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资产管理制度通用模板及操作指南

一、制度概述与适用范围

（一）制度目的

为规范企业资产全生命周期管理，保障资产安全完整、提高资产使用效率、降低运营成本，明确各部门及人员职责，特制定本制度。本制度旨在通过标准化流程，实现资产从“购置-验收-使用-维护-盘点-处置”各环节的可控化管理，为企业经营决策提供数据支撑。

（二）适用范围

本制度适用于[企业名称]（以下简称“公司”）所有固定资产、无形资产、低值易耗品及其他具有价值形态的资产（以下简称“资产”），涵盖各部门、各分支机构的资产管理活动。

适用对象：公司全体员工，包括资产使用人、管理部门（行政部、财务部）、业务部门及管理层。

适用场景：企业初创期资产体系建设、规模扩张期资产规范管理、年度资产审计合规、资产闲置与处置优化等场景。

二、资产管理全流程操作步骤

（一）资产购置申请与审批

需求发起

使用部门根据业务需求，填写《资产购置申请表》（见表1），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算来源及选型依据（如技术参数、市场调研报告等）。

部门负责人*对需求的合理性进行审核，签字确认后提交至行政部。

预算与审批

行政部对购置申请进行初审，重点核查资产必要性、是否符合公司资产配置标准、预算是否充足。

财务部复核预算金额，确认资金来源（如年度预算、专项费用等）。

根据审批权限分级审批（示例）：

单次购置金额≤5000元：部门负责人→行政部经理→财务部经理*；

5000元＜单次购置金额≤50000元：部门负责人→行政部经理→财务部经理→分管副总；

单次购置金额＞50000元：部门负责人→行政部经理→财务部经理→分管副总→总经理*。

审批通过后，行政部或采购部（根据公司职责划分）启动采购流程；审批不通过则退回申请部门，说明原因。

（二）资产采购与验收

采购执行

采购部门根据审批结果，通过招标、询价、电商平台采购等方式实施采购，保证“质优价廉、合规透明”。

采购合同需明确资产名称、规格、数量、价格、交付时间、质保条款、售后服务等内容，经法务部（如设）审核后签订。

资产验收

资产到货后，使用部门、行政部、财务部共同参与验收（低值易耗品可简化为使用部门与行政部验收）。

核对资产实物与采购清单是否一致（名称、型号、数量、外观等），测试功能是否符合技术要求，检查配件、说明书、保修卡是否齐全。

验收合格后，填写《资产验收单》（见表2），三方签字确认；验收不合格的，采购部需联系供应商退换货，并记录问题详情。

（三）资产登记与领用

资产登记

行政部根据《资产验收单》，在资产管理系统中录入资产信息（资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、使用人、存放地点、折旧年限等），唯一资产编码（规则：部门缩写-年份-流水号，如“XZB-2024-001”）。

财务部根据《资产验收单》及发票，进行资产入账处理，建立资产台账（包含财务信息与实物信息），保证账账、账实一致。

资产领用

使用部门填写《资产领用登记表》（见表3），注明资产编号、领用人*、领用日期、用途等。

行政部核对领用资格（如岗位是否匹配、资产是否在配置范围内），发放资产并粘贴资产标签（标签包含资产编号、名称、领用日期）。

资产领用后，使用人需妥善保管，严禁私自转借、拆卸、改装。

（四）资产日常维护与盘点

日常维护

使用人负责资产的日常清洁、保养，发觉故障或损坏需立即停止使用，并向行政部报修。

行政部建立《资产维修记录表》，记录维修资产、故障原因、维修方、维修费用、维修日期等信息，跟踪维修进度。

对于大型设备、IT资产等，行政部需定期联系专业人员进行维护保养（如每年至少1次），并留存维护记录。

定期盘点

盘点周期：每年年末全面盘点1次；季度末对高价值、易流动资产（如笔记本电脑、服务器）抽查盘点；部门资产发生变动时（如人员离职、资产调拨）及时盘点。

盘点流程：

行政部提前3个工作日下发盘点通知，明确盘点范围、时间、要求；

使用部门自查资产台账与实物，填写《资产盘点表》（见表4）；

行政部联合财务部进行复盘核对，核对资产编号、名称、数量、使用状态等；

对盘盈、盘亏资产，分析原因（如漏登记、遗失、损坏），填写《资产盘盈盘亏报告表》，按审批权限报批后处理（盘盈计入当期损益，盘亏追究责任人责任）。

（五）资产调拨与处置

资产调拨

因部门变动、岗位调整等原因需调拨资产的，原使用部门填写《资产调拨申请表》，注明调拨资产、调入部门、调拨原因等。

调入、调出部门负责人签字确认后，报行政部审批；跨公司调拨需经总经理*审批。

调拨完成后，行政部更新资产信息（使用部门、使用人、存放地点），财务部进行台账调整。

资产处置

处置情形：资产达到报废年限（如电脑5年、办公家具8年）、技术淘汰、损坏无法修复、闲置满1年等。

处置流程：

使用部门填写《资产处置申请表》（见表5），