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采购申请与审批流程通用标准模板

一、模板适用范围与背景说明

本模板适用于公司各部门因生产经营、办公管理、项目建设等需要，对外采购物品、服务或工程时的申请与审批管理。涵盖常规采购、紧急采购等多种场景，旨在规范采购流程、明确审批职责、提高采购效率，保证采购活动合规、经济、高效。适用于各类采购类型，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务外包（如维修、咨询）、小型工程改造等，采购金额按公司《采购管理办法》规定的分级审批标准执行。

二、采购申请与审批全流程操作指南

（一）申请发起：需求部门提交采购申请

申请人填写申请单：需求部门指定经办人（*）根据实际需求，填写《采购申请单》（详见模板表格），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、技术参数（如有）、期望交付时间等核心信息，并附相关支撑材料（如报价单、需求说明书、立项批复等）。

部门负责人初审：申请单填写完成后，需经需求部门负责人（*）签字确认，重点审核采购需求的合理性、必要性及是否符合部门预算。初审通过后，将申请单及附件提交至下一审批环节。

（二）需求确认：跨部门需求核对（如需）

若采购涉及跨部门协作（如生产部采购原材料需仓储部确认存储条件，或行政部门采购办公设备需IT部确认技术兼容性），需由相关部门负责人（*）在《采购申请单》上签署意见，保证采购需求与实际使用场景匹配。

（三）预算审核：财务部合规性审查

预算核对：财务部审核人员（*）需核对采购申请是否在部门年度预算范围内，超出预算的申请需说明资金来源（如专项预算、追加预算审批等），并附相关预算批复文件。

金额准确性校验：审核预估单价、总价的计算是否准确，必要时要求申请人提供市场询价记录或第三方报价作为依据。审核通过后，签署意见并流转至采购部。

（四）采购审核：采购部可行性评估

采购部审核人员（*）主要从以下维度进行审核：

采购方式合规性：根据采购金额和类型，确定是否适用公开招标、询比价、单一来源采购等方式（按公司《采购管理办法》执行）；

市场资源匹配度：确认采购物品/服务的市场供应情况，是否有合格供应商资源；

需求明确性：对技术参数、规格描述模糊的申请，需与需求部门沟通补充，避免后期采购争议。

审核通过后，采购部根据采购金额分级提交至对应领导审批。

（五）分级审批：领导权限审批

根据采购金额和重要性，审批权限划分如下（示例，具体以公司最新制度为准）：

常规采购（金额≤5000元）：由采购部负责人（*）审批；

一般采购（5000元＜金额≤5万元）：由分管副总（*）审批；

重大采购（金额＞5万元或战略物资采购）：由总经理（*）审批，必要时提交总经理办公会集体审议。

审批人需在《采购申请单》上明确签署“同意”“不同意”或“补充说明”意见，若不同意，需注明理由并退回需求部门。

（六）采购执行：采购部组织实施

审批通过后，采购部根据采购方式启动采购流程：

询比价采购：向至少3家合格供应商询价，填写《询比价记录表》，对比价格、质量、交期后确定供应商；

招标采购：按招标流程发布招标公告、开标、评标，确定中标供应商；

紧急采购：经审批同意后，可采用电话、邮件等应急方式联系供应商，事后补办书面手续。

采购完成后，采购部与供应商签订采购合同（或订单），明确交付时间、质量标准、付款方式等条款。

（七）交付验收：需求部门确认收货

实物验收：物品送达后，需求部门指定验收人（*）与采购部共同按采购订单和规格要求进行验收，核对数量、质量、型号等，填写《采购验收单》；

服务验收：服务完成后，由需求部门根据服务合同约定，对服务成果、质量进行验收，签署《服务验收确认单》；

异常处理：验收不合格的，需及时通知采购部联系供应商退换货或整改，相关记录存档。

（八）归档管理：资料整理留存

采购流程结束后，采购部负责整理全套资料（含采购申请单、审批记录、询比价表、合同、验收单、发票等），按“一单一档”原则编号归档，保存期限不少于3年（重要采购档案长期保存）。

三、采购申请单及审批流程表模板

（一）采购申请单

采购申请单

申请单号：_________日期：____年__月__日

基本信息

申请部门：_________申请人：_________联系方式：_________

采购类型：□物料采购□服务采购□工程采购□其他_________

预算科目：_________预计金额：_________元实际金额：_________元

紧急程度：□常规□紧急（需说明紧急原因：________________）

采购明细

序号|物品/服务名称|规格型号|单位|数量|预估单价（元）|预估总价（元）|用途说明|技术参数（可附页）

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附件清