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费用报销合规性审核操作指引

一、总则

（一）指引目的

为规范公司费用报销流程，保证报销事项的真实性、合规性与合理性，防范财务风险，保障公司资金安全，特制定本指引。本指引旨在为审核人员提供标准化操作参考，提升审核效率与质量。

（二）制定依据

本指引依据《中华人民共和国会计法》《企业所得税税前扣除凭证管理办法》及公司《财务管理制度》《费用报销管理规定》等相关制度制定。

（三）基本原则

审核工作需遵循“真实性、合规性、完整性、合理性”四大原则，对每一笔报销事项进行严格把关，保证符合国家法律法规及公司内部管理要求。

二、适用范围与核心目标

（一）适用范围

本指引适用于公司各部门、各分支机构及全体员工发生的各类费用报销事项的审核工作，包括但不限于：日常费用（办公费、差旅费、招待费等）、专项费用（项目经费、会议费、培训费等）、及其他与公司经营活动相关的合理支出。

（二）核心目标

合规控制：保证报销凭证符合税法及公司制度要求，杜绝不合规发票及支出。

风险防范：识别并防范虚假报销、超额报销、重复报销等风险行为。

流程规范：统一审核标准与操作流程，减少审核偏差，提升报销效率。

成本管控：通过严格审核，控制不合理费用支出，保障公司资源合理配置。

三、费用报销合规性审核详细步骤

（一）接收与初步审查

接收报销材料

审核人员通过线上报销系统或线下渠道接收员工提交的报销材料，核对材料是否齐全，包括：报销单、原始发票、费用明细清单、相关审批文件（如出差申请单、招待审批单等）、支付凭证（如银行转账记录）等。

若材料不齐，需一次性告知报销人补充完整材料，并记录补充要求及时间。

形式要件检查

检查报销单填写是否规范：报销人、部门、日期、费用类型、金额、费用归属项目等关键信息是否完整、准确；是否有报销人签字及部门负责人初步审批意见。

检查原始发票是否合规（详见“单据完整性审核”步骤），发票抬头、税号、内容、金额等是否与报销信息一致。

（二）单据完整性审核

发票合规性检查

发票真伪：通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”或公司财务系统验证发票真伪，保证无假发票。

发票要素：检查发票抬头是否为公司全称（与营业执照一致），税号、纳税人识别号等信息是否准确；发票内容需与实际业务相符（如“办公用品”不得开具为“咨询费”）；发票金额大小写是否一致；是否有开票方财务专用章或发票专用章。

发票附件：对于大额或特殊费用（如会议费、培训费），需提供对应的服务协议、参会人员名单、会议通知等支撑材料；差旅费需提供行程单、住宿发票、机票/车票等，住宿标准需符合公司《差旅费管理办法》。

其他单据完整性

费用明细清单：需列明具体费用项目、单价、数量、金额，并与发票内容对应。

审批流程：检查费用是否按公司权限完成审批（如部门负责人、财务部、分管领导等），审批意见是否明确。

（三）金额与标准核对

金额计算准确性

逐笔核对发票金额、费用明细金额、报销单汇总金额是否一致，保证无计算错误、重复列支或漏记。

对于报销单附件中有外币费用的，需核对汇率换算是否准确（以报销当日中国人民银行外汇牌价为准）。

费用标准符合性

差旅费：核对交通、住宿、补贴等是否符合公司标准（如员工某出差住宿标准为500元/晚，实际发票为680元/晚，需超额部分说明原因并由分管领导审批）。

业务招待费：核对招待对象、事由、标准是否符合规定，原则上不得人均超过200元/次，且需附招待事由说明及审批单。

办公费：核对办公用品采购是否为部门日常所需，是否有采购清单，避免与固定资产混淆（如单价2000元以上且使用年限1年以上的需计入固定资产）。

（四）合规性深度审查

业务真实性核查

结合费用性质，通过电话、系统数据或与报销人沟通等方式核实业务真实性。例如：

大额维修费：核查维修记录、验收单及维修方资质；

市场推广费：核查推广方案、执行报告及成果证明；

会议费：核查会议通知、签到表、会议纪要等。

费用合理性判断

分析费用发生的必要性及合理性，判断是否存在与经营无关的支出（如个人消费混入报销）。

对于异常费用（如某部门月度办公费突增50%），需要求报销部门提供书面说明，必要时启动专项核查。

税务合规性审核

保证费用支出符合税前扣除条件，如：

发票类型合规（与公司纳税人身份匹配，一般纳税人需取得增值税专用发票或普通发票）；

不得税前扣除的费用（如行政罚款、与收入无关的支出）不得报销；

补充保险、职工福利等费用需符合税法规定的扣除标准。

（五）预算与审批流程匹配

预算控制核查

通过财务系统核对报销费用是否在部门年度预算额度内，超预算费用需提供预算调整审批文件，否则不予报销。

审批权限复核

根据公司《费用报销审批权限表》，复核审批流程是否完整、签字人员是否符合权限要求（如单笔费用超过10万元需总经理审批）。

（六）审核结果处理

审核通过

审核无误