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商务合同审查与签订流程模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（含中小企业、大型集团）在开展商务合作过程中的合同管理全流程，涵盖采购、销售、服务外包、技术合作、租赁等常见合同类型。典型应用场景包括但不限于：

企业与供应商签订采购合同时的风险把控与流程规范；

服务提供商与客户约定服务范围、费用及违约责任的合同管理；

技术转让、合作开发等涉及知识产权的合同签订；

跨部门协作的内部合作合同（如项目外包、资源调配等）。

二、合同审查与签订全流程操作说明

（一）需求发起与合同立项

责任部门/人：业务部门（如采购部、销售部、项目部）

操作内容：

业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（见表1），明确合作方基本信息、合同标的、核心条款（如金额、履行期限、验收标准等）、预期效益及潜在风险。

需求部门负责人对申请表进行初审，重点核实业务必要性、资源匹配度及预算合规性，签字确认后提交至法务部门。

输出成果：《合同需求申请表》（含部门负责人签字）

（二）合同起草

责任部门/人：业务部门（主导）、法务部门（协助）

操作内容：

业务部门根据《合同需求申请表》，结合合作方提供的草案或自行起草合同文本，保证内容涵盖合同基本要素（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议方法等）。

涉及技术、财务等专业条款时，需同步征求技术部、财务部意见（如技术参数需技术部确认，付款方式需财务部审核）。

法务部门对合同框架、条款合法性及合规性提供初步指导，重点提示法律风险点（如主体资格、管辖约定、违约责任合理性等）。

输出成果：合同草案（含业务部门、技术部、财务部会签意见）

（三）内部多维度审查

责任部门/人：法务部（主责）、财务部、业务部、风控部（如涉及重大风险）

操作内容：

法务审查：重点审查合同主体资格（合作方是否为合法存续的法人/其他组织，是否具备相应资质）、条款合法性（是否符合法律法规及行业规定）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式（如仲裁/管辖法院约定）等，形成《合同审查意见表》（见表2）。

财务审查：审核合同金额、付款方式（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）、税费承担、发票开具要求、资金安排是否符合财务制度及预算要求，重点关注资金风险（如大额预付款的履约担保）。

业务审查：核实合同标的与需求一致性、履行可行性（如产能、交货周期）、合作方履约能力（如过往合作业绩、信誉评价）、验收标准是否明确可量化。

风控审查（可选）：对重大或高风险合同（如金额超100万元、涉及核心知识产权），由风控部门评估合同对企业战略、声誉、运营的潜在风险，提出风险应对建议。

输出成果：《合同审查意见表》（含各审查部门签字及修改意见）

（四）外部咨询与谈判（如需要）

责任部门/人：业务部门（主导）、法务部门（协助）、合作方

操作内容：

若审查阶段发觉重大分歧（如价格争议、责任划分不明确）或需引入外部专业意见（如涉外合同需翻译、特殊技术领域需专家论证），由业务部门组织与合作方进行谈判。

谈判修订需形成书面记录，明确修改内容及双方共识，法务部门对修订条款的合法性再次把关。

输出成果：合同修订版（含谈判记录及双方确认意见）

（五）最终审批

责任部门/人：根据合同金额及重要性分级审批（示例）

合同类型

金额区间

审批人

日常采购/销售合同

≤50万元

业务部门负责人+法务负责人

重大采购/销售合同

50万-500万元

分管副总+法务负责人+财务总监

超额/特殊合同

＞500万元或涉外

总经理+董事会（如需）

操作内容：

业务部门汇总《合同需求申请表》《合同审查意见表》及修订版合同，提交至对应审批人。

审批人重点核查合同是否符合公司战略、风险是否可控、审批流程是否完整，在《合同审批表》（见表3）中签署审批意见。

输出成果：《合同审批表》（含完整审批链签字）

（六）合同签署与用印

责任部门/人：行政部（用印管理）、业务部门（签署对接）

操作内容：

审批通过后，业务部门向行政部提交《合同审批表》及最终版合同文本，申请用印。

行政部核对用印申请材料完整性（审批手续齐全、合同文本与审批版本一致），在指定位置（如合同落款页骑缝章、公章处）加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同用印）。

合同签署原则上由法定代表人或其授权代理人完成，授权需提供《授权委托书》（明确授权范围、期限）。

输出成果：正式签署合同（原件至少一式两份，双方各执一份）

（七）履行跟踪与归档

责任部门/人：业务部门（履行跟踪）、档案室（归档管理）

操作内容：

业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪、款项支付、验收确认等，建立《合同履行台账》（记录履行节点、异常情况及处理结果），及时向法务及财务部门反馈履约风险。

合同履行完毕或终止后，业务部门在15个工作日内将合同原件、审批材