议申请及议程表》（详见模板1），附会议背景、议程明细（含每项议题讨论要点、预计时间）、所需物料（投影仪、白板笔等）及初步时间地点建议，提交至部门负责人审批。

协调会议资源：审批通过后，行政部根据会议室使用规则统筹安排（优先使用视频会议室，跨部门会议需提前同步参会人日历），并于会前1个工作日通过OA/邮件发送会议通知，明确“会议主题+时间+地点+议程+参会人+需提前阅读的材料”。

（2）会中组织（准时开始，控场有序）

签到与材料分发：参会人员提前5分钟到场，签到表由申请人留存；会议材料电子版提前1天至共享文件夹，纸质材料按人数准备（如需）。

主持会议：会议开始前，主持人重申会议目标及议程，严格控制各议题时间（可设置计时提醒）；讨论中聚焦议题，避免偏离主题，需形成决议的事项需明确“决策内容+责任人+完成时限”。

记录关键信息：指定专人（建议申请人或助理）记录《会议纪要》，包含：会议时间/地点/参会人、各议题讨论要点、形成的决议、待办事项（需明确“任务描述+责任人+截止日期+所需支持”）。

（3）会后跟进（24小时内输出纪要，3日内跟踪进度）

分发会议纪要：会议结束后24小时内，纪要撰写人完成纪要初稿，经主持人审核无误后，发送至所有参会人及相关部门抄送人，同步在OA系统归档。

跟踪待办事项：申请人作为“跟进负责人”，在截止日期前2天提醒责任人，任务完成后在纪要中标注“已完成”及结果说明；未完成的需在下次会议前说明原因并调整计划。

3.相关模板

模板1：会议申请及议程表

项目

内容说明

填写示例

会议名称

简洁明确，体现核心主题

“2024年Q3市场部推广方案研讨会”

申请部门

申请人所属部门

市场部

申请人

负责会议统筹的员工姓名

*小明

联系方式

手机号/企业

138

会议时间

预计开始-结束时间（精确到分钟）

2024-07-1514:00-16:00

会议地点

会议室编号/线上会议

3楼会议室A/腾讯会议：X

参会人员

列出姓名+部门+职务（含外部人员）

小红（销售部经理）、小刚（产品部主管）

会议议程

按顺序列出议题+预计时间+讨论要点

1.Q2推广效果复盘（20分钟）2.Q3方案初稿讨论（60分钟）3.跨部门资源协调（20分钟）

所需物料

需行政部准备的设备/材料

投影仪、白板、马克笔、纸质方案5份

审批人

部门负责人/分管领导

*华哥（市场部总监）

（二）文件审批流程：规范流转，权责清晰

1.流程目标

保证公司制度、报告、申请等文件审批过程高效、合规，减少因流程不明确导致的延误或遗漏。

2.操作步骤详解

（1）发起审批（根据文件类型确定起点）

文件起草：根据文件用途（如制度类、报告类、申请类），使用对应模板（如《制度文件起草模板》《项目立项申请模板》）编写内容，保证逻辑清晰、数据准确、格式规范（标题宋体二号加粗、宋体四号、行距1.5倍）。

提交审批：通过OA系统“文件审批”模块发起流程，填写文件名称、版本号（如V1.0）、保密级别（内部公开/机密/绝密），按审批链依次提交（发起人→部门负责人→跨部门会签人→分管领导→总经理），紧急文件需标注“特急”并电话提醒审批人。

（2）审核与审批（各环节时限：常规文件1-3个工作日，特急文件24小时内）

部门负责人审核：重点审核文件内容与部门工作的关联性、数据真实性、可行性，需在OA系统中填写“审核意见”（通过/不通过/修改后通过），不通过需明确修改要求并退回。

跨部门会签：涉及多部门职责的文件（如行政制度需会签财务部、人力资源部），会签人需在1个工作日内审核本部门相关内容，确认无冲突后签字。

分管领导/总经理审批：根据文件重要性及权限，最终审批人需对文件的合规性、战略一致性进行决策，审批通过后文件生效，不通过的需注明原因并退回至发起人。

（3）文件发布与归档

正式