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请假条：电话外呼规程

一、概述

请假条电话外呼规程旨在规范企业内部员工请假流程，通过电话外呼方式确认请假信息，确保工作安排的连续性和信息的准确性。本规程适用于所有需要请假的员工，包括事假、病假、年假等各类假期申请。

二、外呼流程

（一）外呼准备

1.调取请假申请信息：包括员工姓名、部门、请假类型、请假时间、联系方式等。

2.核对请假类型：区分事假、病假、年假等不同类型，确保符合公司规定。

3.准备外呼记录表：记录每次外呼的员工反馈、确认结果等信息。

（二）外呼执行

1.问候与身份确认：

-礼貌问候：“您好，[员工姓名]，我是[部门名称]的[外呼人员姓名]，麻烦您确认一下请假信息。”

-核实身份：“请问您是[员工姓名]吗？”

2.确认请假详情：

-请假类型：“您申请的是哪种类型的假期？是事假、病假还是年假？”

-请假时间：“您的请假时间是从[开始日期]到[结束日期]，共[天数]天，对吗？”

-请假原因（如适用）：“麻烦您简单说明请假原因。”

3.确认工作交接：

-询问安排：“您的请假期间，工作如何交接？是否有紧急事务需要提前处理？”

-记录安排：“好的，我会将您的安排反馈给[相关同事姓名]。”

（三）外呼结果处理

1.确认无误：如员工确认信息无误，记录“信息已确认，已通知[相关同事姓名]。”

2.信息修改：如员工需调整请假时间或原因，记录“员工反馈需调整[具体内容]，已通知[负责人姓名]协调。”

3.异常情况：如员工无法接听或拒绝确认，记录“[日期]无法接通，已尝试[次数]次，建议后续[处理方式，如邮件确认]。”

三、注意事项

（一）外呼礼仪

1.语速适中：确保员工能清晰理解外呼内容。

2.保持礼貌：避免使用命令式语气，强调“麻烦您”“请确认”等礼貌用语。

3.耐心沟通：如员工疑问较多，保持耐心解答。

（二）记录与反馈

1.及时记录：外呼结束后立即填写记录表，确保信息完整。

2.反馈至部门：将确认结果同步给员工所属部门负责人。

3.保存存档：外呼记录表作为后续查阅依据，保存期限为[合理时间，如6个月]。

（三）特殊情况处理

1.紧急病假：如员工反映突发疾病，立即通知部门负责人并协助安排紧急工作交接。

2.重复外呼：若员工多次申请相同类型请假，需核对是否存在违规行为（如频繁请假）。

3.信息冲突：如外呼信息与系统记录不符，需联系人力资源部门核实。

四、附则

本规程适用于所有部门，如有调整需经[合理审批流程，如部门主管同意]后更新。员工需配合外呼工作，确保请假流程顺利执行。

一、概述

请假条电话外呼规程旨在规范企业内部员工请假流程，通过电话外呼方式确认请假信息，确保工作安排的连续性和信息的准确性。本规程明确了从外呼准备到结果处理的全流程操作要求，适用于所有需要请假的员工，包括事假、病假、年假等各类假期申请。通过标准化外呼操作，提升人力资源管理的效率，减少因信息遗漏导致的工作中断风险。

二、外呼流程

（一）外呼准备

1.调取请假申请信息：

-操作步骤：

(1)登录公司内部请假系统或人力资源管理系统。

(2)根据员工姓名或工号查询待确认的请假申请。

(3)核对关键信息：包括员工姓名、部门、申请请假类型（如事假、病假、年假、调休等）、请假起止日期、总天数、联系方式（手机号码）、请假原因（如适用）、是否已安排工作交接等。

-注意事项：确保信息无误，如发现系统信息与员工过往记录冲突，需先与员工核实或联系部门主管确认。

2.核对请假类型与额度：

-操作步骤：

(1)对比员工申请的请假类型是否符合公司《员工手册》或《考勤管理规定》中规定的可外呼确认范围（如病假需提供医院证明，事假需提前申请等）。

(2)检查员工当前的假期余额是否充足，参考公司假期政策（如事假无额度限制，年假需提前一个月申请等）。

-示例数据：假设员工事假额度为每年10天，当前已使用3天，剩余7天，则允许申请事假；若申请15天，则需外呼提醒其可能超出额度。

3.准备外呼记录表：

-操作步骤：

(1)打开标准化的《请假外呼记录表》，包含字段：外呼日期、外呼时间、员工姓名、工号、部门、请假类型、申请日期、外呼事由、员工反馈、确认结果、备注等。

(2)预留足够空间记录每次外呼的具体对话要点。

-记录示例：|外呼日期|外呼时间|员工姓名|请假类型|员工反馈（如“确认病假，已安排张三接手”）|确认结果|备注|

（二）外呼执行

1.问候与身份确认：

-操作步骤：

(1)拨打员工提供的手机号码。

(2)等待接听后，礼貌开场：“您好，[员工姓名]，这里是[公司名称][部门名称]，我是[外呼人员姓名]，麻烦您确认一下您的请假信息。”

(3)核实身份：“为了确保信息准确，请问您是[员