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企业行政办公文档格式规范标准

一、规范覆盖的办公场景与应用范围

本规范适用于企业内部各类行政办公文档的格式统一，涵盖日常管理、跨部门协作、对外沟通及存档备查等场景。具体包括但不限于：

日常通知类：如会议通知、放假安排、制度宣贯等；

汇报总结类：如部门月度/季度工作报告、专项工作总结、述职报告等；

会议管理类：如会议纪要、议程表、参会确认函等；

审批流转类：如费用报销单、用印申请、出差请示、采购申请等；

对外函件类：如合作邀请函、问询函、复函等；

存档备案类：如劳动合同、管理制度、项目合同模板等。

适用范围覆盖企业各部门（行政部、人力资源部、财务部、业务部等）及全体员工，保证不同类型文档在格式、排版、要素上保持一致，提升专业性与沟通效率。

二、行政文档格式标准化操作步骤

（一）通用文档格式设置（基础步骤）

1.页面基础配置

纸张大小：统一使用A4（210mm×297mm）；

页边距：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm（便于装订）；

页眉页脚：页眉距边界1.5cm，页脚距边界1.75cm；

页码格式：页码位于页脚居中，起始页为“1”，前部分（如目录）可单独编排罗马数字页码。

2.字体与字号规范

内容位置

字体

字号

格式要求

文档标题

微软雅黑/宋体

二号

加粗，居中，段前段后各1行

一级标题

微软雅黑/宋体

三号

加粗，左对齐，段前0.5行

二级标题

微软雅黑/宋体

四号

加粗，左对齐，段前0.3行

三级标题

微软雅黑/宋体

小四

加粗，左对齐

宋体

小四

首行缩进2字符，行距1.5倍

表格文字

宋体

五号

居中/左对齐，行距1.2倍

注释/备注

宋体

小五

斜体，行距1.0倍

落款（部门/日期）

微软雅黑/宋体

小四

右对齐，与空1行

说明：标题层级不超过三级，避免结构混乱；如需使用其他字体（如黑体），仅限用于强调重点内容，单篇文档不超过2种字体。

3.段落与格式调整

行间距：统一为1.5倍行距，表格内文字可根据内容调整（建议1.2-1.5倍）；

段间距：标题与段前空0.5行，段落间不空行；

对齐方式：标题居中，两端对齐，表格标题居中，表格内容左对齐（数字类居右）；

项目符号/编号：使用默认样式（如“1.2.3.”或“●”），避免手动输入；多级符号需与标题层级对应（如一级标题用“一、”，二级用“（一）”，三级用“1.”）。

4.页眉页脚内容设置

页眉：左侧为公司LOGO（可选），中间为文档类型（如“会议纪要”“工作报告”），右侧为文档密级（如“内部公开”“秘密”）；

页脚：左侧为部门名称（如“行政部”），中间为页码，右侧为文档版本号（如“V1.0”）；

要求：页眉页脚文字使用小五号宋体，页码需连续（如目录部分用“Ⅰ、Ⅱ”，从“1”开始）。

5.图片与表格处理

图片插入：环绕方式选择“上下型”或“嵌入型”，避免遮挡文字；图片宽度不超过页面宽度的80%（约16cm），高度自适应；下方需标注图号（如“图1-1”）和图名（五号楷体，居中）；

表格制作：使用“插入表格”功能，避免手动绘制表格线；表头加粗（小三号/四号宋体），表格内水平线默认隐藏，底部保留1条实线（1.5磅）；跨页表格需重复表头，并标注“续表”。

6.落款与日期规范

落款内容：包括发文部门（全称，如“人力资源部”）、日期（中文大写，如“二〇二四年五月二十日”）；如需签字，留出签字位置（横线长度约3cm，位于日期下方）；

盖章要求：落款处需加盖部门公章或公司公章，公章中心压盖日期和部门名称，不压盖文字内容。

（二）特定类型文档补充步骤

1.会议纪要（额外要求）

结构要素：包含会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员、主持人、记录人）、会议议题、讨论内容、决议事项、后续行动（负责人、完成时间）、附件清单；

重点突出：决议事项和后续行动需用“【】”标注（如“【决议：同意采购办公电脑10台，预算5万元】”），负责人和完成时间用表格呈现（表头“事项”“负责人”“完成时间”）。

2.请示函/申请单（额外要求）

标题格式：“关于+事由+的请示/申请”（如“关于举办年度团建活动的请示”）；

结构：开头说明事由，中间阐述具体事项（含背景、需求、方案），结尾用“妥否，请批示”“请予审批”等；

附件说明：如有支撑材料（如报价单、方案草案），在后注明“附件：1.X；2.X”，附件标题与标题格式一致。

3.工作报告（额外要求）

摘要与目录：超过3页的报告需添加摘要（200字内，概括核心内容）和目录（自动，包含页码）；

数据呈现：数据优先使用图表（柱状图、折线图等），图表下方标注数据来源（如“数据来源：财务部2024年4月报表”）；

问题与改进：需单独列出“存在问题”和“改进措施”，对应编号（如“问题1：…；改进措施1：…”）。

三、常用行政示例

（一）企业内部会议