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企业员工出差管理手册及费用申请流程

前言

为规范企业员工出差行为，明确出差申请、费用报销及后续管理流程，保障出差工作高效有序开展，同时合理控制差旅成本，特制定本手册。本手册适用于企业全体全职员工（含试用期员工）因公出差的各类场景，涵盖出差前规划、执行中管控、报销后归全全流程，旨在通过标准化工具与清晰指引，提升出差管理效率，规避合规风险。

一、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本手册适用于员工因以下事由离开常驻工作地点，赴外地开展工作的各类情况：

客户拜访与业务对接：包括新客户开发、老客户维护、合同谈判、项目现场支持等；

内部会议与培训：参加企业总部或分支机构组织的年度会议、专项培训、跨部门协作会议等；

项目执行与调研：赴项目现场开展实施、验收、市场调研、竞品分析等工作；

其他经批准的公务事项：如行业展会、对接、公益活动等。

（二）核心价值

流程标准化：通过明确的步骤与工具模板，减少因流程不清晰导致的延误或遗漏；

成本可控化：通过预算审批与费用标准约束，避免超支浪费，优化差旅成本结构；

管理规范化：实现出差全流程可追溯，便于企业对差旅行为进行监督与审计；

效率提升化：简化审批环节，明确责任分工，保障员工出差专注核心工作目标。

二、出差管理全流程操作详解

出差管理流程分为“出差前准备与申请”“出差中执行与记录”“出差后报销与总结”三大阶段，每个阶段需严格遵循操作步骤，并使用对应工具表格。

（一）出差前：准备与申请——事前规划，规避风险

核心目标：明确出差必要性，规划合理行程，提前获取审批，保证资源到位。

1.出差需求发起与审批

操作步骤：

（1）填写《出差申请表》：员工需根据出差事由，提前3个工作日（国内出差）或7个工作日（国际出差/涉及境外签证的出差）填写《出差申请表》（见表1），详细说明出差信息、行程安排及预算明细。

填写要点：

“出差事由”需与岗位职责相关，避免私人事务混入；

“行程安排”需明确往返交通方式、预计出发/返回时间、拜访对象及地点；

“预算明细”需按企业差旅费标准（如交通上限、住宿标准、每日餐补额度）分项估算，总额不得超标。

（2）提交审批：将填写完整的《出差申请表》依次提交至部门负责人、分管领导审批（涉及大额预算或重要出差的，需提交总经理审批）。审批通过后，方可启动后续行程预订。

工具支持：

表1：出差申请表

项目

填写内容示例

申请人信息

姓名：*，部门：销售部，职位：客户经理

出差基本信息

事由：拜访华南区客户A公司签订年度合同

出发时间：2023年10月15日09:00，返回时间：10月17日18:00

出差地点：广州市天河区（客户公司所在地）

行程安排

往返交通：高铁G1302（北京西-广州南，二等座，856元）

住宿：广州市天河区酒店（协议价，350元/晚，共1晚）

预算明细

交通费：856元，住宿费：350元，餐补：200元/天×2天=400元

其他费用：无，预算总计：1606元

审批意见栏

部门负责人：*（签字）日期：2023-10-10

分管领导：*（签字）日期：2023-10-11

2.资源预订与备案

操作步骤：

（1）行程与住宿预订：审批通过后，员工通过企业指定合作平台（如携程企业版、飞猪企业差旅）或自行预订交通（机票/火车票）及住宿，优先选择协议供应商以享受优惠价格。

注意事项：若预订非协议供应商，需提前在《出差申请表》中备注原因，并经部门负责人确认。

（2）出差备案：出发前1个工作日，员工将预订成功的行程单（含车次/航班号、酒店信息）同步至行政部门备案，便于企业掌握员工动态，保障出行安全。

（二）出差中：执行与记录——过程管控，合规支出

核心目标：按计划完成出差任务，严格执行费用标准，实时记录费用支出，保留完整票据。

1.出差任务执行

操作步骤：

（1）遵守工作纪律：员工需按《出差申请表》中的行程安排开展工作，不得擅自变更出差地点或延长出差时间（如遇特殊情况需变更，需提前通过电话/即时通讯工具向部门负责人报备，返回后2个工作日内提交《出差变更说明》，补办审批手续）。

（2）维护企业形象：出差期间需着装得体，言行规范，积极传递企业价值观，避免因个人行为影响企业声誉。

2.费用支出与记录

操作步骤：

（1）按标准支出：交通、住宿、餐饮等费用需严格遵循企业《差旅费管理办法》标准（如：高管可乘坐飞机经济舱，中层干部及员工优先选择高铁二等座；住宿标准一线城市500元/晚，二线城市350元/晚等），超标准部分需由员工自行承担（特殊情况需提前提交《超预算申请表》，经总经理审批后方可执行）。

（2）实时记录费用：使用《出差费用台账》（见表2）逐笔记录每日支出，包括费用类型、发生时间、金额、消费事由及票据编号，保证账实一致。

工具支持：

表2：出差费用台账

日期

费用类型

金额（元）

消费事例