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企业办公自动化系统操作手册
前言
为提升企业内部办公效率，规范业务流程，特制定本操作手册。手册旨在帮助员工快速掌握办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的核心功能，覆盖日常办公高频场景，保证系统操作准确、高效。本手册适用于企业全体员工，建议结合实际工作需求查阅对应模块内容。
一、系统功能模块概览
OA系统整合了流程审批、文档管理、日程会议、任务协作等核心功能，支持跨部门协同办公，主要模块包括：
流程审批中心：处理请假、报销、采购等业务申请；
文档管理中心：实现企业文件集中存储、共享与版本控制；
日程会议中心：安排个人日程、预订会议室、管理会议事务；
任务协作平台：分配任务、跟踪进度、协同完成团队目标。
二、流程审批中心：高效处理业务申请
典型应用场景
当员工需要办理请假、费用报销、办公用品申领、采购申请等业务时，可通过流程审批中心在线提交申请，系统自动流转至对应审批人，实现申请进度实时跟踪，避免线下纸质材料流转的延误与丢失。
操作步骤详解
1.登录系统并进入审批中心
打开企业OA系统登录页面（通过企业内部系统入口访问），输入工号与密码登录；
在首页导航栏“流程审批”，进入审批中心界面。
2.发起新流程申请
在审批中心页面，“发起新流程”，弹出流程类型选择窗口；
根据业务需求选择对应流程模板（如“请假申请”“费用报销”等），“确定”。
3.填写申请表单
系统自动跳转至申请表单页面，根据字段提示准确填写信息：
请假申请：需填写请假类型（事假/病假/年假等）、请假起止时间、请假事由、工作交接人等；
费用报销：需填写报销类型（差旅费/办公费/招待费等）、报销金额、费用发生日期、关联项目（如涉及）、费用明细（附票据清单）；
附件：如报销需粘贴发票扫描件、请假需附医院证明（病假），“附件”选择本地文件，确认成功。
4.提交审批
检查表单信息无误后，“提交”按钮；
系统自动根据预设审批链流转（如请假申请：直属上级→部门经理→人力资源部；费用报销：直属上级→财务部→总经理），审批人将收到待办提醒。
5.跟踪审批进度
在审批中心“我的申请”页面，可查看所有申请的实时状态（如“审批中”“已通过”“已驳回”“已终止”）；
具体申请单，查看审批意见（如驳回原因需修改后重新提交）。
相关模板示例
表2-1员工请假申请单模板
字段名称
填写说明
示例值
申请人
自动填充当前登录员工信息
（研发部）
请假类型
单选：事假/病假/年假/婚假等
年假
请假起止时间
精确到小时，需包含起止日期和时间
2024-05-0109:00至2024-05-0318:00
请假天数
系统根据起止时间自动计算
2.5天
请假事由
详细说明请假原因
处理个人事务
工作交接人
需填写同事工号或姓名，保证工作衔接
（研发部）
附件
病假需附医院证明，其他类型无需
-
操作要点提示
提交前务必核对表单信息，避免因信息错误导致审批驳回；
附件大小需控制在10MB以内，格式支持PDF/JPG/Word（.docx/.doc）；
审批过程中如需撤回申请，需在“审批中”状态下“撤回”，仅限第一审批人未操作时撤回；
特殊流程（如金额超万元的报销）需提前与部门经理沟通，保证审批链符合规定。
三、文档管理中心：安全共享与规范存储
典型应用场景
企业各部门日常产生的制度文件、项目资料、培训材料等，需通过文档管理中心进行统一存储、权限管理与版本控制，保证文件安全可追溯，同时支持团队成员在线查阅与协作编辑，避免文件分散或版本混乱。
操作步骤详解
1.登录系统并进入文档中心
OA系统登录后，在首页导航栏“文档管理”，进入文档中心界面；
默认展示“我的文档”，可切换“部门文档”“企业共享库”查看不同范围文件。
2.与分类存储文件
“文件”，选择“本地”或“批量”，添加需存储的文档；
成功后，系统自动文件名，可手动修改文件名（建议按“日期-部门-文件名”格式命名，如市场部-月度总结报告.docx”）；
选择文件分类（如“制度文件”“项目资料”“培训资料”），“确定”完成存储。
3.设置文件权限
鼠标悬停目标文件，“权限设置”；
根据需求设置访问权限：
“可查看”：仅允许查阅，不可或编辑；
“可”：允许查阅与，不可编辑；
“可编辑”：允许查阅、与在线编辑；
添加指定用户或部门，“保存”生效（如“项目资料”可设置为“项目组全员可编辑，其他部门可查看”）。
4.版本管理与历史记录
文件编辑后，系统自动保存新版本，原版本标记为“历史版本”；
文件名进入详情页，在“版本历史”中可查看各版本修改时间、修改人，支持“历史版本”或“恢复至历史版本”；
如需覆盖旧版本，可在编辑后“保存并覆盖”，谨慎操作避免数据丢失。
5.在线协作与查阅
权限为“可编辑”的文件，支持多人在线实
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